Cómo compartir documentos de Google con usuarios que no son de Gmail
Google Docs es una poderosa herramienta que te permite invitar a colaboradores, controlar permisos de documentos y discutir tus documentos a través de comentarios compartidos. Compartir y colaborar simultáneamente son grandes beneficios de trabajar en Google Docs. Google Docs hace que sea sencillo compartir documentos y colaborar en ellos. Vamos a profundizar para saber cómo compartir documentos de Google con otros usuarios y no usuarios de Gmail.
Junto con esto, también discutiremos los siguientes temas
- ¿Cómo compartir Google Docs con otros?
- Opciones de visibilidad para compartir documentos de Google con otros
- ¿Cómo activar la Opción de Visibilidad de enlaces para compartir con otros?
- Permitir que cualquier persona con enlace edite su documento
- Cómo acceder a Google docs compartidos a través de un enlace a una dirección de correo electrónico de Outlook
- Aún no se admite compartir en direcciones de correo electrónico sin una cuenta de Google
- ¿Pueden los usuarios que no son de Google editar Google docs
Cómo Compartir Google Docs con otros?
Es muy sencillo ver la configuración de uso compartido actual de su documento de Google Docs. Para saberlo, simplemente coloque el cursor sobre el botón «Compartir» de color azul en la parte superior derecha de su documento. Puede ver una ventana emergente que muestra la privacidad del documento actual, que siempre es «privada» de forma predeterminada.
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Opciones de visibilidad para compartir Google Docs con otros
Google Docs tiene Opciones de Visibilidad que te permiten controlar quién puede ver tus documentos de Google Docs. Los documentos de Google Docs son privados de forma predeterminada, pero la opción «Compartir» le da la libertad de elegir que sus documentos sean visibles para ciertas personas, cualquier persona con un enlace al documento o públicos en la web.
- Para cambiar la configuración, haga clic en el botón «Compartir» en la parte superior derecha del documento de Google Docs. Se abrirá la ventana» Compartir con otros». Antes de compartir, asegúrese de haber guardado el documento.
- Tiene dos opciones: puede escribir los nombres de las personas de su lista de contactos o las direcciones de correo electrónico de las personas que desea compartir el documento de Google Docs.
- Puede agregar los nombres y direcciones de correo electrónico de todas las personas con las que desee compartir el documento de Google Docs. También puede agregar una nota a sus colaboradores en el campo Agregar una nota.
- Una vez que haya terminado de agregar personas, haga clic en el botón Enviar en la parte inferior izquierda de la ventana «Compartir con otros».
¿Cómo activar la opción de Visibilidad de enlaces para compartir con otros?
La pantalla Compartir con otros documentos de Google te permite personalizar las opciones de visibilidad de los enlaces.
Activar la opción de compartir enlaces reduce la cantidad de control que tienes sobre quién puede ver el documento de Google Docs. Uno de tus revisores podría compartir el enlace con otros, y esos otros podrían acceder a tu documento de Google Docs. Sin embargo, puedes definir quién puede ver tu documento de Google Docs.
La opción «Obtener enlace» está configurada en ‘Restringido’ de forma predeterminada. Es decir, solo las personas agregadas pueden abrir el documento de Google Docs con este enlace.
Cualquier persona Con el Enlace
Para dar acceso a un grupo grande de personas específicas, puede elegir ‘Cualquier persona con el enlace’ en el ‘Obtener enlace’.Esta opción asegura que cualquier persona en internet con este enlace pueda verlo. Cualquiera puede ver, comentar o editar tu documento de Google Docs.
Opciones de colaborador
Tienes el control total de cómo se compartirá tu documento de Google Docs en el público. Si usted es el propietario del documento, puede autorizar a otras personas a ver, comentar, editar o convertirse en el propietario del documento.
Para cambiar las opciones de Colaborador, haga clic en el botón Compartir en la parte superior derecha del documento de Google Docs. Cambia el enlace ‘restringido’ a ‘Cualquier persona con el enlace’.Puedes encontrar la opción desplegable visor en la esquina derecha de la pantalla «Compartir con personas y grupos». Haz clic en el icono desplegable. Puede elegir entre el Visor, el comentarista y el editor.
Compartir con access-Viewer
Si desea permitir que otros solo vean su documento de Google Docs, seleccione la opción Visor. Al configurar la opción Colaborador en Visor, los colaboradores se verán obligados a «Hacer una copia» del documento para realizar cambios, lo que garantiza que nadie pueda alterar la plantilla de su documento de Google Docs directamente.
Compartir con access-Editor
La opción de colaborador «Editor» permite a otras personas editar su documento de Google Docs. Los colaboradores pueden trabajar en tu documento de Google Docs simultáneamente en tiempo real, para que puedas evitar enviar correos electrónicos por cada cambio realizado. Cada editor que esté trabajando en su documento de Google Docs será visible como iconos en la parte superior derecha de la pantalla, junto al botón ‘Comentarios’.
Compartir con Comentarista de acceso
Las personas con la opción Comentarista podrán ver su documento de Google Docs y hacer comentarios, pero no podrán cambiar el documento de ninguna manera. Puedes ver las secciones resaltadas y los cuadros de comentarios en el lado derecho de la pantalla.
Para comentar un documento, debe resaltar el texto específico y hacer clic con el botón derecho para seleccionar Comentario. También puede usar el atajo de teclado Ctrl-Alt-M o el botón Comentarios en la parte superior derecha de la pantalla junto a Compartir.
Hacer propietario:
Puede hacer que el colaborador sea el propietario del documento. Para hacer esto, ve a «Compartir con personas y grupos» haciendo clic en el botón «compartir». Haz clic en el menú desplegable en el extremo derecho del nombre del colaborador. Haz clic en la opción’ Crear propietario’. Ahora tu colaborador también tiene acceso para compartir y editar permisos para tus documentos.
Comparte documentos de Google y notifica a las personas
También puedes notificar a las personas que compartes con un mensaje. Una vez que ingrese la dirección de correo electrónico, aparecerá una pantalla que le permitirá escribir su mensaje y enviarlo.
Eliminar un colaborador
Puedes eliminar un colaborador de tu documento de Google Docs. Para hacer esto, ve a «Compartir con personas y grupos» haciendo clic en el botón «compartir». Haz clic en el menú desplegable en el extremo derecho del nombre del colaborador. Haga clic en la opción’ Eliminar’. Ahora el colaborador será eliminado.
¿Cómo compartir documentos de Google con usuarios que no son de Gmail?
Si ha creado un archivo en Google Docs, es común compartirlo con otro usuario de la cuenta de Google. Pero, ¿qué pasa si el usuario no tiene una cuenta de Google?
¿puedes editar un documento de Google compartido sin una cuenta de Gmail?
No puedes editar un archivo compartido de Google Docs sin una cuenta de Gmail. Pero hay algunas maneras de manejar esta situación.
Envíe por correo electrónico el archivo de Google Docs al usuario como archivo adjunto
- La mejor manera de compartir su archivo de Google Docs con un usuario que no sea de Gmail es enviándolo a través de «Correo electrónico como archivo adjunto». Para hacer esto,
- Abra su documento de Google Docs y busque «Archivo» en la parte superior izquierda del documento.
- Haga clic en Archivo > ‘Correo electrónico como archivo adjunto’.
- Aparecerá una pantalla de diálogo que le permite elegir un formato de archivo y escribir la dirección de correo electrónico del destinatario. Su archivo de Google Docs se enviará por correo electrónico como archivo adjunto en el formato que elija.
- Es una forma fácil de compartir archivos como HTML, PDF, Texto enriquecido o Microsoft Word. Pero no puedes colaborar con el destinatario en línea.
Permitir que cualquier persona con enlace edite su documento
- Habilitar la opción «Cualquier persona con enlace» le permite compartir documentos de Google Docs con usuarios que no sean de Gmail. Las personas no necesitan una cuenta de Google para ver el archivo de Google Docs, cualquiera que tenga un enlace directo puede ver o editar su documento de Google Docs.
- El beneficio clave de este método es que las personas que no tienen una cuenta de Google pueden editar el documento sin tener que iniciar sesión en la cuenta de Google.
Cuenta de Google
En lugar de tener una cuenta de Gmail para ver el documento compartido de Google Docs, los usuarios solo necesitan una cuenta de Google. Esto permite a los usuarios acceder fácilmente a Google Docs.
Publicación en la Web
Una de las mejores opciones para compartir Google Docs con usuarios que no sean de Gmail es publicar su documento de Google Docs en la Web. Cualquier documento de Google Docs que cree se puede publicar fácilmente como cualquier otra página web en Internet. Luego, simplemente comparte la dirección web con usuarios que no sean de Gmail. Este método no requiere acceso a Gmail ni siquiera a una cuenta de Google para ver el documento de Google Docs.
Para hacer esto,
- Haga clic en Archivo > Publicar en la web
- Esto abre una pantalla de diálogo que le pide que elija publicar como enlace o incrustar.
- Seleccione cualquier opción y haga clic en ‘Publicar’.
- Esto hará que tu contenido sea visible para cualquier persona publicándolo en la web.
Cómo acceder a Google docs compartidos a través de un enlace a una dirección de correo electrónico de Outlook
Bueno, si desea acceder a Google Docs compartidos a través de un enlace a una dirección de correo electrónico de Outlook, debe habilitar la opción «Cualquier persona con enlace».
Siga los siguientes pasos
- Abra el documento de Google Docs y haga clic en el botón Compartir.
2. Haga clic en Obtener enlace – > Elija a Cualquiera con el enlace – > Elija Visor, comentarista o Editor según su necesidad y, a continuación, haga clic en la opción Copiar enlace –> haga clic en Listo.
3. El enlace que hemos copiado se puede compartir a una dirección de correo electrónico de Outlook o a cualquier usuario que no sea de Gmail y cuando intente acceder al enlace desde Outlook o desde otro sitio de Gmail, podrá acceder al documento.
Compartir en direcciones de correo electrónico sin una cuenta de Google aún no es compatible
Si no tienes una cuenta de Google o una dirección de correo electrónico de Gmail, no te preocupes, aún puedes compartir tus documentos de Google con un usuario que no sea de la cuenta de Google o de Gmail.
Solo necesita usar la opción Cualquiera con el enlace en la sección Obtener enlace en la ventana Compartir con personas y grupos. Copie ese enlace con la opción Copiar enlace y compártalo con el usuario que no sea de la cuenta de Google.
Consulte la sección anterior para ver los pasos completos.
Los usuarios que no son de Google pueden editar documentos de Google
Sí, los usuarios que no son de Google o que no tienen una cuenta de Google también pueden editar documentos de Google.
Todo depende de la opción que haya seleccionado para la visibilidad de su documento de Google Docs.
- Abra el documento de Google Docs y haga clic en el botón» Compartir » en la esquina superior derecha.
- Seleccione la opción» Cualquier persona con el enlace «en la sección» Obtener enlace «y asegúrese de seleccionar la opción» Editor «en la ventana» Compartir con personas y grupos». Copie ese enlace con la opción Copiar enlace y compártalo con los usuarios que no sean de Google.
3. Ahora, el usuario que no es de Google puede editar el documento haciendo clic en el enlace del documento que ha proporcionado.
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Y listo! Es fácil compartir documentos de Google con otros usuarios y no usuarios de Gmail. Simplemente siga los métodos mencionados anteriormente.
Las instrucciones anteriores también solucionarán las siguientes consultas
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