5 pasos para definir el alcance de un proyecto
¿Son tareas perdidas, reuniones desenfocadas y falta de seguimiento parte de su vida cotidiana? Sus resultados pueden verse afectados si su trabajo no se prioriza y organiza adecuadamente. En cualquier caso, el primer orden del día debe ser definir el alcance de un proyecto. ¿Has oído hablar de este concepto?
No usar un visor significa estar completamente en la oscuridad sobre qué esperar de sus tareas e incertidumbre total sobre su rendimiento. No solo eso, sino que también hace que todo el proceso sea mucho más difícil de lo que debe ser.
Para evitar todo eso, debe abogar por la idea de emplear ámbitos bien definidos para sus proyectos. Si todos los jugadores adecuados apoyan este movimiento, todo su negocio puede disfrutar de los beneficios de sus resultados.
¿Cuál es el alcance de un proyecto?
El alcance de un proyecto se refiere a la determinación de los elementos más importantes que debe completar. Incluye detalles como la lista de entregables, objetivos, costos, presupuesto, miembros del personal y otros. El objetivo principal de un alcance es servir de referencia central para las tareas asociadas con el proyecto.
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Cualquier cosa puede ser un proyecto, como el desarrollo de una aplicación, un video o incluso un evento. Tu equipo puede contribuir, compartir y acceder al alcance de un proyecto como parte de un esfuerzo de colaboración para completarlo. A través de métodos de documentación eficaces, puede asegurarse de que las personas adecuadas estén siempre familiarizadas con cada etapa del proyecto, sus demandas, necesidades y detalles específicos.
Por ejemplo, supongamos que está desarrollando un proyecto centrado en el marketing por correo electrónico. El alcance incluiría elementos como la audiencia a la que aspiras llegar, qué métricas determinarán tu éxito con tu contenido, así como los pasos necesarios para completarlo.
Estos son los beneficios más importantes de trabajar con un alcance bien definido de un proyecto:
- permite que todas las partes interesadas estén al día sobre las particularidades de su proyecto, minimizando la posibilidad de errores;
- ofrece un marco de trabajo procesable que los gerentes pueden usar para asignar tareas al equipo y hacer referencia a los pasos de la hoja de ruta;
- lo mantiene a usted y a su equipo enfocados en pasos y objetivos concretos, lo que evita que su proyecto pierda el enfoque y se transforme en algo similar a lo esperado;
- lo ayuda a mejorar su proyecto a medida que se desarrolla;
Para que el alcance de un proyecto funcione correctamente, se requiere una buena comunicación entre los gerentes y sus equipos. Es fundamental que todos entiendan sus roles y cómo afectan a cada paso del desarrollo del proyecto. Esto solo puede ser beneficioso si el alcance se planifica adecuadamente.
Cómo definir el alcance de un proyecto?
Como aprendiste en la sección anterior, escribir el alcance de un proyecto es crucial para su éxito. Requiere las acciones correctas durante sus etapas de planificación y ejecución; de lo contrario, arriesgará el rendimiento y el desarrollo de su proyecto.
Estos son los 5 pasos más importantes para definir el alcance de un proyecto en su negocio:
- Identifique las necesidades del proyecto
¿Qué necesita completar su proyecto? Asegúrese de considerar cada paso del proceso, desde el principio hasta el soporte que pueda requerir una vez completado.
Esto incluye información sobre los profesionales necesarios y las habilidades requeridas para desarrollar el proyecto. Puede especificar las posiciones, departamentos y divisiones de su negocio si facilita la visualización de las cosas. Aquí también es donde debe definir las herramientas que necesitará, ya sea físicas o de software.
Si se siente abrumado por la idea de establecer tales necesidades específicas, puede tomar proyectos similares anteriores como marco de referencia. Además, consulte a los miembros de su personal sobre lo que requieren para realizar lo que el proyecto les pide.
2. Averigua los objetivos del proyecto
El siguiente paso que debes tomar consiste en decidir los objetivos de tu proyecto. Significa definir lo que su negocio pretende lograr en términos de resultados con la ejecución y finalización de su proyecto. Si esto parece demasiado abstracto, puede usar una guía útil llamada criterios INTELIGENTES.
El acrónimo SMART se utiliza para ayudarle a recordar las características adecuadas para los objetivos que propone para su proyecto. Esto es lo que significa cada letra y cómo puede trabajar con cada criterio:
- S es para específico, lo que le ayuda a asegurarse de qué aspecto de su negocio se beneficia con la finalización de su proyecto;
- M es para medible, lo que impulsa la selección de uno o más indicadores clave de rendimiento;
- A es para alcanzable, lo que lo guía hacia el establecimiento de objetivos orientados a la acción y realistas;
- R es para relevante, lo que significa establecer metas que estén alineadas con los objetivos y la misión de su empresa;
- T es para límite de tiempo, que es donde especifica el marco de tiempo de su proyecto y cuánto tiempo tiene para alcanzar sus metas.
3. Considere las limitaciones del proyecto
Mientras piensa en el alcance de un proyecto, debe considerar cómo el equilibrio de sus fortalezas y debilidades aumenta y afecta su resultado. Esto significa asegurarse de que sus limitaciones no le impidan alcanzar sus metas.
Para ayudar con este paso, puede usar el análisis FODA. Es una matriz que requiere que usted complete las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas de su proyecto. El objetivo principal es ser consciente de estos criterios y de cómo pueden afectar su capacidad para completar su proyecto.
Las fortalezas de su proyecto deben ser lo que su negocio tiene que sirva como una ventaja para los demás. Las debilidades, aunque se explican por sí mismas, especifican qué pone a su empresa en desventaja. En oportunidades, debes indicar los entornos en los que puedes explotar tus fortalezas. Por último, agregue las condiciones que podrían causarle problemas en las amenazas.
4. Defina recursos y presupuesto
¿Cuánto en términos de recursos se necesita para lograr sus objetivos con este proyecto? Una parte crítica de su alcance implica definir cuánto costará todo y cuál es el presupuesto que su empresa ha reservado para ello.
El presupuesto de un proyecto debe ser suficiente para que se concluya con éxito dentro de las características planificadas. También significa asegurarse de que se gasten los recursos adecuados en las áreas apropiadas de su proyecto.
Este paso debe concluirse después de los anteriores, ya que es sustancialmente más fácil pensar en sus costos y presupuesto después de definir sus necesidades, objetivos y limitaciones. Por eso, asegúrate de seguirlos en orden.
5. Escribir una sentencia de alcance de proyecto mortal
Puede sentir que tiene todo lo que necesita para el alcance de un proyecto, pero todavía hay una pieza de contenido definitiva que lo une todo: su sentencia.
El objetivo de la declaración de alcance del proyecto es proporcionar una justificación de su existencia, así como un resumen de todo lo que ha definido hasta ahora. Aquí es donde se especifica un entendimiento común de lo que es importante, qué procesos se utilizan y se establece la base fundamental de su proyecto.
Además, asegúrese de que sea una lectura inspiradora. De esa manera, tu equipo y cualquier otra persona que lea la declaración de tu proyecto verán rápidamente su valor. Para hacer eso, crea una narrativa que vincule todo tu alcance. Por último, tenga cuidado de no escribir demasiado, ya que es necesario ser específico.
Para definir el alcance de un proyecto, debe seguir los pasos correctos. Esto es fundamental para la planificación y ejecución de un resultado de calidad, que siempre es una necesidad sin importar el negocio de su empresa. Siga las pautas que trae el artículo y asegúrese de alcanzar sus metas establecidas.
Si su proyecto incluye creación de contenido, debe asegurarse de que tenga la apertura perfecta para inspirar una lectura adicional. Echa un vistazo a esta publicación de blog sobre cómo escribir una gran introducción.