Cinco Mejores Prácticas para Prevenir el uso de Información privilegiada
El uso de información privilegiada ha sido una palabra de moda durante las últimas dos décadas. Pensamos en el congresista de Nueva York Christopher Collins, Martha Stewart y la bacanal de El Lobo de Wall Street de Martin Scorsese. Sin embargo, poco se discute que el mayor riesgo que enfrentan las corporaciones con respecto al uso de información privilegiada no es la codicia o la intención maliciosa, sino la negligencia. La mayoría de los casos de uso de información privilegiada se pueden prevenir, al menos a nivel corporativo. Hay controles y contrapesos que se pueden instalar para aislar a la corporación de acusaciones de irregularidades en casos de uso de información privilegiada, cuyos rendimientos no negativos pueden ser sustanciales. Aunque las multas penales corporativas por uso de información privilegiada tienen un límite de 2 25 millones, las sanciones por otros cargos asociados con actividades de uso de información privilegiada pueden superar con creces este número.1 Con esto en mente, aquí hay cinco mejores prácticas para prevenir el uso ilegal de información privilegiada:
Estrategia # 1: Restringir el comercio arriesgado
Una estrategia popular para reducir el riesgo de violar las reglas de uso de información privilegiada es restringir el comercio de los empleados en valores propiedad de la empresa en momentos específicos, como las semanas en que salen los informes de ganancias. Los informes de ganancias detallarán las proyecciones de los valores propiedad de la compañía, y como tal, mientras se compilan, puede haber oportunidad para que aquellos que buscan información material privilegiada la encuentren y operen en base a ella. Este enfoque elimina la capacidad de comerciar con cualquier información privilegiada, aislando así a la corporación al eludir cualquier intención de hacerlo. Una versión más extrema de esta táctica es mantener una lista de valores en los que los empleados no pueden comerciar en ningún momento.
El ejemplo positivo del enfoque ilustrado anteriormente exige que la división de asuntos jurídicos autorice a los empleados que negocien con valores respaldados por empresas, ya sea a través del director jurídico o de un miembro designado de su oficina. Esto permitirá lo que se conoce como comercio con información privilegiada legal, es decir, el comercio de valores por parte de personas con información privilegiada corporativa basada en información que también está disponible para el público. Algunas de estas prácticas son estándares de la industria, algunas son un poco más radicales, pero la verdad es que tendrá que trabajar para determinar cuál de estas restricciones y procesos de aprobación podrían ser la combinación más eficiente para mantener contentos a sus empleados y reguladores.
Estrategia # 2: Nombrar un organismo de control interno
En lugar de simplemente confiar en que sus empleados presenten solicitudes de autorización para transacciones de valores cubiertos, una forma de garantizar el cumplimiento, por el bien de la posteridad, es ordenar a los empleados que presenten declaraciones de las corredurías que utilicen personalmente, combinadas con las certificaciones de cada empleado de que sus presentaciones de transacciones son precisas, esto puede ser un poderoso elemento disuasorio contra el uso de información privilegiada en los valores propiedad de su empresa. No solo las empresas que implementan controles sobre las operaciones de sus iniciados tendrán más éxito en desalentar el uso de información privilegiada, sino que con una reputación de no mirar hacia otro lado, es menos probable que sean investigadas por los reguladores.
Esto puede implicar dos niveles de comprobaciones. En primer lugar, una posición interna de «perro guardián», donde hay supervisión de las operaciones realizadas por los expertos. El segundo nivel es un tercero, donde una entidad imparcial, como una empresa de contabilidad corporativa, comparará las transacciones que sus empleados realmente realizaron con las que presentaron para su aprobación. esto se hace investigando las posesiones personales que son relevantes para posibles transacciones ilegales.
Estrategia # 3: Asegúrese de que sus empleados estén informados sobre el uso de información privilegiada
El uso de información privilegiada es más fácil de cometer de lo que la mayoría quisiera admitir. Contar con un sólido programa de capacitación que no solo reconozca esto, sino que también demuestre lo graves que son las sanciones por el uso de información privilegiada «tanto para los iniciados como para las empresas para las que trabajan» es integral. Esto debería abarcar todos los casos posibles de uso de información privilegiada. Estos pueden ir desde una conversación especulativa sobre el futuro de un valor con un familiar o amigo, hasta eludir deliberadamente los períodos de apagón para operar con valores cubiertos, lo que recalca el punto de que no todas las operaciones con información privilegiada son prevenibles por la empresa en la que se realizan, pero la empresa estará en la mejor posición posible con estas medidas implementadas.
Estrategia # 4: Actúe rápidamente para investigar el uso de información privilegiada
Si uno de sus empleados es objeto de escrutinio por su comercio personal, es imperativo actuar lo más rápido posible para evaluar la legitimidad de las acusaciones. Iniciar una investigación implicará juzgar si se trató de un incidente aislado y si otros empleados exhibieron patrones comerciales similares. Sin embargo, tras la debida diligencia, debe quedar claro si se ha cometido o no una operación con información privilegiada. La mayoría de las operaciones inteligentes se realizan con información que informa una decisión sobre qué hacer con un valor; sin embargo, lo que define el uso de información privilegiada legal e ilegal es si la información utilizada para hacer el comercio está a disposición del público. Determinar qué información utilizó su empleado para realizar el comercio que se cuestiona será clave para determinar si la empresa tiene alguna responsabilidad. El seguimiento de la documentación disponible para la seguridad cubierta es un proceso complejo.
Estrategia # 5: Aproveche la tecnología para evitar el uso de información privilegiada
Algunas de estas opciones simplemente se reducen a tener personal adicional para monitorear, registrar y borrar transacciones, pero esto no siempre es necesario. Existe una clase de software conocido como Sistemas de Gestión de Operaciones con Información Privilegiada (ITMS), que está disponible en el software de gestión de entidades legales.
Para utilizar un ITMS y automatizar los procesos que permitirán a la empresa un mayor grado de aislamiento de trajes potencialmente dañinos con respecto al uso de información privilegiada, es imprescindible una plataforma sólida de gestión de entidades. Estar en control del flujo de documentos que son el alma de la corporación y que detallan las personas clave, las presentaciones legales para cada entidad corporativa, las acciones y los accionistas permitirán una base sólida para monitorear las transacciones de las personas que están en posición de beneficiarse de la información material.
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