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No importa en qué negocio se encuentre, a menudo tiene que enviar correos electrónicos, ya sea realizando o reconociendo pedidos. Este tipo de correspondencia le ofrece la oportunidad de transmitir profesionalismo y promocionar sus productos y servicios comerciales.

Veamos más de cerca estos tipos de correos electrónicos y cómo puedes hacerlos lo más efectivos posible.

Realizar un pedido

Muchas empresas tienen formularios en línea que completar para realizar su pedido de suministros o equipos. Hay ocasiones en las que necesita enviar un correo electrónico, ya sea para acompañar el formulario o como una forma de comunicación independiente.

Incluso si ha realizado un pedido en línea o por teléfono, un correo electrónico de pedido es una buena manera de poner por escrito los detalles de un pedido comercial importante. De esa manera, tanto usted como la otra compañía tienen una copia de los detalles de la transacción.

Un correo electrónico de pedido efectivo tiene los siguientes componentes:

• especificaciones del producto

• cantidades

• el precio acordado

• fecha de entrega esperada

• otros términos y condiciones

• su nombre e información de contacto

Siempre que sea posible, encontrar la directa dirección de correo electrónico de la persona encargada de completar el pedido. Vale la pena tomarse el tiempo para visitar el sitio web de la empresa o para llamar a la oficina de la empresa para obtener esta dirección. De esa manera, puede evitar que su carta de pedido termine en la carpeta de spam de alguien.

Una línea de asunto efectiva se asegurará de que también se lea su pedido. Sea lo más específico posible, en términos de producto, e indique que está realizando un pedido. Estos son algunos ejemplos:

Nuevo pedido para el artículo #110

Seguimiento del pedido en línea 071515

Confirmación del pedido telefónico para enero. 20 entrega

Pedido de 100 copias de Kindergarten Math Fun

Aquí hay un ejemplo de un correo electrónico efectivo que realiza un pedido:

Línea de asunto: Ordene 200 copias de Kindergarten Math Fun

Estimada Sra. Kingsley,

Gracias por su tiempo hablando conmigo hoy sobre las herramientas de enseñanza interactivas de su empresa. Le escribo para confirmar el pedido de 200 copias de Diversión Matemática de Jardín de Infantes de la Escuela Primaria Jackson.

Entiendo que el costo de cada libro es de 4 45 ,pero que recibiremos un descuento por volumen del 10 por ciento. El costo de nuestro pedido, entonces, será de 8 8100. Entendemos que podemos evitar los cargos de entrega si los recogemos en su almacén del centro.

Como hemos comentado, tendremos un cheque listo cuando recojamos los libros el 15 de agosto.

Gracias de nuevo.

Sinceramente,

Su nombre

Su información de contacto

Acuse de recibo de un pedido

Un correo electrónico que confirme un pedido le brinda una gran oportunidad de ponerse en contacto con su cliente y ofrecerle más información sobre su empresa. Un correo electrónico de acuse de recibo puede ser una herramienta de ventas efectiva y una forma de promover sus relaciones con los clientes.

Un correo electrónico de confirmación de pedido debe:

• agradezca al cliente el pedido

• revisar el contenido del pedido

• dar detalles de entrega

  ¿Está interesado en obtener más información? ¿Por qué no tomar un curso en línea para Escribir correos electrónicos Efectivos en el Lugar de trabajo?

• recapitule el costo

Puede cerrar su correo electrónico con un breve párrafo sobre su empresa, su servicio o su reputación. También puede proporcionar un enlace a su sitio web o página de redes sociales.

Querida Anna,

Gracias por su pedido de 250 invitaciones de boda personalizadas y por su pago rápido en línea. Su pedido se enviará dentro de tres a cinco días hábiles. Le enviaremos un correo electrónico rápido cuando se envíe.

Nos alegra que haya elegido nuestra empresa para invitaciones a su día especial. Sabemos que tiene muchas opciones cuando se trata de invitaciones de boda, y estamos orgullosos de ofrecerle las invitaciones de mejor calidad al precio más bajo. Hemos estado en el negocio de tarjetas personalizadas durante 20 años, y creemos que nuestra longevidad se debe a que valoramos a nuestros clientes.

¿Ha considerado notas de agradecimiento personalizadas para acompañar sus invitaciones? Muchos de nuestros clientes disfrutan de usar el mismo diseño en sus notas de agradecimiento que en sus invitaciones. Visite nuestro sitio web en (su dirección de sitio web) para obtener más detalles. Como cliente recurrente, recibirá un descuento automático del 20 por ciento cuando realice el pedido antes del 30 de junio.

Gracias por comprar con nosotros. ¡Y felicitaciones por su próximo gran día!

Sinceramente,

Su nombre

Su posición en la empresa

Su información de contacto

A veces, un correo electrónico de reconocimiento de ventas puede ser una forma de solicitar información adicional, como:

• una dirección de envío si, por ejemplo, se utilizó un apartado de correos en un formulario

• una forma alternativa de pago, si se denegó una tarjeta de crédito

• más detalles para el pedido a rellenar (como un color o tamaño)

Estos detalles deben redactarse de manera profesional. Una vez más, la línea de asunto es esencial para llamar la atención de su destinatario. Puede indicar que hay un problema con el pedido con este tipo de línea de asunto: Retraso del pedido: cantidad necesaria.

Aquí hay un ejemplo de un correo electrónico que pide más información.

Estimado Sr. Olden:

Gracias por su pedido hoy de gafas de sol de rayos de sol. Apreciamos su negocio y esperamos proporcionarle un par de gafas de sol graduadas de primera categoría de Estados Unidos.

Desafortunadamente, su pedido está en espera porque hay un problema con su receta. Cuando contactamos a su médico, dijo que no se había hecho un examen de la vista en cinco años. Para completar su pedido, necesitamos la receta de su médico. ¿Podría ponerse en contacto con su oficina y luego decirnos cómo proceder?

Gracias y esperamos tener noticias suyas pronto.

Con un cordial saludo,

Su nombre

Su puesto en la empresa

Su información de contacto

En otras situaciones, es posible que deba enviar un correo electrónico de acuse de recibo que ofrezca al destinatario más información.

Este es un ejemplo de correo electrónico de acuse de recibo de registro.

Línea de asunto: Confirmación de inscripción para la Cumbre de Liderazgo

Estimada Sra. Allen:

Gracias por su reciente inscripción para la Cumbre de Liderazgo 2016. Recibimos su formulario de inscripción, su cuestionario y su pago para la conferencia de dos días.

Por favor, visite la mesa de hospitalidad en el vestíbulo principal del Hotel Richland a las 8:30 a.m. de febrero. 12 para recibir su paquete de bienvenida. La conferencia comienza a las 9 a. m.con la sesión principal en el salón de baile principal. Las sesiones de descanso siguen a lo largo del día y se detallarán en su paquete.

Visite nuestro sitio web (dirección del sitio web aquí) para obtener más información.

Esperamos verle en la cumbre. Si tiene alguna pregunta, por favor hágamelo saber.

Saludos cordiales,

Su nombre

Su puesto en la empresa

Su información de contacto

Otro ejemplo de correo electrónico de acuse de recibo es el que le permite al destinatario saber que ha recibido información relacionada con el negocio, como una solicitud de empleo. En algunas circunstancias, es educado hacerle saber a su destinatario que los materiales se han recibido y hacerle saber cuándo dará el siguiente paso en un proceso de decisión.

Estos correos pueden ser cortos y concisos. Este es un ejemplo:

Línea de asunto: Gracias por su solicitud reciente

Estimado Sr. Jenkins:

Muchas gracias por solicitar el puesto de director de marketing en Recursos de TI. Mi equipo y yo revisaremos las solicitudes esta semana. Si es seleccionado para una entrevista, nos pondremos en contacto con usted el lunes de octubre o antes. 10 para programar una cita.

Agradecemos su interés en los Recursos de TI.

Sinceramente,

Su nombre

Su posición en la empresa

Su información de contacto

No importa el tipo de correo electrónico que esté escribiendo, es importante revisar su contenido, su línea de asunto y la dirección de su destinatario.

Decir gracias, o no decir gracias.

Existe cierto desacuerdo en el mundo de la correspondencia comercial en cuanto a si es necesario responder a todos los correos electrónicos relacionados con el negocio.

Algunas personas argumentan que un simple correo electrónico de agradecimiento les hace perder el tiempo. Dicen que hacer clic y abrir un correo electrónico solo para ver una o dos palabras es una pérdida de tiempo. Otros dicen que siempre aprecian el agradecimiento.

¿Cómo decide si acepta un correo electrónico de negocios? Primero, considera si la persona necesita saber que tienes la información o no. Si ha habido una falta de comunicación previa o un archivo adjunto perdido, por ejemplo, un agradecimiento rápido muestra al destinatario que todo está bien en el presente.

Dado que muchos de sus destinatarios están inundados de correos electrónicos, agrega un toque cortés para decir lo que está agradecido. En lugar de simplemente escribir, «Gracias» cuando recibas ese archivo adjunto que antes faltaba, considera escribir, » Gracias. Esta vez tengo el accesorio bien.»

Otro momento para enviar un reconocimiento de agradecimiento es cuando alguien se ha esforzado por satisfacer sus necesidades. Un reconocimiento en esta situación tiene sentido. Piense en estos reconocimientos como una forma de expresar un agradecimiento sincero, en lugar de solo un agradecimiento rápido.

Una vez más, es cortés ser específico, pero breve, en estos casos. Estos son algunos ejemplos:

Gracias por responder tan rápidamente a mi solicitud de más información.

muchas Gracias. Aprecio su flexibilidad

Esta información es justo lo que necesitaba. ¡Gracias!

Gracias por informarme sobre el cambio de fecha. Te veré el próximo miércoles.

En la cultura actual, muchos de nosotros hemos sacrificado la cortesía por la velocidad. Sí, todos estamos ocupados y no queremos perder el tiempo leyendo correos electrónicos innecesarios. Sin embargo, la otra cara de esta moneda es que hemos perdido algunos de los conceptos básicos de los negocios y la etiqueta personal.

Un correo electrónico de acuse de recibo bien escrito demuestra que valora el negocio de un cliente. Demuestra que valoras los esfuerzos de alguien. Un correo electrónico de acuse de recibo también refleja bien en usted, el remitente y su lugar de negocios.