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14 de enero de 2021 / Por Michael Whitmire

Los estados financieros completos y oportunos son la herramienta estratégica más poderosa para cualquier organización. Ayudan a los propietarios de negocios a medir el progreso hacia los objetivos, y son esenciales para realizar una proyección precisa del flujo de caja para el futuro.

Sorprendentemente, sin embargo, muy pocas pequeñas empresas realizan un cierre formal de fin de mes en su software de contabilidad. Es comprensible: La mayoría de los propietarios de pequeñas empresas se centran en dirigir sus negocios. Para usar sus finanzas como una herramienta de planificación y estrategia efectiva, debe iniciar un ritmo regular de cierre de libros. Vamos a aprender cómo.

Sus cuentas de estado de resultados rastrean lo que sucede durante un período específico.. Esto significa que los saldos en sus cuentas de estado de resultados deben ser puestos a cero para que el próximo período pueda comenzar de nuevo. Esto se hace cerrando los libros: los saldos en sus cuentas de ingresos y gastos se transfieren a las ganancias retenidas en el balance.

Cuando establece el fin de año en Intuit QuickBooks, el programa pone a cero automáticamente todas las cuentas de ingresos y gastos y transfiere el saldo de los ingresos netos a las Ganancias retenidas cuando finaliza su año fiscal. Parece que sus libros están cerrados, pero esto no es un proceso formal de cierre. Esto es solo un reinicio de contabilidad para el próximo año. Cualquier persona con acceso a su archivo de QuickBooks puede entrar y cambiar algo en el mes o año anterior, y es posible que no lo descubra hasta que sea el momento de que su CPA prepare su declaración de impuestos.

Si esto sucede, esto puede cambiar sus ingresos del período anterior, lo que desequilibrará las ganancias retenidas. Cuando el capital no avanza correctamente, su contador tendrá que rastrear las discrepancias antes de que pueda emitir las finanzas o preparar su declaración de impuestos. Esto significa trabajo adicional para su CPA, lo que generalmente significa tarifas adicionales. Y, en caso de una auditoría, usted y su contable estarán luchando para averiguar por qué sus libros no coinciden con su declaración de impuestos o las finanzas que envió al banco.

Cerrar formalmente los libros pone sus números en piedra. Cualquier persona que intente hacer un cambio en las cuentas por pagar o en cualquier otra cuenta recibirá una advertencia desagradable al menos. Si sigue las prácticas recomendadas y coloca una contraseña de fecha de cierre, no se pueden realizar cambios sin esa contraseña.

¿Cómo Se Cierran las Entradas en QuickBooks?

En QuickBooks, las entradas de cierre se realizan automáticamente cuando cierra formalmente los libros o cuando el calendario se extiende a su próximo año financiero. No hay transacciones reales para cerrar entradas. Si observa el detalle de la cuenta para las Ganancias Retenidas, verá cada Entrada de Cierre con la fecha y el saldo de los ingresos netos transferidos a las Ganancias Retenidas. Esta es la razón por la que los contables con frecuencia se saltan un cierre formal de fin de año o fin de mes en QuickBooks. Pero si desea realizar un cierre sólido de sus libros, tendrá que desarrollar un proceso de cierre.

¿Cuáles son los Pasos en QuickBooks para Cerrar un Año Fiscal?

Ya sea que cierre los libros al final del mes o al final del año, el proceso es el mismo. Una práctica recomendada es realizar esto antes de compartir sus estados financieros con alguien o darle a su contador acceso a su archivo de QuickBooks.

Paso 1: Revise sus cuentas

1. Inicie sesión en QuickBooks como administrador principal o administrador de la empresa.
2. Reúna todas las facturas, gastos y pagos pendientes, e ingrese todos ellos.
3. Concilie todas sus cuentas con su fecha de cierre. Las conciliaciones bancarias incluyen tarjetas de crédito, cuentas bancarias y cualquier préstamo.
4. Registre las entradas del diario para registrar la depreciación o para obtener todas sus cuentas en base a valores devengados.
5. Compare su saldo de inventario real con el saldo de su libro mayor. Es posible que tenga que hacer una entrada en el diario para ajustar su inventario al real.
6. Revisa tus cuentas y asegúrate de que todo parezca razonable. Compare su balance y estado de resultados actuales con sus estados financieros del período anterior y vea si hay grandes cambios que necesita investigar.

Una vez que tenga todos sus números clavados, estará listo para cerrar los libros. Asegúrese de establecer la fecha de cierre para el último día de su año fiscal, no el primer día del año siguiente. El proceso es un poco diferente dependiendo de si está utilizando QuickBooks de escritorio o QuickBooks en línea, por lo que revisaremos esos procesos de cierre por separado.

Paso 2: Cierre sus libros en QuickBooks Online

1. Vaya a Configuración (el equipo en la esquina) y seleccione Cuentas y Configuración.
2. Seleccione la pestaña Avanzado.
3. En la sección Contabilidad, seleccione Editar.
4. Seleccione la casilla Cerrar los libros.
5. Introduzca una fecha de cierre.
6. Seleccione la opción para permitir cambios después de ver una advertencia e ingresar una contraseña si desea requerir una contraseña antes de que se puedan realizar cambios en el período cerrado. Esto es muy recomendable.

Paso 2: Cierre sus libros en QuickBooks Desktop:

1. En el menú Editar, seleccione Preferencias.
2. En la pestaña Preferencias de la empresa, haga clic en Establecer fecha / Contraseña.
3. Introduzca la fecha de cierre.
4. Seleccione la opción para permitir cambios después de ver una advertencia e ingresar una contraseña si desea requerir una contraseña antes de que se puedan realizar cambios en el período cerrado. Esto es muy recomendable.

¿Qué sucede Cuando Establece una Fecha de Cierre en QuickBooks?

Establecer una fecha de cierre evita que otros realicen cambios en períodos anteriores. Esto puede suceder por accidente, cuando alguien hace un ajuste a una factura del último año, o ingresa una fecha incorrecta en un gasto.

Muchos propietarios de pequeñas empresas piden a su Proadvisor de QuickBooks o a su CPA que realicen el proceso de cierre formal (y todos los procedimientos de cierre relacionados) y que sean los únicos que conocen esa contraseña de cierre. Esto es lo más seguro y evita que cualquier persona realice cambios no autorizados.

¿Cómo Realizar un Seguimiento de Los Cambios Realizados Después de Cerrar Libros en QuickBooks Online?

Incluso con protección por contraseña, es posible realizar cambios en QuickBooks después de haber cerrado formalmente los libros. Esto es algo bueno sometimes a veces descubres artículos pasados por alto que deberían haber sido reportados en el año anterior o errores en las entradas. O tal vez su CPA note que no se hizo una entrada en el diario para acumular cuentas por pagar. Pero esos cambios no deben hacerse a la ligera.

Es por eso que QuickBooks rastrea esos cambios en un informe de excepciones. Encontrará las Excepciones al informe de Fecha de cierre en Informes. Este informe mostrará todas las transacciones fechadas en o antes de la fecha de cierre que se registraron por primera vez o se modificaron después de la fecha de cierre. Este informe muestra la fecha y la hora en que se realizó cada cambio y el nombre del usuario que lo hizo.

Cerrar los libros dibuja una línea en la arena y le da números sólidos con los que trabajar para el futuro. Con mejores números, los dueños de negocios pueden tomar mejores decisiones. ¿Y no es esa la clave del éxito de su negocio?