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¡Papel, papel, papel! Estoy así de cerca de digitalizar el resto de mis archivos con la ayuda del práctico escáner dandy NeatDesk que la compañía Neat me envió a revisar, pero antes de hacerlo, pensé que deberíamos volver a organizar sus archivos en papel porque no hay nada de malo en mantener copias en papel de las cosas as ¡siempre y cuando pueda encontrar lo que necesita cuando lo necesita!

En mi vida anterior, los sistemas de archivos eran en realidad mi pasión organizadora (todos los que están organizando adictos como yo están asentiendo con la cabeza, apreciando que tengo una pasión por esto, y el resto de ustedes están sacudiendo la cabeza preguntándose si estoy nuts…am ¿Tengo razón?).

Me doy cuenta de que es una cosa mundana para ser apasionado, pero me encanta la sensación de tomar montones de papel desorganizado y crear un sistema de archivos bonito y fácil de usar. Por ejemplo, si usted es un estudiante graduado que ha pedido servicios de redacción de tesis personalizados, debe estar organizado con toda su investigación de tesis y documentos para ahorrar dinero. De hecho, muchos se dan cuenta de lo importante que es organizar su papeleo. He hecho algunas consultas para empresas e individuos para ayudarlos a crear sistemas de archivos para satisfacer sus necesidades, y no hay nada mejor que mirar los archivos terminados y ver la gran diferencia que ha hecho organizarse.

Por supuesto, ser capaz de acceder y encontrar documentos importantes rápidamente no es la única razón para organizarse. Si bien no es la razón más glamurosa para organizarse, es importante considerar la facilidad con la que otra persona podría dar sentido a todos sus archivos si falleciera. Tener archivos organizados hace que esa tarea desgarradora sea un poco más fácil al eliminar la frustración de no poder encontrar lo que necesitan.

Pensando en sus Necesidades

Antes de empezar a hablar de lo que creo que son los ingredientes clave para un sistema de archivos que funciona, comencemos con algunas preguntas básicas:

¿Qué hay en Sus archivos?

• ¿Sus registros son principalmente documentos a largo plazo, como información hipotecaria, documentos de seguro de automóvil, acuerdos de alquiler, etc., o también tiene registros diarios/semanales/mensuales regulares para agregar?

• ¿Tiene documentos de negocios que presentar? ¿Registros de educación en casa? Otras categorías de papeleo?

• ¿Qué registros está guardando actualmente que tal vez no necesite? ¿Podría cambiar a estados de cuenta electrónicos para cualquiera de sus cuentas?

Tener en cuenta la privacidad y la seguridad

• ¿Tiene documentos importantes, como certificados de nacimiento, que deben guardarse en una caja ignífuga?

• ¿Alguno de sus registros necesita estar cerrado con llave para mantener alejados a los ojos curiosos?

• ¿Quién necesita acceso a sus archivos? ¿Necesita áreas separadas a las que puedan acceder diferentes personas?

Teniendo en cuenta las limitaciones de espacio

• ¿Cuánto espacio tiene para sus archivos?

• ¿Tu archivador está lleno?

• ¿Puede extraer registros de años anteriores y almacenarlos en otro lugar en lugar de mantenerlos en su área de archivos principal?

• ¿Valdría la pena escanear su papeleo y guardarlo en la computadora en lugar de en una copia impresa?

• ¿A qué registros tiende a referirse más a menudo que necesita mantener de fácil acceso?

Pensar en estas preguntas antes de comenzar a organizar sus archivos le ayudará a crear un sistema que funcione al hacer que sus registros sean fáciles de encontrar y acceder.

Usar una bandeja de entrada & Bandeja de salida

Mientras que los registros desorganizados son una gran fuente de desorden de papel, el papel entrante que necesita ser ordenado y el papel que espera que usted tome medidas generalmente es un culpable más grande. Crear un sistema de archivos es importante, pero también lo es tener un sistema para papel a medida que llega a su hogar, de lo contrario, su sistema de archivos no le servirá de nada.

Aquí hay algunas estrategias para administrar los documentos entrantes:

• Ordenar inmediatamente. En lugar de apilar correo, papeles escolares, etc. en el mostrador o en el escritorio para tratar más tarde, clasifíquelos en el momento en que entre por la puerta. A veces, incluso voy a ordenar en el coche, ya que nuestro buzón está a media milla de nuestra casa. Tire inmediatamente basura, sobres y rellenos a la papelera de reciclaje, y cree bandejas de entrada para los papeles que estén listos para ser archivados y los que necesiten acción.

• Si puedes, ocúpate de ello de inmediato. Si una hoja de permiso necesita una firma, fírmala de inmediato y métela en la mochila para volver a la escuela. Si algo necesita un sello para regresar al buzón, tómese un minuto para prepararlo en lugar de guardarlo para más tarde. La regla touch it once funciona para mantener su hogar organizado y también para reducir la cantidad de desorden de papel con el que se enfrenta.

• Darse de baja, darse de baja, darse de baja. Esta regla no solo se aplica al correo electrónico; ¡también funciona para el desorden de papel! Aunque lleva más tiempo, haga un esfuerzo para darse de baja de catálogos y boletines informativos y para inscribirse en listas de no correo. Joshua compartió un montón de grandes estrategias aquí para reducir la cantidad de correo que recibe.

Qué conservar & Qué regalar

Antes de analizar los diferentes métodos para organizar sus registros y documentos, otro problema que se convierte en un obstáculo para muchas personas es saber qué registros deben conservarse y cuáles pueden desecharse.

Mi sensación general es que no necesitamos mantener casi tanto como creemos. En mi casa, ya no guardamos nuestras facturas mensuales de servicios públicos, nuestros talones de pago semanales o incluso nuestros estados de cuenta mensuales de tarjetas de crédito. Sí, es absolutamente crítico que verifique que la información de cada uno sea correcta antes de triturarla y tirarla, pero realmente no hay ninguna razón por la que deba conservarla después de eso, especialmente cuando puede acceder a tanta cantidad en línea.

Por supuesto, hay algunas cosas que debe mantener, como acuerdos de préstamo, registros permanentes (como certificados de nacimiento, tarjetas de seguro social, etc.).), pólizas de seguro, registros de impuestos,etc.

Echa un vistazo a este excelente artículo para obtener pautas más detalladas sobre qué registros se pueden desechar.

Crear un sistema de archivos

Ahora, vamos a recorrer los pasos para crear un sistema de archivos que funcione.

1. Cree un Esquema básico

Incluso antes de tocar sus archivos, comience creando un esquema básico de los registros que tiene y cómo desea que se organicen.

Por ejemplo, tengo Registros Comerciales, Registros del Hogar y Registros de Educación en el Hogar. Esos tres elementos serán los niveles superiores de mi esquema, pero también necesito ir al siguiente nivel y crear categorías anidadas:

I. Registros Domésticos

A. Registros Fiscales
B. Registros de Vehículos
C. Documentos de Seguro
D. Registros Médicos

(Esta es una de las razones por las que es importante pensar en lo que necesita mantener y cómo desea organizarlo antes de llegar a este paso, ¡aunque probablemente también modificará su esquema a medida que avance!)

2. Cree Subcategorías detalladas

Una vez que tenga su esquema básico en su lugar, es hora de pensar en cómo desea organizar idealmente esos registros para que sean fáciles de encontrar y usar. Por ejemplo, en Registros Médicos, quiero separar los registros de cada miembro de la familia para no tener que clasificarlos para encontrar lo que estoy buscando. Luego puedo archivar nuevos registros en la parte frontal del archivo para que estén en orden de fecha (de más reciente a más antiguo) siempre que los necesite.

Mi esquema ahora se ve así:

I. Registros del Hogar

A. Registros Fiscales

1. 2009
2. 2008
3. 2007
4. 2006

B. Registros de vehículos

1. Mantenimiento y garantías
2. Título, registro y etiquetas

C. Documentos de seguro

1. Seguro de automóvil
2. Políticas canceladas
3. Seguro de salud
4. Seguro de hogar
5. Seguro de vida

D. Historias clínicas

1. Registros de Baby Girl # 1
2. Registros de Baby Girl # 2
3. Registros de Baby Girl # 3
4. Registros de Baby Girl # 4
5. Registros de Mandi
6. Registros de Sean

3. Comience a Crear archivos para Cada Categoría

Ahora, aquí es donde mis sistemas de archivos difieren de los de muchas otras personas. Nunca uso carpetas de archivos para mis archivos. Nunca. En su lugar, prefiero usar archivos colgantes para todos mis archivos.

La razón por la que hago esto es simple: tener las pestañas de archivos colgantes alineadas y/o codificadas por colores hace que un sistema de archivos sea mucho, mucho más fácil para sus ojos y mucho, mucho más fácil de usar. Personalmente, creo que las carpetas de archivos interiores son una pérdida de dinero, espacio y recursos a menos que las uses para lapbooking.

En su lugar, escalono y/o codigo por colores las pestañas para definir las categorías y subcategorías, y luego las alfabetizo dentro de cada categoría para una referencia rápida.

Por ejemplo, usando mi esquema de arriba, comenzaría creando pestañas para todos los Registros de Impuestos y alineándolos a la izquierda de mis archivos colgantes. En lugar de usar un archivo colgante con cuatro carpetas de archivos dentro, prefiero crear cuatro archivos colgantes separados etiquetados como 2008, 2009, 2010 y 2011.

A continuación, pasaré a los Registros de vehículos. Para esta categoría, crearía dos pestañas: «Registros de mantenimiento»y» Título, Registro y Etiquetas». En lugar de alinear estas pestañas en el extremo izquierdo de mis archivos colgantes, comenzaría con algunas ranuras para que estuvieran escalonadas detrás de las otras.

Siempre imprimo una copia de mi esquema y la guardo en la parte delantera del archivador en un protector de hojas, pero si le preocupa no tener definida la categoría maestra para cada agrupación, simplemente puede agregarla a la pestaña. Por ejemplo, «Yukón-Registros de Mantenimiento»,»Yukón – Título, Registro y Etiquetas».

4. Use Códigos de colores para diferentes Categorías principales

También he utilizado pestañas de colores, además de escalonar las pestañas para diferenciar las categorías. Sin embargo, si tiene varias categorías principales, como Hogar, Negocios y Educación en el hogar, que desea mantener en un gabinete, reservaría su código de colores para ese propósito. Puede comprar las pestañas de colores o simplemente imprimir sus etiquetas en papel de colores para ver claramente qué sección se dedicó a qué categoría.

5. Archive sus documentos

Una vez que haya creado sus archivos, comience a transferir sus archivos antiguos al nuevo sistema y a ordenar los documentos sin archivar. Lo más probable es que tenga que agregar subcategorías en el camino, y puede mirar hacia atrás y darse cuenta de que podría haber combinado algunas de sus subcategorías después de todo, pero está bien. La clave para un sistema de archivos que funcione es estar dispuesto a modificarlo según sea necesario. Esta es en realidad una de las razones por las que dejé de imprimir mis pestañas en la impresora y elegí escribir a mano o usar el fabricante de etiquetas en su lugar. Sé que es más probable que cree uno nuevo cuando sea necesario si es fácil de hacer.

Incluso en esta época de correo electrónico, pago de facturas en línea y blogs, el desorden de papel abruma a muchas familias, pero tomarse el tiempo para crear un sistema de archivos que funcione y los hábitos que minimizan el desorden realmente valen la pena, ya que ya no puede ordenar montones de papeles para encontrar lo que necesita.

¿Cómo organiza sus archivos en papel?