Cómo llevar a cabo Reuniones de negocios Productivas y Efectivas
Las reuniones de negocios a menudo se consideran una de las actividades comerciales menos productivas. Pero las reuniones efectivas pueden tener un impacto muy positivo en sus resultados. Utilice estos consejos para que su próxima reunión de negocios sea un éxito.
¿Qué tan productivas son sus reuniones de negocios? ¿Describiría la cultura que gobierna sus reuniones para que se parezcan más a la Tercera Guerra Mundial o al caos loco? Durante una reunión, ¿se centra en la agenda en cuestión o se concentra más en romper una taza de espuma en pedazos? ¿Calificaría comer todos los donuts en una reunión como un logro importante en su agenda? Si estos escenarios de reuniones le resultan familiares, ¡no está solo! Muchos estudios han demostrado que se desperdicia más tiempo en reuniones que en cualquier otra actividad empresarial. Se estima que las personas pasan del 20 al 40% (la alta dirección es mucho más) de su tiempo en reuniones y que las reuniones son solo del 44 al 50% de eficiencia (fuente: Steve Kaye). Al mejorar la eficiencia de su próxima reunión, puede aumentar sus resultados.
El primer paso para mejorar la eficiencia de sus reuniones de negocios es reconocer que las reuniones son un esfuerzo de colaboración. La definición misma de una reunión es una actividad de EQUIPO en la que personas SELECTAS se reúnen para realizar un TRABAJO que requiere esfuerzo GRUPAL. Por lo tanto, todos los participantes en una reunión deben desempeñar un papel para mantenerse centrados y avanzar en la reunión de manera oportuna.
Antes de convocar una reunión, se debe decidir si es necesaria. Recuerde que una reunión no siempre es la forma más efectiva. Otras opciones disponibles pueden ser enviar una nota o un correo electrónico. Es responsabilidad del abogado de la reunión determinar la necesidad de convocar la reunión y quién debe asistir. En general, es mejor invitar al menor número posible de participantes (solo a los jugadores clave). El abogado también debe revisar el calendario de la organización, reservar la sala de reuniones y asignar un facilitador de reuniones para que se encargue de la agenda.
Las reuniones eficaces requieren liderazgo. Dirigir una reunión requiere atención, confianza, creatividad, diplomacia, empatía, flexibilidad, ingenio, dureza y sí, humor. El papel principal del líder es establecer las funciones básicas para la reunión, que son: minimizar la confusión y las interrupciones e instituir un código de conducta. Algunos ejemplos de reglas de juego de equipo diseñadas para hacer que las reuniones sean más efectivas son:
1. Si planea presentar una propuesta o discutir un problema en una reunión de grupo, envíe cualquier información relevante a todos los miembros del equipo varios días antes de la reunión.
2. Revise la agenda y traiga cualquier material relevante a la reunión para que podamos tomar decisiones informadas.
3. No hagas lobby con algunos miembros antes de la reunión y trata de embestir una idea por las gargantas del resto del grupo en un «ataque sorpresa». Mantenga las cuestiones claras e inclusivas. «Fight fair» (en inglés).
4. Ven a las reuniones a tiempo.
5. Si va a ausentarse, informe a otros de antemano y envíe un suplente que pueda tomar al menos algunas decisiones en su nombre.
6. Concéntrese en escuchar y buscar comprensión antes de estar en desacuerdo.
7. Si usted es el grabador, distribuya minutos completos y precisos a todos dentro de las 48 horas posteriores a la reunión.
8. Si estás de acuerdo con algo, haz lo que dices que harás. Sean responsables el uno del otro.
9. El sarcasmo, los ataques personales, interrumpir, dominar la discusión o participar en un comportamiento que distrae durante una reunión son comportamientos no productivos. Estamos de acuerdo en no participar en ellos.
10. Está bien estar en desacuerdo durante una reunión, pero una vez que el grupo ha tomado una decisión, necesita el apoyo de todos fuera de la reunión. La resistencia pasiva, el sabotaje, los chismes negativos y la guerra de guerrillas no están bien.
11. Recuerde celebrar los éxitos y agradecer a los miembros por sus esfuerzos.
Además de implementar estos conceptos, un líder de reunión eficaz debe hacer cumplir un código de conducta para mantener un entorno seguro para discutir ideas. El facilitador de la reunión debe obligar a los asistentes a seguir algunas pautas simples para garantizar una reunión ordenada:
- Trabajar en equipo
- Sin rango en la sala
- Un orador a la vez
- Ser un oyente atento
- Centrarse en el problema
- Respetar a los demás
- Suspender el juicio
- Permitir la curiosidad
- Mantener la confidencialidad
Es tan importante terminar una reunión de manera eficiente como lo es conducirla. Además de terminar una reunión de negocios a tiempo, debe haber una revisión de los temas de la agenda y los resultados, así como de las asignaciones. También se debería preparar un programa fijo para la próxima reunión.
Tener una reunión de negocios efectiva es un ingrediente clave para tener un negocio exitoso. Si desea obtener más información sobre este tema, no dude en contactarnos.