• Articles
• admin

MS Outlook es un excelente asistente cuando se trata de manejar la comunicación, tomar notas y realizar un seguimiento de la programación en el calendario. Cuanto más activo lo esté usando, más archivos almacenará. Por lo tanto, el problema de cómo comprimir archivos PST se planteará antes o después.

Es posible que un usuario promedio nunca haya pensado en la necesidad de compactar archivos de datos de Outlook. Lo más probable es que el espacio ocupado por los archivos de Outlook no sea considerable, o que sea un afortunado propietario de un disco duro grande. Sin embargo, aparte del tamaño de la memoria que ocupan los archivos PST, la cuestión de la velocidad y el tiempo de respuesta de un PC está influenciada por la cantidad de datos que se almacenan. Por lo tanto, comprimir archivos PST puede convertirse en un hábito útil.

Antes de Compactar archivos PST

Aparte de la correspondencia necesaria e importante, los usuarios reciben una gran cantidad de anuncios y spam por correo electrónico. No siempre, estos archivos se eliminan a su debido tiempo. Además, algunos correos electrónicos contienen archivos adjuntos que se han guardado en un PC; por lo tanto, estos archivos adjuntos ocupan el doble de espacio del que deberían tener. Es por eso que antes de comenzar a compactar PST, es mejor limpiar las carpetas y subcarpetas. No se olvide de los elementos eliminados; esta carpeta también debe revisarse regularmente.

Limpiar y organizar correos electrónicos, entradas de calendario, notas, tareas, citas y contactos es un hábito útil. Esto puede parecer una tarea larga y desafiante por primera vez. Pero si lo hace con regularidad, esto no solo ahorrará espacio, sino que también ayudará a encontrar la información requerida rápidamente.

Dónde encontrar archivos PST

MS Outlook almacena datos en archivos particulares que se denominan Carpetas personales de Outlook. Estos archivos pueden tener dos extensiones: PST u OST, dependiendo de la versión y configuración del software que esté utilizando. La combinación de estos archivos también se puede almacenar. Lo más probable es que los usuarios se pregunten cómo compactar un archivo PST porque esta es una extensión del archivo que se almacena en el disco duro de un PC. Sin embargo, describiremos ambos. Por lo tanto, para localizar los archivos de datos, proceda de la siguiente manera:

• Ejecute Outlook y haga clic en la pestaña Archivo;
• Elija y haga clic en el botón Configuración de la cuenta;
• En la lista desplegable, es necesario presionar en Configuración de la cuenta;
• En la nueva ventana, encuentre la pestaña llamada Archivos de datos y haga clic en ella.

Habrá una lista de todos los archivos PST y OST en los que Outlook almacena datos. Conociendo su ubicación, los usuarios pueden encontrarlos en el disco duro para definir qué carpetas ocupan demasiado espacio y necesitan limpiarse. A continuación, es posible proceder a comprimir archivos PST y OST de Outlook.

Compactación de archivos PST: Unos sencillos pasos

Los usuarios de la versión sin intercambio de MS Outlook generalmente se ocupan de archivos PST. Por lo tanto, para comprimir archivos PST en Outlook 2010 o versiones posteriores, siga los pasos mencionados anteriormente para encontrar archivos de datos. A continuación, seleccione un archivo que desee comprimir:

• Elija uno de sus archivos PST y haga clic en Configuración;
• Encuentre el botón Compactar ahora y púlselo;
• Se iniciará el proceso de compactación del archivo de datos de Outlook;
  
• Cuando este proceso haya terminado, haga clic en Aceptar y volverá a ver la ventana Configuración de la cuenta, donde puede continuar comprimiendo PST.

¿Qué Pasa Con Los Archivos OST?

Normalmente, los usuarios corporativos están tratando con OSTs. Los pasos para comprimirlos son similares a los que toma cuando desea compactar un archivo PST de Outlook 2013 u otra versión que no sea de Exchange:

• Buscar Configuración de cuenta > Pestaña Archivos de datos y buscar un OST para comprimir > Configuración;
• En la nueva ventana, busque la pestaña Avanzado;
• Presione el botón Configuración del archivo de datos de Outlook;
• Luego opte por Compacto Ahora, y el proceso comenzará.

¿Qué Hace Compactar un archivo PST & Con qué frecuencia Hacer Esto?

Los sencillos pasos anteriores pueden ayudar a ahorrar aproximadamente el 10% del espacio en el disco duro. Además, este procedimiento mejorará la velocidad de Outlook y de un PC en general. Antes de comenzar a compactar sus archivos, tenga en cuenta que durante este proceso, no podrá utilizar el software de correo electrónico. Además, se cargará un ordenador con este proceso; por eso puede ser un poco lento.

La frecuencia del procedimiento de compactación depende de cuán activamente esté utilizando Outlook, cuántos archivos adjuntos haya y cuánto espacio libre tenga en su disco duro. Los usuarios habituales pueden recurrir a este procedimiento una vez cada 4-5 meses. Sin embargo, cuando sienta que el tiempo de respuesta de Outlook se ha alargado, compruebe el espacio ocupado por los archivos de datos. Probablemente este sea el momento de comprimirlos para mejorar la efectividad de su PC y Outlook.

Más artículos de la Base de conocimientos