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La auditoría de compras es un paso en el ciclo de gestión de compras y una parte esencial del proceso de compras. Cuando una empresa obtiene los recursos que necesita para completar su trabajo y funcionar sin problemas, administrar el gasto hasta el final es obligatorio para evitar el gasto excesivo y construir relaciones confiables con los proveedores para proyectos futuros.

La gestión de adquisiciones abarca varios procesos, uno de los cuales es la auditoría. Los otros incluyen:

• Pedidos y pedidos de compra
• Solicitud de proveedores
• Negociaciones de contratos
• Gestión de proveedores
• Aprobaciones de pedidos y facturas
• Mantenimiento de registros

La auditoría revisa específicamente sus contratos de adquisiciones y proveedores para analizar la precisión, eficiencia y legitimidad del esfuerzo general de adquisición. Los registros producidos también ayudarán a dar forma a los futuros procesos de adquisición.

El gasto puede ocurrir de cualquier forma. Costes directos, como salarios y seguros del personal, así como costes de producción asociados a las materias primas en la fabricación. También se tienen en cuenta los costos indirectos, como los servicios profesionales y los gastos de viaje. ¿Cómo permite una visibilidad adecuada de sus actividades de gasto y las audita para lograr competitividad en el mercado?

Por qué Debe Centrarse en los procedimientos de auditoría

El departamento de compras tiene mucho en sus manos cuando se trata de administrar y hacer cumplir las prácticas de adquisición. El proceso de auditoría ayudará con múltiples aspectos del trabajo.

• Rendimiento de gasto: La auditoría le permite retroceder y ver hacia dónde va su dinero. Encontrar nuevas formas de reducir las barreras, negociar contratos de proveedores más sólidos, encontrar proveedores de mayor calidad y optimizar el gasto en general contribuyen a una mejor rentabilidad.
• Optimización del flujo de trabajo: Cuando tiene la oportunidad de revisar los procesos de compra, puede identificar fácilmente prácticas comerciales redundantes u obsoletas que ralentizan su ciclo de compras. Por ejemplo, es posible que esté ordenando productos similares de varios proveedores o proveedores cuando podría compilarlos juntos en un pedido a granel.
• Visibilidad de la cadena de suministro: Para los procedimientos de adquisición directa, una revisión estructurada de los gastos evalúa formalmente su ecosistema de cadena de suministro y evita errores administrativos. Los propios proveedores estarán más motivados para evaluar sus propias prácticas cuando vean que usted valora el cumplimiento de las políticas.
• Legitimidad: Una auditoría detecta y protege contra facturas fraudulentas. Con tantas compras hechas todos los días, puede ser fácil que los gastos deshonestos se filtren por las grietas. Los esquemas de facturación son, por ejemplo, la forma más común de fraude para las pequeñas empresas.
• Gestión de riesgos: En una nota similar, el gasto fraudulento a menudo conduce a infracciones de fraude e cumplimiento. Las auditorías formales le apuntan en la dirección correcta cuando se trata de tomar medidas correctivas contra las infracciones de los estándares de la industria y las políticas legales.
• Pistas de auditoría: Llevar a cabo sus propias auditorías internas es sin duda un paso en la dirección correcta, pero en ocasiones también necesita una auditoría externa, ya sea de otra empresa o de una agencia gubernamental. En ambos casos, ya tendrá una pista de auditoría en su lugar.

No espere que todos los beneficios de una auditoría lleguen de la noche a la mañana. Los registros de auditoría le ayudan a realizar mejoras incrementales a medida que reduce los costos innecesarios y agiliza los contratos sin afectar la calidad de su trabajo.

El Proceso De Implementación de Auditorías de adquisiciones

Identifique áreas problemáticas en sus prácticas de adquisiciones, y sus hallazgos impulsarán controles internos más sólidos y lo ayudarán a identificar los recursos necesarios para las operaciones internas. Los siguientes son algunos pasos básicos hacia una auditoría de compras impactante.

Hable con la Gerencia superior

Si trabaja en compras, adquisiciones o incluso en gestión de proyectos, conseguir que los supervisores se sumen a sus planes debe ser una prioridad. Recoja cualquier opinión de los gerentes para que pueda hacer preparativos y saber dónde enfocar sus esfuerzos.

Esta es una oportunidad para destacar cualquier área de preocupación. ¿Algunos proveedores no le están dando los resultados que necesita? Entonces es posible que desee comenzar allí primero. Del mismo modo, cualquier proceso o política en particular que requiera reconocimiento debe ser planteado a la alta dirección.

Involucrar también a las Partes interesadas

Además de la administración, las partes interesadas de la organización son las que dan aprobaciones y hacen las compras. Estas personas a menudo no están dispuestas a renunciar al control sobre sus recursos, por lo que es importante que también entiendan tus intenciones. Demostrar que las auditorías contribuyen a una mejor integridad en el proceso de adquisición.

Aproveche los comentarios que recibe de ellos también. Algunas partes interesadas en el proceso de gestión de adquisiciones pueden plantear problemas o cambios específicos que desean implementar. Tal vez sea conveniente adoptar diferentes contratos, o un proceso o política en particular requiera consideración.

Revise Sus formularios de compra

Una orden de compra es el documento que su empresa envía al proveedor para una nueva compra. Revise primero sus órdenes de compra y asegúrese de que se completen completa y exactamente. Los campos específicos a examinar son:

• Números de orden de compra de los artículos pedidos
• Información del proveedor
• Precisión de las descripciones y los precios de los productos
• Firmas autorizadas

Recuerde que cualquier factura o recibo final que tenga debe reflejarse en la orden de compra original. AP debería ser capaz de hacer algunas comprobaciones cruzadas para que se tenga en cuenta todo.

Una revisión estructurada de las órdenes de compra también es una oportunidad para comparar los gastos de su inventario con otros departamentos análogos de su industria. Usa promedios locales o nacionales para ver cómo te comparas con otras empresas y competidores.

Por último, tenga en cuenta que cuando la administración de adquisiciones evalúa formalmente las órdenes de compra, el gran volumen de transacciones realizadas puede dificultar el proceso. Si está trabajando manualmente, tome muestras aleatorias de la lista de pedidos de cada proveedor para verificar nuevamente.

Revisar cada Proveedor de Su Lista

La selección de proveedores o Proveedores es otra de las principales responsabilidades del departamento de adquisiciones. Además de encontrar formas de hacer pedidos al por mayor en varios departamentos, consulte con cada contrato para ver si se ajusta a los estándares de su negocio. Deje de lado cualquier organización a la que compre si no cumple con sus expectativas.

Las variables a tener en cuenta incluyen las siguientes:

• Descuentos a granel, reembolsos y otras formas de ahorrar dinero
• Programas de crédito
• Prácticas de entrega
• Precisión y lenguaje claro en el contrato
• Calidad de los servicios prestados
• Reputación del proveedor en el mercado
• Comparaciones con otras organizaciones que ofrecen bienes y servicios similares

¿Quién sabe? Una auditoría de compras podría descubrir descuentos ocultos y formas de ahorrar que la administración del proyecto podría haber perdido a primera vista.

Revisar las políticas de la empresa

Trabajar como auditor no termina con los proveedores. También determinará los procedimientos dentro de la organización en relación con las adquisiciones, como la firma de documentos o la aprobación de contratos. Cada paso que realizan los empleados debe ser observado y registrado para asegurarse de que todo se complete de acuerdo con las especificaciones de la gestión de adquisiciones.

Obtenga comentarios de su personal también. ¿Son demasiado onerosos los nuevos protocolos introducidos por las auditorías de adquisiciones? ¿Deben cambiarse para que se adapten mejor al flujo de trabajo general de la empresa?

Crear un informe final

Revise sus hallazgos compilando un informe final y discútalo con la administración del proyecto. Si algún dato sugiere contratos ineficientes, fraude potencial o falta de cumplimiento, haga un registro de ello y discuta formas de solucionar los problemas.

El informe debe contener información procesable para alentar la acción correctiva, potenciada por los datos de adquisición recopilados durante el proceso. Un mejor proceso de adquisición cataliza la capacidad de una empresa para agilizar las operaciones de adquisición, recibir recursos de manera más consistente y revisar el desempeño de los contratos.

La Lista de verificación de auditoría de adquisiciones

Hay muchos procesos, documentos, comentarios y contratos de adquisiciones para realizar un seguimiento a lo largo de la gestión del proyecto. Para ayudarlo a mantenerse al tanto de todo y medir su progreso, la siguiente lista de verificación cubre la mayoría de las responsabilidades de las auditorías de adquisiciones.

• Preparación: El gasto indirecto es especialmente difícil de manejar para la gestión de proyectos, ya que no está exactamente grabado en piedra donde se realizan nuevas compras. Comience por organizar todas sus compras, incluidas aquellas con términos de contrato vagos, descuentos perdidos, discrepancias de precios y otros problemas potenciales.
• Órdenes de compra: Por ejemplo, ¿su organización utiliza la coincidencia de tres vías? ¿Existen protecciones contra el fraude? ¿Y se habilitan las autorizaciones adecuadas durante el proceso de aprobación? Debes estar al tanto de lo que está sucediendo a lo largo del proceso, desde hacer el pedido hasta recibirlo.
• Selección de proveedores: Analice el rendimiento de cada contrato y cómo se compara con el resto de su cartera. ¿Está cada uno a la altura de sus estándares y cumple con sus políticas? ¿Cuál es el proceso de incorporación de un nuevo proveedor cuando es necesario?Pagos
• : El procesamiento de facturas debe ser preciso, completo y oportuno. Esté atento a las transacciones fraudulentas como siempre. El emparejamiento a tres bandas también podría jugar un papel aquí.
• Informar de sus hallazgos: Determine las acciones correctivas necesarias para solucionar los problemas planteados por la auditoría de adquisiciones. ¿Qué podemos hacer para reducir el riesgo, aumentar la eficiencia y garantizar el cumplimiento de un proceso de gestión de proyectos en el futuro?

Cree su propia lista de verificación de acuerdo con sus propias necesidades y circunstancias. Cada empresa es diferente cuando se trata de adquirir sus bienes y servicios, así que ¿por qué no hacer su solución a medida?

Prácticas recomendadas de Auditoría de adquisiciones

¿Desea algunos consejos y tácticas adicionales antes de comenzar con esta tarea que transformará la forma en que adquiere todo lo que su negocio necesita?

• Contrate a un auditor interno dedicado para manejar esta tarea: Lograr que el departamento de compras se audite a sí mismo es ineficaz y un posible conflicto de intereses. Después de todo, no querrá que los empleados escriban sus propias revisiones de rendimiento, así que entregue el trabajo a un equipo de auditoría interna para crear una revisión completa, precisa y estructurada. Este equipo debe comprender las políticas y necesidades actuales del proyecto y de la organización en su conjunto.
• Recuerde crear un rastro de papel para futuras auditorías: Una vez que ya haya recopilado todos los datos de ventas, registros de inventario, cuentas por pagar y otra documentación relacionada con el proceso de auditoría, ya sabrá exactamente cómo hacerlo de nuevo la próxima vez que se realice una auditoría. Trabaje en el rastro de papel la primera vez para hacer que los ciclos futuros sean mucho más rápidos.
• Planee implementar procedimientos personalizados en respuesta a sus hallazgos: Una de las cosas menos útiles que la auditoría de adquisiciones puede hacer es ofrecer asesoramiento genérico en respuesta a las ineficiencias encontradas. Trate de crear soluciones a medida que se apliquen específicamente al tipo de organizaciones para las que trabaja.
• Empezar a usar una herramienta de adquisición: La automatización ya nos ha ayudado en gran parte de nuestras vidas, y la gerencia de proyectos estará encantada de saber que ahora existen soluciones modernas para hacer que la auditoría de compras sea más rápida y fácil.

Mantenerse competitivo en un mercado en constante crecimiento consiste en adoptar las últimas herramientas para el trabajo. Hablemos más sobre las herramientas de software relacionadas con la auditoría interna en la siguiente sección.

Herramientas, software y automatización

Si le parece que las auditorías son un desafío para ejecutar, sepa que abordar la tarea es mucho más fácil cuando tiene un sistema automatizado para ayudarlo. Ahora existen servicios en línea que están diseñados para manejar tareas como:

• Gestión centralizada de registros
• Colaboración basada en la nube
• Visibilidad del flujo de trabajo para protegerse contra el fraude o el incumplimiento
• Comparaciones rápidas de los mejores proveedores
• Análisis de precios en tiempo real para comparar ofertas

Una herramienta de compras también puede acelerar la auditoría en general enviando los documentos correctos a las personas adecuadas de forma automática, asegurando que ninguna parte interesada quede desinformada. También reduce en gran medida la posibilidad de errores humanos en la entrada de datos y el análisis. Está claro que el futuro de la auditoría y del proceso de adquisición en general dependerá de la automatización del software y de los beneficios de eficiencia que inevitablemente proporciona.