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Este artículo se basa en software heredado.

Uno de los beneficios de Outlook es la capacidad de compartir Calendarios con otros. Los calendarios se pueden compartir para proporcionar acceso a otros para que los vean, pero sin realizar ningún cambio. También se puede proporcionar acceso para que otras personas hagan citas en su Calendario. El acceso se basa en los permisos establecidos con el personal apropiado del departamento.

Consejos generales de etiqueta

Los siguientes consejos de etiqueta se recomiendan cuando programes una cita en el Calendario de otra persona. Los departamentos individuales también pueden tener pautas para crear citas en el Calendario de otra persona.

• Establezca la hora como provisional para que el propietario del Calendario pueda saber de un vistazo que el Calendario ha cambiado.

• Use el cuadro de diálogo Cita e incluya una breve nota sobre la cita (como lo haría en un mensaje telefónico). Incluir información de contacto como parte de esta nota puede ser apropiado si el propietario del Calendario necesita comunicarse con la persona antes de la reunión.

• Firma la nota con tus iniciales o tu nombre.

Opciones para compartir

Outlook admite tres métodos para compartir Calendarios (y otros recursos de Outlook). Estos incluyen:

• compartir con unos pocos usuarios fuera de su departamento
• compartir con miembros de su departamento
• compartir con un amplio grupo de usuarios fuera de su departamento

Pocos Usuarios Fuera de su Departamento

Si está compartiendo con solo unos pocos usuarios fuera de su departamento, la mejor manera de compartir su Calendario sería establecer los permisos su calendario y luego haga que el usuario use el comando Abrir carpeta «Otros usuarios».

Para permitir que otros accedan a su Calendario a través del comando Abrir carpeta «Otros usuarios», debe concederles acceso a su calendario.

Miembros de su Departamento

Al compartir Calendarios dentro de su departamento, puede usar el comando Abrir carpeta «Otros usuarios»; sin embargo, establecer una carpeta de calendarios compartidos en la unidad Departament S: sería más fácil acceder a los Calendarios. Todavía se pueden establecer permisos por usuario y no todos los miembros del departamento tienen que poder ver el Calendario.

Para obtener instrucciones sobre cómo configurar y acceder al Calendario compartido, consulte Compartir el Calendario con los miembros del Departamento.

Amplio Grupo de Usuarios Fuera de su Departamento

Si está compartiendo con varias personas fuera de su departamento, la forma más fácil de compartir su Calendario sería usar carpetas públicas, especialmente cuando no conoce a las personas específicas que necesitarán acceso. Al igual que las otras opciones, puede establecer permisos por usuario o para grupos.

Para obtener instrucciones sobre cómo configurar y acceder a calendarios públicos, consulte Creación de un Calendario público.

Citas y Calendarios compartidos

Al hacer una cita en el Calendario de otra persona, el proceso es el mismo que hacer una cita en su Calendario. Se recomienda usar el cuadro de diálogo Nueva cita para poder agregar una nota sobre la cita. Al hacer una cita en su Calendario, puede configurarla como privada para que otras personas que vean su Calendario no puedan ver los detalles de la cita. Para obtener más instrucciones sobre cómo hacer citas, consulte Programar citas.