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Se va de vacaciones y desea enviar respuestas automáticas desde Microsoft Outlook? Así es como configuras una respuesta automática para que tus clientes, socios y compañeros de trabajo sepan que no puedes leer su correo electrónico y cuándo volverás.

Cómo comprobar la versión de Microsoft Outlook

Microsoft Outlook le permite configurar respuestas automáticas. Pero la forma en que lo hace varía de una versión de Outlook a otra. En primer lugar, debe verificar la versión de su software.

1. En la cinta de opciones sobre su bandeja de entrada: ¿hay una pestaña llamada «Herramientas»? Si no puede ver uno, es probable que tenga una versión más reciente o Outlook para Office 365. Haga clic en » Archivo «y luego en» Información » y verifique si obtiene una imagen como la siguiente.
2. Si tiene una pestaña llamada » Herramientas «y hace clic en ella, ¿hay una opción»Asistente fuera de oficina»? Las versiones anteriores (Outlook 2003, 2007) tienen esta opción.
3. ¿Ves la pestaña «Herramientas», pero no hay»Asistente fuera de la oficina»? Eso significa que probablemente estés usando una cuenta sin intercambio. En este caso, configurará la respuesta automática utilizando la opción «Reglas y alertas».

5 Pasos para configurar una respuesta fuera de la oficina en versiones más recientes de Microsoft Outlook

Si tiene una versión de Outlook sin la pestaña «Herramientas» y obtiene una imagen como la anterior, está utilizando una nueva versión de Outlook o Outlook para Office 365. En este caso, esto es lo que debes hacer:

1. Haga clic en » Archivo «y luego en»Información».
2. Elija la opción «Respuestas automáticas (Fuera de la oficina)».
3. Active esta opción seleccionando «Enviar respuestas automáticas». También puede marcar la opción de enviar el mensaje solo durante un período de tiempo determinado. Establezca la hora de inicio y la hora de finalización. Si no establece un intervalo de tiempo, tendrá que desactivar manualmente las respuestas automáticas.
4. Escribe el texto que quieres que otras personas reciban como respuesta automática a sus correos electrónicos. Hay dos pestañas: «Dentro de Mi Organización» y «Fuera de Mi Organización». Puede usar el mismo texto para ambos o escribir respuestas diferentes. Y también puedes formatear el texto.
5. Haga clic en «Aceptar» en la parte inferior derecha cuando haya terminado.

Importante: Puede establecer un intervalo de tiempo en el que se enviará el mensaje, pero el receptor no puede ver la fecha de finalización. Esto significa: si quieres que la gente sepa cuándo regresarás, debes escribirlo en tu texto.

Respuestas automáticas en versiones anteriores de Outlook

En versiones anteriores, configurar una respuesta automática funciona de manera similar. Sólo tienes que usar al asistente de fuera de la oficina.

• En la cinta, haga clic en » Herramientas «y luego en»Asistente fuera de oficina».
• Marque la opción «Enviar respuestas automáticas de office» y establezca el rango de tiempo si es necesario, en Outlook 2007. O la opción» Actualmente estoy fuera de la oficina», en Outlook 2003.
• Escriba el texto que desea que se envíe como respuesta. En Outlook 2007, puede tener dos textos diferentes, para su organización o para personas ajenas a su organización.
• Haga clic en «Aceptar» en la parte inferior derecha.
• Importante: En Outlook 2007, puede establecer un rango de tiempo en el que se enviará el mensaje. Pero el receptor no puede ver la fecha de finalización. Si quieres que la gente sepa cuándo volverás a la oficina, menciona la fecha de regreso en tu mensaje de texto.

Respuestas automáticas usando «Reglas y alertas» (cuentas que no son de exchange)

Si no hay ninguna opción para configurar una respuesta automática fuera de la oficina, aún puede enviar una. Pero es un poco más complicado:

• En primer lugar, debe guardar una plantilla que contenga el texto que desea enviar (cuándo volverá, quién es la persona de contacto mientras no está, etc.).). Comienza escribiendo un nuevo correo electrónico.
• En el nuevo correo electrónico, escriba el texto que desea que Outlook envíe automáticamente mientras está de vacaciones. Pero, en lugar de enviar el correo electrónico a alguien, debes guardarlo.
• Haga clic en «Guardar como». En el menú desplegable, elija «Plantilla de Outlook» y un destino donde desea guardar la plantilla.
• Para configurar la respuesta automática, haga clic en » Archivo «(versiones más recientes) o» Herramientas «(versiones anteriores) para encontrar la opción»Reglas y alertas».
• Haga clic en «Reglas y alertas» y, a continuación, en «Nueva regla».
• Ahora ves una ventana con muchas opciones. Haz clic en «Aplicar regla a los mensajes que recibo».
• Si no ve esta opción en su lista, haga clic en «Verificar mensajes cuando lleguen».
• El siguiente paso es verificar a quién se aplica esta regla: «¿Qué condiciones desea verificar?». Si quieres que el mensaje se envíe a todos los que se pongan en contacto contigo, no compruebes nada y haz clic en «Siguiente». Y luego «Sí» si se le pregunta si esto debería aplicarse a todos los mensajes.
• Ahora, se te preguntará qué quieres hacer con el mensaje. Marque la opción «responder usando una plantilla específica» (Paso 1). Paso 2: Haz clic en «una plantilla específica» y elige la plantilla que guardaste al principio.
• Haga clic en «Siguiente». Luego, agregue excepciones, si es necesario. Haga clic en «Siguiente» una vez más.
• En la siguiente ventana debe especificar un nombre para la regla. Y marca «Activar esta regla» si quieres activarla ahora mismo.
• Haga clic en «Finalizar».