Cómo ser una buena recepcionista
¡Felicitaciones! Has contratado a una recepcionista. Puede ser un poco estresante tener a alguien nuevo en la posición, especialmente uno tan importante para una empresa como una recepcionista. Contratar a un empleado de calidad para un puesto de recepcionista significa que has contratado la cara de una empresa. Puede comenzar a sentirse ansioso al determinar si ha tomado la decisión correcta o no. Si le preocupa que el nuevo empleado no esté seguro de cómo ser un buen recepcionista y tener éxito en su nueva línea de trabajo, no busque más.
Cómo ser una buena Recepcionista: En el teléfono
Una de las tareas más importantes como recepcionista es contestar el teléfono correctamente. Esto se aplica tanto a los recepcionistas virtuales como a los que trabajan en la oficina. Además de recibir mensajes y saludar antes de anunciar el nombre de la empresa, su nombre, y preguntar cómo puede ayudarlos, hay algunas cosas que puede necesitar recordar.
Sé entusiasta
En primer lugar, ¡aprende a amar el sonido del teléfono! Puede sonar como una pregunta tonta, pero recuerde: si el teléfono no sonara, su empleador no necesitaría tenerlo en el personal. Si aprendes a amar el sonido del teléfono, lo contestarás con el entusiasmo que debería tener una buena recepcionista. Si contestas el teléfono con una voz monótona, no representas a tu empresa de la mejor manera posible.
Be Prompt
Cuando escuche el timbre del teléfono, intente responderlo al segundo timbre. El tiempo pasa a un ritmo diferente para alguien que necesita asistencia. Tres, cuatro o cinco anillos puede sentirse como una eternidad–en ese momento, ya están empezando a asumir que su llamada sin respuesta.
Lo mismo ocurre cuando colocas a alguien en espera: intenta mantener ese tiempo de espera en menos de un minuto. Las personas se impacientan rápidamente, y su estado de ánimo puede agriarse como resultado. Los clientes no quieren estar en espera por mucho tiempo, y cuanto más tiempo estén en espera, menor será su opinión de su empresa.
Considere su tono
Se dice que durante una conversación cara a cara, el 55% de la comunicación es a través del lenguaje corporal, el 38% es a través del tono de voz y solo el 7% proviene de las palabras utilizadas. Sin embargo, en el teléfono, el 83% de su comunicación es a través de su tono de voz. ¡Solo el 17% son las palabras que estás usando!
Siendo ese el caso, es muy importante no sonar monótono, lo que resultará como si no estuviera interesado en ayudarlos. Es aún más crucial que no dejes que los problemas externos te pongan en un estado de ánimo que hará que tu tono suene enojado. Hay demasiado en juego para que no suene amable como la primera impresión de una empresa.
¡Sonríe!
Sí, incluso (y especialmente!) cuando conteste el teléfono. Cuando sonríes, se enciende una parte de tu cerebro que al instante te hace más feliz. Eso te hará sonar más accesible por teléfono. Algunos sugieren que los recepcionistas deben mantener un espejo en su escritorio para verse sonreír. De esa manera, se le recordará constantemente que mantenga una sonrisa en su cara y una gran actitud hacia los demás.
Frases para decir con frecuencia
- Por favor
- Gracias
- Bienvenido
- Mi placer
- Buenos días
- Buenas tardes
- gran día
- Que tengas un gran fin de semana
- El nombre de la persona que llama
Cómo ser una buena recepcionista: En la Oficina
Si eres una recepcionista en persona, deberás tener en cuenta algunos otras cosas. Por un lado, la persona frente a usted debe tener prioridad sobre un teléfono que suena. Si ya está comprometido con un cliente por teléfono, debe encontrar una manera de reconocer al invitado actual. Sonríe o asiente para hacerles saber que son importantes para ti y que estarás con ellos en breve.
Apariencia & Profesionalismo
Debido a que una recepcionista es la cara de una empresa, es aún más importante mantener una apariencia profesional. Se espera un atuendo de negocios apropiado, un cabello bien peinado y una buena higiene. Una buena recepcionista no mastica chicle durante las horas de trabajo, ni revisa su teléfono personal. Tendrán una buena postura y se asegurarán de no encorvarse.
Sé entusiasta en persona
Debes saludar a cualquiera que entre por la puerta con entusiasmo. El cliente debe ser su prioridad! No permita que nada de lo que sucede dentro o fuera de la oficina afecte su rendimiento y su capacidad de dar la bienvenida a los clientes. Nadie debe saber si estás teniendo un día libre, sintiéndote triste o enojado. Tampoco debe alertar a una persona que llama de eso hablando con una voz apresurada o apresurándola en espera.
El cliente debe convertirse en su pasión. Incluso si pueden estar equivocados, no es su trabajo hacerles conscientes de esto. Es su trabajo darles un servicio al cliente excepcional y dirigirlos hacia quién necesitan hablar.
Las Otras E
Según Steve Staunting, la mejor recepcionista conoce el método de las tres E: Enunciar con entusiasmo para ser Eficaz. A continuación se muestra un ejemplo de uso de las tres E con un cliente:
Además, sugiere recordar dos Es más: Everytime y everything. Es importante que una buena recepcionista sea consistente, dando la misma calidad de servicio a quien entre por la puerta. ¡Todo se refiere a un recordatorio de escribir todo! Repita todo lo que se le dice a la persona que llama para asegurarse de que el mensaje sea claro. Puede parecer exagerado, pero un buen recepcionista puede y siempre sabrá toda la información que se le pedirá antes de recoger al receptor de alguien que espera en espera o devolver una llamada perdida. Una buena recepcionista también asegúrese de anotar la hora de la llamada.
Aplique esto a su pequeña empresa
¡Encontrar buenos empleados ya es bastante difícil! Si ha contratado a alguien como recepcionista, debe ser capaz de cumplir con todas las expectativas descritas anteriormente.
Ahora, pruébalos:
- Deje que su nuevo empleado sepa cuáles serán sus expectativas en el futuro y asegúrese de que sus expectativas sean muy claras desde el principio.
- Use esta publicación como recurso o guíelos a algunos videos informativos, como Reglas de Cortesía para el Teléfono, Un Ejemplo de Habilidades de Recepcionista Deficientes o Cómo ser la Mejor Recepcionista de la Historia.
- ¿Te gustaría saber más sobre cómo ser una buena recepcionista? ¡Simplemente pregunte a un servicio de contestador que tenga más de cincuenta años de experiencia en la contratación de buenos recepcionistas!