11 consejos para seleccionar e implementar un sistema ERP
Los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) son la columna vertebral de las empresas modernas. La agilidad que proporciona un sistema ERP moderno respaldado por procesos empresariales perfeccionados puede ayudar a cualquier empresa a competir en el entorno empresarial actual, que se ha visto gravemente afectado por las interrupciones de la cadena de suministro, así como por las interrupciones de las operaciones comerciales tradicionales debido a que los empleados trabajan desde casa debido a COVID.
Si su organización ha reunido soluciones puntuales o ha cojeado junto con una plataforma ERP local heredada, puede ser el momento de invertir en revisar cómo funciona su negocio.
Una implementación o migración de ERP puede ser una perspectiva desalentadora, especialmente para organizaciones con procesos empresariales anticuados personalizados para adaptarse a la funcionalidad limitada de su pila empresarial actual. Sin embargo, los siguientes consejos pueden ayudar a las organizaciones a seleccionar el proveedor de ERP adecuado e implementar el nuevo sistema con una cantidad mínima de dolor y una cantidad máxima de éxito.
Sentar las bases de la organización
Antes de iniciar el proceso de selección de proveedores, las organizaciones deben sentar las bases primero abordando los problemas políticos, organizativos, de gestión del cambio y de gobernanza necesarios por adelantado.
Cada organización experimenta luchas de poder y problemas políticos derivados de los diferentes mandatos y presiones bajo los que trabajan sus diversos grupos. Un ejemplo clásico? La lucha entre los profesionales de la seguridad de TI y la «TI en la sombra», en la que las líneas de negocio implementan tecnología sin la aprobación explícita de TI. Luego está la naturaleza humana básica en torno al cambio, con algunos individuos tratando de impulsar cambios evolutivos en el negocio, mientras que otros se muestran más resistentes al cambio, preocupados de que las nuevas tecnologías interrumpan sus rutinas diarias de trabajo o incluso les quiten su trabajo.
Debido a que una implementación de ERP es tan profunda e impacta en todos los aspectos del negocio, las empresas necesitan resolver problemas políticos antes de seguir adelante. Necesitan poner en marcha procesos de gestión del cambio, abordar las preocupaciones de los empleados a través de la transparencia y la capacitación, y resolver cuestiones de gobernanza. ¿A quién pertenece el ERP? Si te mudas a un modelo SaaS, ¿qué pasa con el interno? Esas preguntas deben ser respondidas antes de que se traiga a los posibles proveedores.
Revise sus procesos
Implementar un nuevo sistema ERP es una gran oportunidad para repensar y optimizar el funcionamiento de su organización. Simplemente compilar una lista de los procesos de negocio actuales e intentar replicarlos en un nuevo sistema ERP es el camino equivocado.
En su lugar, las empresas deben utilizar una implementación o migración de ERP como parte crítica de sus esfuerzos de transformación digital. La analista de Forrester, Liz Herbert, dice que las empresas deben considerar ejercicios como
o
para explorar formas nuevas y creativas de mejorar los procesos empresariales. Las organizaciones también deben abrir el proceso de lluvia de ideas para incluir no solo a los líderes de departamento, sino también a los usuarios finales, incluso clientes y socios.
Obtenga sus datos en una fila
Las empresas que se mueven para consolidar una variedad de productos puntuales, aplicaciones de cosecha propia o un sistema ERP heredado en una plataforma ERP moderna e integral deben considerar si sus capacidades de recopilación de datos están al día.
Como lo expresa Michael Larner, analista de investigación de ABI, » Cuán robusta es la fuente de información de la que la solución puede obtener información, para proporcionar una única versión de la verdad.»Esto es particularmente importante ya que las empresas tienen problemas con la cadena de suministro y necesitan tener información en tiempo real sobre los sistemas de extremo a extremo que pueden abarcar múltiples funciones, como sitios de comercio electrónico, ventas, facturación, fabricación, gestión de inventario, entrega, soporte o servicio al cliente.
Centrarse en los requisitos críticos del negocio
Las organizaciones ciertamente quieren moverse rápidamente para comenzar a cosechar los beneficios del nuevo sistema ERP lo antes posible, pero Lisa Anderson, presidenta de LMA Consulting Group, advierte que es mejor tomarse el tiempo para hacer bien el proceso de selección de proveedores que apresurarse a algo de lo que podría arrepentirse en el futuro.
Al realizar la selección de proveedores, las grandes organizaciones a menudo presentan una lista de docenas y docenas de requisitos comerciales. Y la mayoría de los proveedores le dirán que pueden satisfacerlos a todos. Anderson recomienda tomarse el tiempo para reducir esa lista a unos pocos procesos de negocio críticos que tienen una funcionalidad única o proporcionan un diferenciador de negocio significativo. Agrega que las empresas deben fijar a los proveedores específicamente en lo que se necesitaría para mejorar esas funciones empresariales críticas en términos de costo, tiempo, complejidad y capacitación.
Plan para el futuro
Larner hace hincapié en que seleccionar un proveedor que proporcione la misma funcionalidad que tiene ahora nunca es suficiente, especialmente al migrar a la nube. La implementación de un nuevo sistema ERP es una gran oportunidad para hacer uso de análisis de datos avanzados y simulaciones, como hilos digitales o tecnología de gemelos digitales, por ejemplo, para anticipar necesidades e inquietudes futuras, dice Larner.
Asegúrese de preguntar a los proveedores qué ofrecen sus plataformas para garantizar que su negocio prospere más allá de la implementación. «Me ayuda a entender lo que está sucediendo hoy y lo que sucederá mañana. ¿Puede anticipar escasez o cuellos de botella? Eso hace que la actualización del sistema ERP pase de ser una simple herramienta de adquisición a una herramienta estratégica», dice Larner.
Realizar una demostración al comienzo del proceso
Muchas organizaciones pasan por todo el proceso de selección de proveedores y luego traen al postor ganador para realizar una demostración que muestra a los empleados cómo será el nuevo sistema. Un mejor enfoque, dice Herbert, es traer a uno o dos proveedores para que realicen una demostración al comienzo del proceso, para que los empleados puedan imaginar las posibilidades del nuevo sistema cuando todavía hay una oportunidad de retroalimentación y, desde una perspectiva política, no se presenta como un hecho consumado que se está forzando a los empleados sin notificación previa.
Partner for the long haul
Para la mayoría de las organizaciones, la transición a un nuevo sistema de planificación de los recursos institucionales requerirá ayuda externa, ya sea debido a limitaciones internas de personal de TI, presiones de tiempo o falta de conocimientos especializados. Según Anderson, esto significa tomar una decisión difícil con un impacto significativo: ¿Se asocia con el proveedor de ERP, con un distribuidor o integrador de sistemas afiliado al proveedor de ERP, o con un proveedor o consultor de tecnología independiente?
Busque un socio que tenga una profunda experiencia en la industria, comprenda sus procesos de negocio por dentro y por fuera y tenga un historial de experiencia en procesos. También es importante asegurarse de que el proveedor de ERP y/o el socio externo tengan el alcance global para cumplir con sus requisitos. Recuerde, una vez que toma una decisión de ERP, está comprometido a largo plazo.
Hacer de la experiencia del usuario una prioridad
Es fundamental tener en cuenta no solo el software en sí, sino lo fácil que es para los usuarios finales aprender los nuevos sistemas y operarlos. Lo último que desea es implementar software que apague a las personas y se convierta en algo que eviten hasta que se vean absolutamente obligados a usarlo.
Compruebe lo que ofrece el proveedor en términos de plantillas, guías en línea, materiales de capacitación, comunidades y foros. ¿Qué aspecto tiene la incorporación? ¿Existe una opción de autoservicio para que los usuarios finales puedan ponerse en marcha sin intervención de TI?
Asegúrese de que el nuevo ERP se integra con otras aplicaciones
El sistema ERP no funciona en el vacío. El departamento de TI sigue siendo responsable del buen funcionamiento de todos los procesos de negocio. Las aplicaciones ERP interactúan con bases de datos, aplicaciones heredadas, otras aplicaciones SaaS, como CRM, y aplicaciones específicas de la industria, como la gestión de la calidad en la fabricación. Las empresas deben comprender qué tan bien el nuevo sistema ERP podrá integrarse con el resto de la infraestructura de TI. Averigüe qué tipos de API se ofrecen.
Resolver el debate de personalización vs estandarización
En el mundo de ERP, hay un tira y afloja constante entre personalización y estandarización. A menudo, las organizaciones se sienten tentadas a crear sus propias aplicaciones ERP para mejorar los procesos de negocio o las experiencias de los usuarios. Sin embargo, con el tiempo, la proliferación de aplicaciones personalizadas puede crear problemas en términos de coherencia y actualizabilidad. La estandarización permite a las empresas mantenerse en el camino del proveedor y aprovechar las innovaciones desarrolladas por el proveedor SaaS, dice Herbert.
La tendencia en estos días es más hacia la estandarización, por lo que las organizaciones deben tener políticas y procedimientos implementados para asegurarse de que las empresas no se alejen demasiado de la ruta del proveedor, al tiempo que permiten cierta personalización cuando tiene sentido para el negocio. Herbert dice que una división de 80/20 es un buen punto de referencia a seguir.
Aproveche los sistemas ERP heredados ágiles y de bajo código
A menudo se describen como monolitos inflexibles que no se pueden actualizar a la velocidad de los negocios simplemente por la forma en que se han diseñado. Con el reciente cambio hacia el desarrollo ágil de software y la democratización general de la TI, propiciada por avances como los entornos de desarrollo de código bajo o sin código, las empresas pueden cambiar eso.
Herbert dice que en el pasado los desarrolladores tenían miedo de implementar una nueva actualización de ERP porque podría ser perjudicial para el negocio y la gente tenía «miedo de tocar cualquier cosa que pudiera derribar el sistema.»Pero a medida que las organizaciones se sienten cómodas con las aplicaciones SaaS que se actualizan con frecuencia, existe la oportunidad de aplicar los principios de desarrollo ágil al sistema ERP. «La agilidad es un gran cambio en la implementación de ERP», dice Herbert. «No tienes que planificar cada caso de uso, cada pieza funcional por adelantado. Puedes ser iterativo en lo que construyes y en lo que consumes.»
Y con opciones de código bajo y sin código, las empresas pueden desarrollar de forma segura mejoras en los procesos empresariales en los bordes sin afectar al sistema ERP central. Por supuesto, Herbert agrega que las organizaciones que siguen este camino también necesitan tener la gobernanza adecuada en su lugar.