Cómo Realizar un Seguimiento del Porcentaje Completo
Cuando intentas calcular el porcentaje completo en un gráfico de Gantt, debes tener en cuenta varias figuras diferentes y obtener mucha información de otras personas. ¿O sí? Hay formas simples de realizar un seguimiento del porcentaje completo de tu proyecto, para que sepas qué incorporar a tu software.
En este artículo veremos 3 métodos para realizar un seguimiento del porcentaje completo.
¿Qué es el porcentaje completo?
Es una forma de hacer un seguimiento del progreso del proyecto, una parte muy importante de cómo administrar un proyecto.
El porcentaje de finalización de un proyecto se refiere a lo lejos que está para una tarea determinada (o el proyecto en general). Considéralo un indicador del progreso del proyecto.
En la imagen de abajo, verá que % complete está representado por el color verde. La sección azul de la barra representa el trabajo que aún no se ha hecho. También hay una columna que te da el número % completo.
Porcentaje de finalización en el software del proyecto
El método de porcentaje de finalización que utiliza el software depende de si se trata de una herramienta empresarial que se integra con las hojas de tiempo o no.
Si la herramienta está integrada con una aplicación de hoja de horas, el porcentaje de finalización de la tarea puede aumentar automáticamente a medida que los miembros del equipo reserven tiempo para la tarea. Sin embargo, eso podría no ser brillantemente preciso, dependiendo de lo bueno que sea el seguimiento del tiempo del equipo.
En su software, normalmente hay una columna en el lado izquierdo del gráfico de Gantt que le permite ingresar manualmente el porcentaje completo, y así es como lo hago en herramientas que no se integran con hojas de tiempo.
Pero, ¿cómo sabes qué poner en la columna por ciento completa? ¿Es sólo una suposición?
¡Bueno, esa es una forma de hacerlo! Aquí hay 3 formas de calcular el porcentaje completo de un proyecto.
Porcentaje de Seguimiento completo # 1: Juicio profesional
La primera forma de calcular el porcentaje completo de tu proyecto es usar tu juicio profesional o el de tu equipo.
Aquí no hay una fórmula de porcentaje completo: adivinas, estimas o confías en los procesos de pensamiento de tus expertos en la materia. Pregúnteles cómo califican el progreso en la tarea. Comparan mentalmente la duración real del trabajo realizado hasta la fecha con la cantidad de trabajo prevista, y evalúan cuán cerca está de realizarse la tarea dado ese esfuerzo. Te dan un número. Luego lo escribes en la columna porcentaje completo.
Esta es la opción más fácil, siempre y cuando tu equipo te dé las respuestas correctas.
Seguimiento por ciento completo # 2: Actividades ponderadas
Este es un cálculo por ciento completo más complicado para rastrear el progreso, pero podría valer la pena hacerlo para tareas más largas que se componen de varias actividades, o que tienen puntos arbitrarios en ellas. Por ejemplo:
- Una tarea de una semana que tiene una reunión de toma de decisiones a mitad de la semana
- Una tarea para construir 500 líneas de código, que se podría dividir en 2 trozos, cada uno de 250 líneas
- Una actividad de prueba compuesta de 20 pruebas, que se podría dividir en 4 secciones, cada uno de 5 scripts de prueba.
En estos casos, no querrá reducir la tarea dividiéndola, pero sabe que hay un punto en el que puede realizar un seguimiento del progreso. En el último ejemplo de tarea, asignaría % complete en función de la cantidad de scripts de prueba que el equipo haya pasado.
- Cuando se completan 5 scripts de prueba, se asigna un 25% de finalización
- Cuando se completan 10 scripts de prueba, se asigna un 50% de finalización
- … y así sucesivamente.
Cuando su tarea se puede subdividir fácilmente (pero no de una manera que le haga querer dividir la tarea para el programa), puede asignar % complete en función de una medida específica de cuán lejos está.
Si su tarea no se descompone cuidadosamente de forma numérica (p. ej. 10 scripts de prueba = 50%), a continuación, puede asignar un % completo en función de alcanzar un punto arbitrario en la actividad, por ejemplo, una reunión de cierre de sesión, o completar un documento hasta el punto en que se haya revisado pero aún no haya sido ratificado por todo el equipo.
Este método requiere mucha reflexión y, a veces, tendrá que establecer sus objetivos % completos antes de que comience la tarea para que todos tengan un entendimiento común de lo que se está rastreando y cómo se medirá.
Es una gran sobrecarga para lo que en realidad no es tan importante en la gran mayoría de los casos. Piense cuidadosamente si vale la pena agregar este nivel de granularidad formal a las tareas de su proyecto, o si el juicio profesional es suficiente.
He utilizado esta técnica, pero no es algo que sea relevante para la mayoría de mis proyectos. Si se siente como un buen ajuste para la forma en que su equipo (y cliente) quiere administrar el trabajo, entonces adelante.
Seguimiento por ciento completo # 3: Cantidades arbitrarias
La forma final de determinar qué poner en la columna por ciento completo es usando una cifra arbitraria y fija.
Por ejemplo: cuando comienza una tarea, le das el 20%. Cuando la tarea termina, la alcanzas al 100%. La tarea nunca sería del 25% o 90%. Solo podría ser 0%, 20% o 100%.
Este método de seguimiento le da un porcentaje de cumplimiento que refleja ampliamente el progreso de la tarea actual a los efectos de la programación, a pesar de que es inexacto en la vida real.
Le da suficiente dirección para administrar adecuadamente el plan. Es bajo estrés. Es fácil. Es útil si tu equipo te da constantemente cifras de porcentaje completo incorrectas y ya no confías en su juicio.
¿Necesita realizar un seguimiento del porcentaje de finalización de los proyectos?
El porcentaje de seguimiento completo es útil para los gerentes de proyecto. Pero no es esencial. Si crea un horario realmente simple utilizando mi plantilla de gráfico de Gantt de Excel gratuita, sería demasiado esfuerzo colorear las celdas para representar un porcentaje completo, no me molestaría.
Si vale la pena hacer un seguimiento del porcentaje de finalización de las tareas de tu proyecto depende de la solidez con la que necesites realizar un seguimiento del progreso e informar de él. Si introduce datos de progreso de las tareas en el panel de control de su proyecto, necesita que sean precisos.
Use su propio juicio profesional y elija la forma de rastrear el progreso que tenga más sentido para usted. Obtenga más información sobre las categorías de métodos de gestión de proyectos aquí.
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