Wie lange Nachlasspapiere aufbewahrt werden
Ein Testamentsvollstrecker zu sein, ist unter den besten Umständen eine schwierige Aufgabe. Sobald das Anwesen endgültig besiedelt ist, besteht Ihr größter Wunsch möglicherweise darin, den gesamten Papierkram, den Sie dabei angesammelt haben, abzuwerfen. Experten empfehlen, die meisten Nachlassunterlagen sieben bis 10 Jahre nach dem Datum der endgültigen Abwicklung des Nachlasses aufzubewahren, da dies zu einer Prüfung durch den Internal Revenue Service (IRS) oder zu verspäteten Forderungen von Gläubigern und Erben führen kann.
Mögliche Ansprüche und Verjährungsfristen
Zu Ihren Aufgaben als Testamentsvollstrecker eines Nachlasses gehört die Prüfung des Testaments, falls vorhanden, die Benachrichtigung der Erben, die Zusammenstellung und Bewertung der Vermögenswerte, die Benachrichtigung und Auszahlung der Gläubiger, die Begleichung von Steuerverpflichtungen und letztendlich die Ausschüttung an die Begünstigten des Nachlasses. Abhängig von der Größe des Nachlasses kann die Erfüllung dieser Verpflichtungen einen erheblichen Papierkram verursachen. Viele dieser Aufzeichnungen könnten für zukünftige Ansprüche des IRS oder von Erben oder Gläubigern relevant sein, die die Verteilung von Vermögenswerten oder die Verwaltung des Nachlasses in Frage stellen.
Jeder Anspruch, den ein potenzieller Kläger gegen einen Nachlass erheben kann, ist durch eine als Verjährungsfrist bekannte Rechtsvorschrift begrenzt, die eine Frist für die Einreichung einer Klage festlegt. Obwohl die Verjährungsfristen je nach Staat variieren, sind sie im Allgemeinen in Bezug auf Nachlässe ziemlich kurz, um den Respekt vor den Wünschen des Verstorbenen zu fördern und die Endgültigkeit zu unterstützen, wenn ein Nachlass geschlossen wird.
Zum Beispiel geben Staaten Gläubigern im Allgemeinen nur ein oder zwei Jahre ab dem Datum des Todes oder des Datums der Kündigung, um eine Forderung einzureichen. Gleiches gilt für verärgerte Erben, die das Testament oder die unter ihm gemachten Ausschüttungen anfechten möchten. Aber Klägern kann es manchmal gelingen, ein Gericht davon zu überzeugen, Ansprüche außerhalb der Verjährungsfrist zuzulassen, daher ist es am besten, die Aufzeichnungen nur für den Fall aufzubewahren.
Dann besteht die Möglichkeit eines IRS-Audits. Während diese selten sind, sind sie nicht unbekannt. Als Testamentsvollstrecker mussten Sie möglicherweise verschiedene Arten von Steuererklärungen einreichen, einschließlich der endgültigen Einkommensteuer des Erblassers, der vom Nachlass selbst geschuldeten Einkommensteuer und der Nachlass- oder Schenkungssteuer, falls erforderlich. Der IRS hat in der Regel drei Jahre Zeit, um eine Rendite zu prüfen, aber unter bestimmten Umständen wird dieser Zeitraum auf sechs Jahre verlängert.
Das Endergebnis
Letztendlich empfehlen Experten, die meisten Nachlasspapiere sieben bis 10 Jahre lang aufzubewahren, nur um sicherzugehen. Insbesondere brechen die Empfehlungen auf diese Weise aus:
- Bewahren Sie Steuererklärungen und Belege, Aufzeichnungen über Immobilien- oder Investitionsverkäufe, Beurteilungen sowie die Kontoauszüge und Buchhaltungsunterlagen des Nachlasses einschließlich der Zahlung an die Gläubiger mindestens sieben Jahre lang auf.
- Führen Sie Aufzeichnungen über alle Trusts, die mit Nachlassvermögen gegründet wurden, bis mindestens 10 Jahre nachdem der jüngste Begünstigte berechtigt ist, seinen vollen Anteil zu übernehmen.
- Bewahren Sie die Sterbeurkunde des Verstorbenen, die laufenden Treuhanddokumente, das Original und die vom Gericht ausgestellten testamentarischen Briefe auf unbestimmte Zeit auf.
Das ist potenziell eine Menge Papier für einen größeren Nachlass. Wenn Sie nicht Platz für alles haben, sollten Sie nur Originale aufbewahren, z. B. ein unterschriebenes Testament oder eine beglaubigte Kopie einer Sterbeurkunde, und den Rest scannen. Bewahren Sie eine Kopie auf einer externen Festplatte oder Festplatte auf und sichern Sie sie auch in der Cloud. Erkundigen Sie sich bei Ihrem Dienstanbieter, um sicherzustellen, dass Ihre Daten verschlüsselt werden.
Wenn Sie bereit sind, Dokumente loszuwerden, sollten Sie sie zerkleinern, da viele Nachlassunterlagen wichtige persönliche Informationen enthalten. Bevor Sie diesen Schritt unternehmen, wenden Sie sich an einen Nachlassplanungsanwalt — insbesondere wenn es einen Anwalt gibt, der mit Ihnen an der Abwicklung des Nachlasses gearbeitet hat —, um Rat zu Ihrer speziellen Situation zu erhalten.