Cómo ingresar un reembolso en QuickBooks Desktop
Los usuarios pueden necesitar ingresar un reembolso en QuickBooks o procesar un reembolso si el dinero debe devolverse a un cliente o un proveedor ha devuelto el dinero. En ambos casos, los usuarios deben crear documentos adecuados e introducir los datos correctamente. De lo contrario, recibirá errores cada vez que cree informes en QuickBooks desktop.
Cómo registrar un reembolso a un Cliente en QuickBooks
Para entender cómo registrar un reembolso en QuickBooks, comencemos con reembolsos de clientes. En algunos casos, el cliente puede devolver el artículo y solicitar un reembolso. En tales casos, tendrá que reembolsar el pago realizado por el cliente. Si aún no ha incluido la transacción en un estado de conciliación, puede anular la transacción. QuickBooks le informará automáticamente sobre cualquier transacción liquidada. En esos casos, tendrá la opción de reembolsar el pago o simplemente dar un crédito en su lugar.
Nota: Le recomendamos que anule las transacciones porque el reembolso generará cargos adicionales. Además, el cliente solo recuperará el dinero después de varios días de iniciar la devolución.
Para anular un pago en QuickBooks Desktop, siga los pasos que se indican a continuación:
- Inicie QuickBooks e inicie sesión en el archivo de empresa deseado.
- En el menú Clientes, seleccione Centro de atención al cliente.
- En la pestaña Transacciones, haga clic en Recibos de venta o Pagos recibidos.
- Haga doble clic en el Pago y seleccione Editar.
- Haga clic en Anular recibo de venta y, a continuación, Guarde & Cerrar.
La transacción se anula y las tareas de contabilidad en segundo plano son manejadas por QuickBooks. La tarjeta de débito o crédito no se cobra. En raras ocasiones, el cliente puede tener que ponerse en contacto con su banco si el banco decide suspender la autorización de devolución.
Cómo Reembolsar el Pago en QuickBooks
El proceso para saber cómo emitir un reembolso en QuickBooks es: Si el cliente realizó el pago a través de una tarjeta de crédito, tarjeta de débito o cheque, puede reembolsar el monto del pago. Reembolsar una tarjeta de crédito es bastante fácil, ya que QuickBooks se encarga del proceso. Sin embargo, el reembolso de otros modos de pago puede ser un poco complejo.
Para reembolsar el pago en QuickBooks, siga los pasos que se indican a continuación:
- En el menú Clientes, seleccione Notas de crédito / Reembolsos.
- Haga clic en Cliente: Trabajo y seleccione el Cliente al que necesita emitir el reembolso.
- Ingrese los servicios o productos para los que se emitirá el reembolso.
- Haga clic en Guardar y Cerrar.
- Aparecerá la ventana de Crédito disponible. Haga clic en Dar un reembolso y, a continuación, Aceptar. Sin embargo, si desea proporcionar créditos en lugar de un reembolso, haga clic en Retener como Crédito disponible y, a continuación, Aceptar.
- Haga clic en Emitir este reembolso a través del campo y seleccione Cheque o efectivo. Además, seleccione la cuenta bancaria de la que se deducirá el dinero para el reembolso. Sin embargo, para pagos con tarjeta de crédito, siga los pasos que se indican a continuación:
- Haga clic en el campo Emitir este reembolso a través.
- Seleccione el tipo de tarjeta de crédito.
- Introduzca la información de la tarjeta de crédito. Los usuarios también tienen la opción de deslizar una tarjeta y autorizar la transacción.
- Marque la opción «Procesar reembolso de tarjeta de crédito al guardar».
- Dale a Ok.
El importe será reembolsado y los datos serán registrados automáticamente por QuickBooks. El cliente debe recibir la transacción dentro de los 7-10 días hábiles.
Cómo registrar un reembolso de un proveedor en QuickBooks
Los reembolsos de proveedores son mucho más complicados de registrar, ya que la mayor parte del trabajo debe ser hecho manualmente por el usuario. De acuerdo con diferentes escenarios, los pasos para registrar el reembolso en QuickBooks cambian. Sin embargo, en este artículo, encontrará los pasos para registrar un reembolso proporcionados como un cheque o un crédito con tarjeta de crédito.
Reembolso a través de cheque
Hay tres procesos para registrar un reembolso proporcionado a través de cheque. En primer lugar, debe registrar el depósito del cheque, después de lo cual debe ingresar un crédito en la factura para el reembolso. Finalmente, debe vincular el Crédito de la Factura y el Depósito. Empecemos.
I. Registrar Depósito de Cheque de reembolso
- Haga clic en Banca en el menú principal y seleccione Hacer depósitos.
- Haga clic en Aceptar en la ventana Pagos para depositar.
- Haga clic en el menú desplegable Recibido De de la ventana Hacer depósitos.
- Seleccione el proveedor que proporcionó el reembolso.
- Ahora, seleccione la cuenta apt Accounts Payable en el menú de la cuenta.
- Introduzca el importe del cheque.
- Ingrese detalles adicionales como el número de cheque, el método de pago, la nota y la clase.
- Haga clic en Guardar y Cerrar.
II. Registre el crédito de la factura para el reembolso
- Seleccione Ingresar facturas en el menú de proveedores.
- Seleccione Crédito e introduzca el nombre del proveedor.
- Seleccione las Cuentas que figuran en la factura original en la pestaña Gastos.
- Introduzca el importe del cheque.
- Haga clic en Guardar y Cerrar.
III. Vincule el Crédito de la Factura y el Depósito
- Vuelva al menú de proveedores y haga clic en Pagar facturas.
- Seleccione el Depósito que creó siguiendo los pasos mencionados anteriormente.
- Aplicar por Crédito en la factura después de seleccionar Establecer Créditos. Golpe Hecho.
- Haga clic en Pagar Facturas seleccionadas y, a continuación, Listo.
Ha registrado correctamente el reembolso proporcionado a través de un cheque. Sin embargo, si el escenario es diferente, tendrá que hacer ajustes y realizar pasos adicionales para registrar correctamente el reembolso en QuickBooks.
Cómo Registrar el Reembolso Recibido como Crédito de Tarjeta de crédito en QuickBooks
Si el proveedor proporcionó el reembolso como crédito de tarjeta de crédito, siga los pasos que se indican a continuación:
- Vaya al menú de Banca y haga clic en Ingresar cargos de tarjeta de crédito.
- Seleccione la Cuenta de tarjeta de crédito en el menú desplegable.
- Haga clic en el botón de Tarjeta de crédito.
- Introduzca el nombre del proveedor también introduzca la fecha, el número de referencia y el importe.
- Introduzca los detalles adicionales de la transacción en la nota.
- En la pestaña artículo, seleccione cualquier artículo que haya devuelto al proveedor
- Vaya a la pestaña gastos y seleccione la cuenta adecuada.
- Introduzca el importe del artículo devuelto.
- Haga clic en Guardar y Cerrar.
Leer Más: ¿Cómo Configurar Pagos Con Tarjeta de Crédito A Través de QuickBooks?
El reembolso del proveedor se ha registrado correctamente en QuickBooks. Para obtener más información y saber cómo emitir reembolsos en QuickBooks o en un tema relacionado, puede ponerse en contacto con nuestros expertos en nuestro CHAT EN VIVO.
Más información: ¿Cómo registrar un préstamo por cobrar en QuickBooks?
Preguntas frecuentes
P. ¿Para cuándo recibirá el cliente el reembolso?
A. El cliente tardará de 7 a 10 días hábiles en recibir el reembolso.
P. ¿Cómo crear una Cuenta de Reembolso en QuickBooks?
A. Solo debe realizar una cuenta de reembolso cuando un usuario devuelva su producto o no esté satisfecho con su servicio.
- Elija el Recibo de reembolso del menú + para abrir un nuevo recibo de reembolso.
- Obtenga un cliente del menú desplegable en el espacio de recibo de reembolso.
- Use una opción de pago preferida del menú desplegable de sugerencias debajo de los datos de sus clientes para decidir cómo pagará el reembolso del cliente.
- A continuación, es posible que desee designar la cuenta desde la que desea solicitar el reembolso. Elige una cuenta en el menú desplegable bajo la etiqueta Reembolso De. Esta es la cuenta de la que desea extraer los fondos del pago del reembolso.
- Elija el producto o servicio para el que se proporciona un reembolso en la columna denominada «PRODUCTO/SERVICIO».
- Compruebe la columna Suma para asegurarse de que es el número correcto.
- Anote el número del cheque. Si el número de cheque creado automáticamente por QuickBooks no coincide con el número del cheque que va a escribir para este reembolso, es posible que desee insertar manualmente un número de cheque.
- Puede seleccionar Imprimir cheque en la parte inferior de la pantalla cuando haya terminado de recibir un reembolso o seleccionar la casilla debajo de su número de cheque para permitir la opción Imprimir más tarde.
- Selecciona Guardar y Cerrar para salir de la ventana de recibo de reembolso cuando hayas terminado.
- Seleccione en Facturación en la navegación de la izquierda y, a continuación, haga clic en Clientes para ver este reembolso más adelante.
- Localice el cliente que ha reembolsado en su Lista de Clientes y, a continuación, haga clic en su nombre para abrir la ventana de Detalles del Cliente.
- Verá una lista de todos los intercambios que tiene registrados con este cliente aquí en la ventana de detalles del cliente. Notará que QuickBooks ha agregado de nuevo el reembolso que acaba de emitir a este cliente, así como sus transacciones anteriores.
P. ¿Está bien no seleccionar ningún artículo para el reembolso del proveedor?
A. Sí, es perfectamente aceptable no seleccionar ningún artículo al registrar el reembolso de un proveedor.