5 Pasos fáciles para la Sesión de Lecciones Aprendidas Perfectas
Dicho esto, tengo un proceso simple de 5 pasos para llevar a cabo una sesión de lecciones aprendidas muy exitosa. Es básico, pero debería serlo. No es muy diferente a cualquier otra reunión, pero puede ser un tema delicado para algunos y difícil reunir a la gente una vez que el proyecto ha terminado o casi terminado. Tan simple es lo mejor. Los cinco pasos
Planifique con anticipación. Podría sentarse en una mesa redonda con todas las partes interesadas clave y dar la vuelta a la sala. El problema con eso es que lo que debería tomar de 1 a 2 horas podría durar todo el día, por lo que al ser el buen facilitador de reuniones que eres, planifica con anticipación en lugar de solo llamar por teléfono. Plan de una fecha, hora y lugar y lo aprobado por el cliente. Tenga en cuenta que para algo como esto, la ubicación conjunta no es realmente necesaria. De hecho, vernos tampoco es realmente necesario, por lo que una llamada de conferencia debería funcionar a menos que la combines con algún evento de proyecto importante que no recomendaría. La única excepción es que soy un gran defensor de múltiples sesiones de lecciones aprendidas que se llevan a cabo a lo largo de un compromiso de proyecto, por lo general coincidiendo con una firma / aprobación de entrega clave, por lo que si estás en el mismo lugar para algo así, excelente.
Pero para la sesión única de lecciones aprendidas del proyecto, planifique una agenda, proponga algunos de sus propios pros y contras como iniciadores de la discusión y envíelos a todas las partes interesadas como parte del intercambio de información y la comunicación para dar invitaciones. Ayudará a poner en marcha el proceso de pensamiento, ya que la mayoría de las partes interesadas realmente están incómodas con las sesiones, así como inexpertas con estas sesiones y no saben qué llevar a la mesa. Su comunicación avanzada y el juego de inicio ayudarán a que la pelota ruede cuando comience la sesión real. Siéntase libre de reunir esta información inicial con el equipo para avanzar en la discusión con más material y más profundo: la perspectiva de cinco o seis personas para comenzar las cosas no solo sirve para una mejor discusión desde el principio, sino que debería ayudar a acortar la reunión en general.
Enviar por adelantado. A continuación, envíe esta información que usted y el equipo han preparado a todas las partes interesadas para que la revisen. Como se indicó anteriormente, los ayudará a asistir a esta sesión, a veces incómoda, más preparados y a comprender mejor el enfoque general de la reunión, lo que hará que la reunión y la información que se compartan sean más útiles, centradas y productivas.
Obtener comentarios. Obtenga comentarios de las partes interesadas planificadas. Muchos no necesitarán más información, pero algunos pueden seguir necesitando orientación o los asistentes clave pueden solicitar un cambio de fecha para que puedan asistir. Cualquier comentario que reciba, incluso si se trata de comentarios sobre las ventajas y desventajas que envió para comenzar la fiesta, será útil para los objetivos generales de la reunión. La misión es compartir información y hacerlo de manera y en un entorno oportuno y controlado.
Conducta. A continuación, continúe con la sesión de lecciones aprendidas. Tome buenas notas o haga que alguien en el equipo tome buenas notas – tiene que ser alguien que pasó por el proyecto y experimentó los altibajos para comprender la discusión y los comentarios que se hacen. Habrá muchos movimientos de cabeza o sacudidas de cabeza.
Seguimiento. Por último, haz un seguimiento. Siempre haga un seguimiento de cualquier reunión o discusión importante con las notas de la reunión y envíelas a todos los asistentes y a los asistentes propuestos que no asistieron. La clave es siempre asegurarse de que todos tengan voz y voto y que todos estén de acuerdo al final del día. Solicite comentarios con 24 horas, revise las notas y envíelas de vuelta una última vez.
Resumen / llamada de entrada
Lecciones aprendidas se trata de entender lo que todos hicieron » bien «y lo que todos podrían haber hecho «mejor».»No se trata de señalar con el dedo. Se trata de aprender. ¿Cómo se siente acerca de las lecciones aprendidas – realiza la sesión regularmente? ¿Cómo te sientes acerca de esta lista, qué cambiarías al respecto?