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Ya sea que esté configurando una nueva oficina o actualizando equipos existentes, elegir la copiadora adecuada es imprescindible para garantizar el buen funcionamiento de su negocio. Hay muchas copiadoras en el mercado con una amplia gama de características y precios para que usted elija.

¿Qué características necesita? Que características sería bueno tener? Que son completamente innecesarios para su negocio? Hacer investigación de productos puede convertirse rápidamente en una distracción importante y un compromiso de tiempo a medida que profundiza cada vez más en las diversas opciones para su negocio. Es por eso que hemos recopilado esta lista de las preguntas más importantes que debe hacer al comenzar la búsqueda de una nueva impresora multifunción (MFP).

Preguntas que debe hacer Antes de Comprar una Fotocopiadora

Se estima que los costos de impresión y copia pueden sumar entre el 1% y el 3% de los ingresos anuales de una empresa, por lo que esta es una decisión importante para su empresa. Hacer estas preguntas fundamentales puede ayudar a reducir sus necesidades específicas y enfocar su mente al elegir una copiadora.

¿Cuál es el propósito de este MFP?

Puede sonar sencillo (imprimir, obviamente), pero determinar exactamente lo que desea que su dispositivo pueda hacer, o no hacer, al principio del proceso puede afectar drásticamente cuánto termina pagando y cuán confiable será su copiadora en última instancia. Pregúntate a ti mismo:

• ¿Necesito imprimir en color o es suficiente blanco y negro (monocromo)?
• ¿Necesita un dispositivo inteligente que pueda leer texto con OCR y enrutar documentos automáticamente?
• ¿Necesita capacidades de acabado como grapado o fabricación de cuadernillos?
• ¿Unas pocas personas utilizarán el dispositivo de forma constante o los visitantes también tendrán que imprimir?

¿Cuánto Imprimirás?

Cada empresa tiene sus propias necesidades cuando se trata de capacidades de impresión y copia. ¿Cómo se determina la copiadora adecuada para su negocio?

Determinar cuánto imprimirá es un excelente lugar para comenzar cuando compre una nueva copiadora. Cada equipo multifuncional está diseñado para manejar un volumen de impresión específico y, si compra un dispositivo que no está diseñado para manejar su volumen, puede ahorrar unos pocos dólares por adelantado, pero se desgastará mucho más rápido de lo esperado y terminará costándole más en servicio y tiempo de inactividad a largo plazo.

Como regla general, los volúmenes de impresión mensuales se pueden traducir a velocidad de impresión medida en páginas por minuto (ppm). Por ejemplo, las organizaciones que imprimen de 4000 a 7000 páginas al mes generalmente estarán satisfechas con un dispositivo de 25 ppm, mientras que las empresas que imprimen hasta 20 000 páginas al mes a menudo querrán considerar un dispositivo que pueda manejar 50 ppm o más.

¿Cuál es Su Presupuesto Para Comprar la Copiadora?

Comprar con solo un presupuesto en mente no es la mejor manera de tomar una decisión importante para su negocio. Sin embargo, es una consideración importante a la hora de encontrar la copiadora adecuada.

Las fotocopiadoras de calidad comercial típica pueden costar entre $4000 y 1 16,000. Una impresora de producción para empresas de impresión costará incluso más que el precio de las fotocopiadoras de gama alta. Dado que los precios de los multifuncionales pueden variar tan drásticamente, es crucial saber lo que está dispuesto a gastar al principio del proceso.

Otra consideración es si desea comprar el dispositivo directamente y tratarlo como un gasto de capital o si prefiere arrendar su dispositivo para que pueda tratarse como un gasto comercial. En este artículo adicional, analizamos todos los pros y los contras de alquilar un MFP en lugar de comprarlo directamente.

Independientemente de su presupuesto, siempre hay opciones disponibles. Algunos de nuestros clientes optarán por comprar una fotocopiadora usada reacondicionada, que tradicionalmente es mucho menos costosa por adelantado, pero, dependiendo de la antigüedad del dispositivo, también significa que puede costar más mantener el mantenimiento.

¿Ha Planeado Consumibles y Servicio?

El costo inicial de una copiadora es una consideración importante, pero también debe presupuestar el costo total de propiedad de la copiadora. Los consumibles, como los cartuchos de tinta o tóner, pueden convertirse en un gasto considerable con el tiempo. También debe decidir si pagará el servicio en función del tiempo y los materiales o si comprará un contrato de servicio.

La facilidad de reemplazo y el costo de reemplazo de los suministros son factores importantes a tener en cuenta al elegir una fotocopiadora. Después de todo, reemplazar el tóner y la tinta probablemente sea uno de los servicios más comunes que se realizan en la copiadora durante su vida útil.

¿La empresa que está comprando o arrendando tiene un proceso de pedido fácil o tiene que saltar a través de aros, esperar en espera o ponerse en contacto con el fabricante? Además del costo, los cartuchos de tinta y tóner pueden convertirse en un dolor de cabeza si no hay una forma rápida y eficiente de obtener reemplazos. Por ejemplo, en Interiores de oficina, ofrecemos a nuestros clientes algunas opciones diferentes para adquirir sus suministros.

• • Entrega automática de tóner para clientes en nuestros contratos de servicio integral
  • Compra de autoservicio a través de nuestra tienda en línea
  • Realizando una solicitud con nuestro equipo de despacho (para aquellos que aún prefieren levantar el teléfono y hablar con un humano!)

Elegir una marca de renombre

Hay una serie de marcas de confianza en la industria como Ricoh, Xerox, Konica Minolta y otras; cada una ofrece sus propios productos y características únicas. Tener opciones disponibles para usted cuando compre una fotocopiadora nueva puede ayudarlo a tomar la decisión más informada. Desea confiar en que la marca que está eligiendo continuará ofreciendo soporte y piezas para su copiadora en el futuro. Las empresas con nombres conocidos y respetados en la industria han trabajado durante décadas para construir su reputación.

Sin embargo, aún más importante que elegir un fabricante de buena reputación, es elegir un distribuidor local confiable. El concesionario local al que compre su fotocopiadora será su proveedor de servicios y la experiencia del cliente puede variar enormemente entre los concesionarios. Pregúnteles sobre sus tiempos de respuesta típicos, su proceso de facturación, cómo va a pedir tóner y consumibles adicionales y qué se incluye o no en sus acuerdos de servicio.

¿Funcionará con su Equipo Existente?

¿Es usted una oficina Mac o una oficina PC? ¿Acaso importa al elegir una fotocopiadora? (Pista does lo hace.) ¿Hay diferentes soluciones para integrar su sistema con su nueva copiadora?

Estas son preguntas importantes que debe hacer antes de tomar una decisión final de compra. Garantizar la compatibilidad con el equipo existente en su oficina es esencial. ¿Todas las características esenciales que ha identificado se pueden usar dentro de su oficina o son específicas de sistemas operativos particulares u otros factores de red?

¿Qué Copiadora ¿Quieres Comprar?

Elegir una fotocopiadora para su negocio no siempre es una tarea sencilla. En Office Interiors, no solo le lanzamos una cita. Nuestro enfoque es evaluar sus necesidades de impresión y diseñar una solución que satisfaga esas necesidades tanto hoy como en el futuro.

¿Todavía no está listo para apretar el gatillo en un dispositivo nuevo? Una evaluación de impresión gratuita le ayudará a determinar si realmente necesita o no una actualización.

Cory Porteous
Director de Marketing & Desarrollo de Negocios entrantes
Interiores de oficina