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En este tutorial de SharePoint, descubra qué es la aprobación de contenido de SharePoint. Cómo habilitar la aprobación de contenido en SharePoint 2013/2016/2019 o SharePoint Online. A continuación, mostraré cómo aprobar/rechazar elementos o documentos de la lista en SharePoint Online mediante la función de aprobación de contenido de la lista/biblioteca de SharePoint.

¿Qué es la aprobación de contenido de SharePoint?

La función de aprobación de contenido de SharePoint permite a los aprobadores (miembros de un sitio que tienen permiso de aprobador) publicar elementos de lista o documentos para una lista o biblioteca.

Si una lista o biblioteca de documentos de SharePoint tiene habilitada una función de aprobación de documentos, cuando un usuario agregue un elemento o documento a una biblioteca de documentos, no estará disponible para todos los usuarios, el elemento estará en etapa pendiente. Una vez que un aprobador, aprueba un elemento o documento, solo estará disponible para todos los usuarios.

De forma predeterminada, las aprobaciones de contenido están desactivadas y cualquier usuario con acceso de lectura puede ver elementos de borrador en la mayoría de las aplicaciones. Los sitios de SharePoint creados con la plantilla de sitio de publicación ya tienen activada la aprobación de contenido en la aplicación Pages.

¿Por qué se requiere la aprobación de contenido de SharePoint?

Las listas y bibliotecas de SharePoint a menudo pueden contener información confidencial que puede ser importante tener solo versiones «oficiales» de elementos o archivos visibles para los usuarios. Y para ver esto, necesita la aprobación de un elemento o archivo antes de que el contenido sea visible para la mayoría de los usuarios del sitio.

Al requerir la aprobación, la organización puede aplicar un nivel significativo de calidad y seguridad al contenido de las listas y libraries.by habilitar este borrador de documento en espera de aprobación de contenido se encuentra en el estado Pendiente. Cuando un aprobador revisa el documento y aprueba el contenido, queda disponible para que lo vean los usuarios que tienen permisos de lectura.

El propietario de una biblioteca de documentos puede habilitar la aprobación de contenido para una biblioteca de documentos y, opcionalmente, puede asociar un flujo de trabajo con la biblioteca para ejecutar el proceso de aprobación.

El mejor ejemplo para explicar es que si estamos creando un sitio de blog, necesitamos revisar todos los blogs de los colaboradores antes de publicarlos.

Habilitar la aprobación de contenido en la Lista o Biblioteca de documentos de SharePoint

Aquí veremos primero cómo podemos habilitar/deshabilitar la aprobación de contenido en una lista o biblioteca de documentos de SharePoint en SharePoint Online/2013 / 2016.

Paso-1

Si está utilizando una lista o biblioteca de SharePoint moderna, haga clic en el icono de engranaje y, a continuación, haga clic en Configuración de lista/Configuración de biblioteca como se muestra a continuación:

Abra la lista de SharePoint o la biblioteca de documentos y haga clic en Configuración de biblioteca como se muestra a continuación, si está utilizando un sitio de SharePoint clásico.

Paso-2

Ahora haga clic en Configuración de versiones que se encuentra en Configuración general en la página Configuración de lista o biblioteca.

Paso-3

Allí puede ver la sección Aprobación de contenido, elija Sí para » ¿Requiere aprobación de contenido para los elementos enviados?»como abajo:

Paso-4

A continuación, presentamos el Historial de versiones de documentos donde encontrará tres opciones,

• Sin Control de Versiones: Si no se está utilizando el control de versiones y se carga un documento nuevo en la biblioteca de documentos, se agrega a la biblioteca en estado Pendiente y no es visible para los usuarios que tienen permisos de lectura hasta que se apruebe.
• Crear versiones principales: Si se está utilizando el control de versiones principales y se carga un nuevo documento a la biblioteca de documentos, se agrega a la biblioteca en estado Pendiente y no es visible para los usuarios que tienen permisos de lectura hasta que se apruebe como versión 1.
• Crear versiones mayores y menores: Si se está utilizando el control de versiones mayor y menor y se carga un nuevo documento a la biblioteca de documentos, se puede agregar a la biblioteca en el estado de borrador como versión 0.1 o el autor puede solicitar su aprobación de inmediato. En este caso, el estado del documento pasa a ser Pendiente.

Aquí tenemos la opción Crear versión principal, ya que no queremos que los espectadores vean los permisos de lectura hasta que se apruebe.

Paso-5

Seguridad de elementos de borrador Especifique qué usuarios deben poder ver borradores en esta biblioteca de documentos. Aquí queremos que el único autor del sitio o el administrador vea, de modo que hemos seleccionado solo con usuarios que pueden aprobar elementos (y el autor del elemento).

Paso-6

A continuación aparece require to Check Out donde nos pide que especifiquemos si los usuarios deben verificar documentos antes de realizar cambios en esta biblioteca de documentos o no. A continuación, haga clic en el botón aceptar para activar.

Ahora, un elemento o un archivo de un sitio se aprueba en una lista o biblioteca si la persona tiene Control Total o permisos de diseño. Como administrador, seguiremos los pasos para aprobar los elementos.

Paso-7

En la lista o biblioteca de SharePoint moderna, puede ver que se agregaron dos vistas como a continuación:

En el sitio clásico, podemos ver que se ha agregado una nueva columna como Estado aprobado, así como que se crean dos nuevos tipos de vista junto con la vista predeterminada. Estos son los elementos Aprobar/rechazar y la vista Mis envíos.

En la lista moderno, puede ver la columna Estado de aprobación. De forma predeterminada, se aprobará el Estado de aprobación de cada elemento existente.

Paso-8

Si abre la vista de lista Aprobar/rechazar elementos en el sitio de SharePoint. Verá todos sus Elementos Pendientes y Aprobados como a continuación:

Al hacer clic en la vista Aprobar/rechazar elementos, podemos ver varios estados y elementos en ella, como cuántos archivos están en estado aprobado y cuántos están pendientes y cuántos son rechazados.

Paso-9

La vista Mis envíos ayuda a examinar los documentos y elementos que envía el usuario que ha iniciado sesión.

Aprobar / Rechazar Elementos o Documentos después de habilitar la Aprobación de contenido

Ahora, veremos cómo un aprobado puede aprobar/rechazar elementos después de habilitar la aprobación de contenido en la lista o biblioteca de SharePoint Online.

Paso-10

Hay dos maneras, podemos Aprobar o Rechazar los artículos.

Seleccione el elemento de lista de SharePoint Online y, a continuación, haga clic en … – > Aprobar / Rechazar desde la barra de comandos como a continuación:

O seleccione el menú ECB y luego haga clic en Más – > Aprobar / Rechazar como se muestra a continuación:

A continuación, puede seleccionar una de las siguientes opciones:

• Aprobado
• Rechazado
• Pendiente

Y también puede agregar comentarios adicionales en el cuadro de comentarios como se muestra a continuación:

Agregará una columna adicional como «Comentarios del Aprobador» como a continuación, donde puede ver el comentario del Aprobador.

En la lista clásica de SharePoint, abra la lista de SharePoint o la biblioteca de documentos y seleccione un elemento. Haga clic en – > Avanzado y, a continuación, haga clic en Aprobar/Rechazar.

Paso-11

Elija la opción Aprobado para que el elemento sea visible para todos los usuarios. Elija Rechazado si desea rechazar el artículo y devolverá el artículo al creador y el artículo solo será visible para el creador y todos los demás usuarios que puedan ver el borrador. Si elige la opción Pendiente, el documento será visible para el usuario que creó el elemento, así como para todos los usuarios que puedan ver los elementos de borrador en SharePoint Online.

Cómo desactivar la aprobación de contenido en SharePoint

¿Cómo desactivar la aprobación de contenido en SharePoint? Para desactivar la aprobación de contenido en la biblioteca de documentos de SharePoint, abra el icono Biblioteca de documentos de SharePoint Online -> Configuración – > Configuración de biblioteca y, a continuación, haga clic en Configuración de control de versiones en Configuración general.

Luego, en la página Configuración de control de versiones, Configure No para Requerir aprobación de contenido para los elementos enviados? como abajo:

Esta es la forma de desactivar la aprobación de contenido en la biblioteca o lista de documentos de SharePoint.

Permisos de aprobación de contenido de SharePoint

De forma predeterminada, cuando alguien envía un elemento o documento, estará en estado pendiente. Antes de que alguien lo apruebe, estará en estado Pendiente.

Veamos qué permiso se requiere para que alguien apruebe o rechace un elemento en SharePoint. En la lista o biblioteca moderna de SharePoint, un usuario requiere, Administra, permisos de listas para aprobar o rechazar un elemento.

En los sitios de SharePoint clásicos, un usuario requiere permiso de aprobación para aprobar o rechazar elementos. El permiso de contribuir debería funcionar bien. Puede crear un nivel de permiso personalizado y habilitar el permiso Aprobar elementos. A continuación, cree un grupo de SharePoint personalizado y asigne el nivel de permiso personalizado al grupo de SharePoint. Luego, agregue todos sus usuarios al grupo en particular, asegúrese de agregar solo aquellos usuarios que desee que puedan aprobar.

Esto es todo lo que necesita saber sobre los permisos de aprobación de contenido de SharePoint.

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Aquí he explicado qué es la aprobación de contenido en SharePoint Online o SharePoint 2013/2016? ¿Por qué requerimos la aprobación de contenido en SharePoint? Y cómo habilitar la aprobación de contenido en la lista de SharePoint o en las bibliotecas de documentos. También he mostrado cómo un aprobador puede aprobar y rechazar elementos en SharePoint Online o SharePoint 2013/2016/2019.