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Word tiene esta buena característica que permite la inserción de campos de texto, casillas de verificación, listas desplegables, etc. Puede usar estos elementos para crear un formulario en Word.

Estos elementos están disponibles en la pestaña Desarrollador del menú en la cinta de opciones de Word. Si no puede encontrar esta pestaña en la Cinta, lo más probable es que necesite habilitarla usando el Cuadro de diálogo Opciones de Word.

Para habilitar la pestaña Desarrollador (Word 2007)

1. Haga clic en el botón Office . Aparece una lista desplegable.

2. Haga clic en el botón Opciones de palabras en la parte inferior de la lista. Aparece el cuadro de diálogo Opciones de Word.

3. En el cuadro de diálogo, en la categoría Popular (ver en el lado izquierdo), seleccione la pestaña opción Desarrollador en la Cinta de opciones. Ahora, puede ver la pestaña Desarrollador en la Cinta. Ver imagen de abajo.

Para insertar una casilla de verificación heredada
1. Haga clic en la pestaña Desarrollador.

2. En los Controles de grupo, haga clic en el botón Herramientas heredadas. Aparece una lista desplegable de iconos. Ver imagen de abajo.

3. En la sección Formulario heredado, haga clic en el icono de casilla de verificación como se muestra en la imagen de abajo. Word crea una casilla de verificación en la posición del cursor. De forma predeterminada, la casilla de verificación está en modo de diseño (puede ver que el icono de Modo de diseño está habilitado dentro del grupo Controles)

Nota: Si lo desea, puede eliminar el sombreado de la casilla de verificación haciendo clic en el icono Sombreado de campo de formulario bajo Formulario Heredado.

4. Por cierto, no puede usar la casilla de verificación en el modo de diseño. Para deshabilitar el modo de diseño, haga clic en el icono Modo de diseño dentro del grupo Controles.

Además, debe aplicar protección al documento (o formulario) antes de compartirlo con otros para capturar información.

Este paso también es aplicable a todos los demás controles.

Para hacer cumplir la protección
1. En la pestaña Desarrollador, dentro del grupo Proteger, haga clic en el icono Proteger documento. Aparece una lista desplegable.

2. En el menú desplegable, haz clic en Restringir formato y edición. El panel de tareas Restringir formato y edición aparece en el lado derecho.

3. En este cuadro de diálogo, seleccione la opción Permitir solo este tipo de edición en la opción documento. Se habilita un menú desplegable. Seleccione la opción Rellenar formularios de la lista desplegable. Ver imagen de abajo.

4. Haga clic en el botón Sí, Comience a Aplicar la Protección. Aparecerá el cuadro de diálogo Iniciar aplicación de protección, que le pedirá que introduzca una contraseña.

5. Introduzca una contraseña y vuelva a escribirla. Su documento está protegido y ahora se puede hacer clic en la casilla de verificación.

Importante: Recuerde que no puede editar un documento protegido. Si desea realizar cambios en el documento, debe eliminar la protección introduciendo la contraseña válida.

Para detener la protección

1. En la pestaña Desarrollador, dentro del grupo Proteger, haga clic en Proteger documento. Aparecerá el panel de tareas Restringir formato y edición.

2. En la parte inferior del cuadro de diálogo, haga clic en el botón Detener protección. Introduzca una contraseña válida para eliminar la protección.

Para insertar una lista desplegable
1. En la pestaña Desarrollador, dentro de los Controles de grupo, haga clic en el icono de la Lista desplegable. En el documento aparece una lista desplegable. Ver imagen de abajo.

2. Puede ver que el botón Propiedades está habilitado dentro del grupo Controles. Haga clic en Propiedades. Aparecerá el cuadro de diálogo Propiedades de control de contenido.

3. En el cuadro de diálogo, en sección General, ingrese un Título de la lista desplegable.

4. En sección Propiedades de la lista desplegable, haga clic en botón Agregar para introducir el nombre y el valor para mostrar del primer elemento de la lista en el cuadro de diálogo Agregar opción y, a continuación, haga clic en Aceptar. Item se añade a la lista.

De la misma manera, puede seguir agregando elementos a la lista.

5. Haga clic en el botón Modificar / Eliminar para editar/eliminar elementos de la lista.

6. Por último, haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Propiedades de control de contenido. Puede ver la lista desplegable que muestra todos los elementos de la lista. Ver imagen de abajo.

7. Aplique protección al documento para que los valores de la lista no se puedan modificar.

Para insertar una casilla de verificación de control ActiveX

1. Haga clic en la pestaña Desarrollador.
2. En los Controles de grupo, haga clic en el botón Herramientas heredadas.
3. En Controles ActiveX de categoría, haga clic en el icono de casilla de verificación. Se crea una casilla de verificación en el punto de inserción. Ver imagen de abajo.

Puede observar que el icono del Modo de diseño está habilitado dentro del grupo Controles. Esto es importante para editar las propiedades de la casilla de verificación.

4. Haga clic con el botón derecho en la casilla de verificación. En el menú contextual, haga clic en Objeto de casilla de verificación y, a continuación, haga clic en Editar. La comprobación está en modo de edición. Puede introducir un nombre de la casilla de verificación.
5. En el menú contextual, haga clic en Propiedades para controlar las propiedades de la casilla de verificación.

6. Haga clic en Modo de diseño para desactivarlo. Ahora se puede hacer clic en la casilla de verificación.

Nota: La diferencia entre una casilla de verificación heredada y control ActiveX es que la casilla de verificación ActiveX proporciona funciones avanzadas o extendidas, p. ej. puede escribir un programa para él en visual basic para que la casilla de verificación se comporte de diferentes maneras.

Insertar campos de texto

1. Haga clic en la pestaña Desarrollador.

2. En los Controles de grupo, haga clic en el icono Texto enriquecido o Texto. Se crea un campo de texto en el documento. Ver imagen de abajo.

3. Puede cambiar el texto predeterminado que aparece en el cuadro de texto activando el botón Modo de diseño en el Grupo de control.

Inserte un cuadro combinado

1. En la pestaña Desarrollador, dentro de los Controles de grupo, haga clic en el icono de cuadro combinado . Se crea un cuadro combinado en la posición del cursor.
2. Seleccione el cuadro combinado y, a continuación, haga clic en Propiedades (disponibles en los Controles de grupo). Aparecerá el cuadro de diálogo Propiedades de control de contenido.
3. En el cuadro de diálogo, en la sección General, introduzca un Título del cuadro combinado.
4. En el cuadro de diálogo, en la sección Propiedades de la lista desplegable, haga clic en el botón Agregar. Aparecerá el cuadro de diálogo Agregar opción.
5. Introduzca un nombre para mostrar y un valor para el primer elemento de la lista. Haga clic en Aceptar.
6. Haga clic en Agregar de nuevo para ingresar un segundo elemento de lista. Haga clic en Aceptar. Puede seguir agregando tantos artículos como necesite.
7. Finalmente, haga clic en Aceptar.

La lista combobox se rellena con los elementos de la lista. Recuerde que el cuadro combinado no debe estar en modo Diseño para ver la lista de elementos. Puede encontrar el icono de Modo de diseño dentro de los Controles de grupo . Ver imagen de abajo.