• Articles
• admin

Es ist kein Geheimnis, dass Büromanager das Rückgrat eines hochfunktionalen Büros sind. Viele Unternehmen sind auf ihre Büroleiter angewiesen, um eine gute Lebensqualität und Produktivität zu erhalten. Da der Job Geduld, Bürofähigkeiten, Führungsqualitäten und ein Talent für die Arbeit unter Druck erfordert, kann es manchmal schwierig sein, einen großartigen Büroleiter zu finden.

So überdenken Sie Ihren Arbeitsplatz, um sich auf die Rückkehr zur Arbeit vorzubereiten →

Nehmen Sie zum Beispiel Debra Leonard-Porch. Debra ist seit fast 40 Jahren Verwaltungsfachfrau und derzeit Büroleiterin von Incapital Holdings in Chicago. Debra weiß, dass der erste Schritt, um eine großartige Büroleiterin zu werden, darin besteht, sich selbst und Ihre Position ernst zu nehmen:

„Meine Philosophie war immer: ‚Ich bewerbe mich jeden Tag für meinen Job‘. Ich komme herein, um mich für meinen Job zu bewerben, weil er leicht an jemand anderen gehen könnte. Sie können jemanden jünger machen. Sie können jemanden billiger bekommen. Sie können jemanden mit einer besseren Ausbildung bekommen, aber sie werden nie jemanden finden, der so hart arbeitet wie ich.“

Lesen Sie weiter für unseren Leitfaden zu Office Manager-Fähigkeiten, Schulungen und Tipps, und Sie werden in kürzester Zeit zu den Office Manager-Größen wie Debra stoßen.

Was ist ein Office Manager?

Wenn wir über Büroleiter sprechen, sprechen wir wirklich darüber, was ein Büro effizient macht. Büroleiter haben eine Vielzahl von Verantwortlichkeiten, die von den Bedürfnissen ihres Unternehmens abhängen, aber alle Büroleiter sind für die Planung, Koordination und Kontrolle von Büroaktivitäten verantwortlich und achten auf staatliche Kontrolle, Arbeitsgesetze und Mitarbeiterzufriedenheit.

Je nach Fachgebiet kann es eine Vielzahl von Büromanagementjobs geben, die grundlegenden Aufgaben dieser Manager sind jedoch recht ähnlich. Neben der Überwachung des reibungslosen Ablaufs der Verwaltung eines Unternehmens, der Sicherstellung, dass die benötigten Vorräte bereitgestellt werden und die Büroausstattung in Ordnung ist, können Büroleiter manchmal auch Mitarbeiter einstellen, entlassen, schulen und fördern.

Office Manager Skills

Als Office Manager sind Sie für Prozesse, Abläufe, Dokumentation, Kommunikation, Überwachung, Schulung und Verwaltung verantwortlich. Wenn das nach viel Verantwortung klingt, dann deshalb, weil es so ist. Um sicherzustellen, dass das Büro optimal funktioniert, müssen Sie sich mit diesen Büromanagementfähigkeiten auskennen.

Planungsfähigkeiten

Planung sollte für Büroleiter selbstverständlich sein. Ihre Planungsaufgaben reichen von der Planung von Bürobesprechungen bis zur Delegierung von Verantwortlichkeiten. Von der Planung langfristiger Geschäftsabläufe bis zur effizienten Ausführung alltäglicher Aufgaben ist eine organisierte Planung eine Schlüsselkompetenz, die jeder großartige Büroleiter haben sollte.

Administrative Fähigkeiten

Für einen Büroleiter sollten administrative Fähigkeiten zur zweiten Natur gehören. Bevor Sie zu Ihrer Position als Büroleiter aufgestiegen sind, besteht eine gute Chance, dass Sie andere administrative Positionen innehatten. In diesen Positionen hätten Sie eine Basis an administrativen Fähigkeiten entwickelt, die sich nur entwickeln werden, wenn Sie sich an Ihre neue Rolle als Büroleiter anpassen. Sie sind für verschiedene administrative Aufgaben in der Organisation verantwortlich, unterstützen und pflegen die Unternehmenskultur und andere Personalaufgaben wie die Bewertung der Mitarbeiterleistung.

Analytische Fähigkeiten

Die Entwicklung Ihrer analytischen Fähigkeiten auf jeder Beschäftigungsebene ist eine gute Idee. Als Office Manager benötigen Sie diese Fähigkeiten, um Ineffizienzen zu erkennen und Lösungen vorzuschlagen, um zum Erfolg Ihres Unternehmens beizutragen.

Computerkenntnisse

Eine starke, praktische Computerkenntnisse ist nicht nur ideal, aber notwendig für einen Büroleiter. Sie sollten über ein ausreichend hohes Qualifikationsniveau verfügen, um mit den erforderlichen täglichen Computeroperationen – wie Dateneingabe, Blatterstellung und Formatierung von Präsentationen – komfortabel, genau und effizient umgehen zu können. Sie werden wahrscheinlich Software für Spesenabrechnungen, Facility Management, Videokonferenzen und die tägliche Kommunikation verwenden.

Office Manager-Schulungen

Wenn Sie Ihre Unternehmensleiter erklimmen, gibt es immer neue Fähigkeiten zu erlernen, insbesondere wenn es um Büromanagement geht. Glücklicherweise müssen Sie nicht in einem Vollzeit-Degree-Track-Programm eingeschrieben sein, um eine Office-Management-Ausbildung zu erhalten. Es gibt eine Reihe von Online- und persönlichen Kursen für alle, die ihre Karriere als Büroleiter anregen möchten. Egal, ob Sie eine bestimmte Fähigkeit verfeinern oder Ihre gesamten Bürofähigkeiten weiterentwickeln möchten, es gibt den richtigen Kurs für Sie. Lesen Sie weiter aus unserer handverlesenen Auswahl, um den perfekten Kurs für Ihre Büromanagementanforderungen zu finden.

Certification Management and Strategy Institute – Certified Business Office Manager (CBOM) ™

Am besten für Office-Management-Anfänger, die die grundlegenden Ins und Outs des Feldes lernen möchten, bevor sie sich für ihre erste Management-Position bewerben, durch den Abschluss dieses vollständig Online-Kurs, werden Sie die grundlegenden Fähigkeiten und Prozesse lernen benötigt, um effizient jedes moderne Büro laufen.

SkillPath On-Demand–Training – Emotionale Intelligenz

Ideal für Büroleiter, die in Bereichen mit hohem Stress arbeiten, konzentrieren sich die SkillPath Online-Kurse auf das Unterrichten emotionaler Intelligenz. Durch ihr benutzerfreundliches und leicht zu erlernendes Format lernen Sie, Emotionen in jeder Bürosituation zu verstehen, zu regulieren und zu nutzen.

Dale Carnegie Training – Getting Results Without Authority

In wöchentlichen Webinaren lernen Sie, wie Sie potenziell erstickende Büropolitiken überwinden können, um Respekt zu erlangen und Vertrauen zwischen den Positionen in Ihrem Unternehmen aufzubauen.

5 Tipps zur Büroverwaltung

Als Büroleiter müssen Sie bei Ihrer eigenen Arbeit fleißig sein und für die Ausgabe des restlichen Büros verantwortlich sein. Selbst erfahrene Büroleiter können an Tagen gestresst werden, an denen es den Anschein hat, als gäbe es ununterbrochene Bedenken der Mitarbeiter und der Führungskräfte.

Wenn Sie ein paar neue Techniken anwenden, werden Sie feststellen, dass diese überwältigenden Tage weniger häufig und überschaubarer werden. Wenn Sie unsere Top-5-Office-Management-Tipps verwenden, bleiben Sie auf Ihre Arbeit und vor dem Spiel.

Ziele für Ihr Team festlegen

Wenn Sie klare Büroziele festlegen, schaffen Sie wirklich einen Sinn für die Mitarbeiter. Indem Sie Teamziele oder sogar branchenweite Ziele erstellen, verjüngen Sie den Zweck Ihres Unternehmens, die Mitarbeiter motiviert zu halten.

Erstellen Sie erreichbare Ziele, die Teammitglieder dazu inspirieren, bei ihrer Arbeit ehrgeizig zu sein. Wenn ein Team persönlich erfüllt wird, indem es seine Ziele erreicht, wird die gesamte Belegschaft im Gegenzug produktiver und motivierter. Es schadet auch nicht, dass Sie den Fortschritt jedes Teams effizienter überwachen können, wenn ein klares Ziel verfolgt wird.

Kommunikation ist der Schlüssel

Als Office Manager sind Ihre Kommunikationsfähigkeiten das A und O Ihres Erfolgs, da Sie in der Regel der erste Ansprechpartner für Kunden sind, die ins Büro kommen. Sie kommunizieren nicht nur regelmäßig mit Kunden, sondern auch mit Ihren Mitarbeitern, wenn Sie ihre Arbeit innerhalb der Organisation sowohl mündlich als auch schriftlich delegieren.

Diese Kommunikation sollte effizient und professionell sein, um sicherzustellen, dass Nachrichten wie beabsichtigt zugestellt und empfangen werden, aber auch freundlich, um die Beziehungen zu Ihren Kunden und Mitarbeitern aufrechtzuerhalten.

Zeitmanagementfähigkeiten

Fähigkeiten im Zeitmanagement sind ein wesentlicher Bestandteil jedes Büromanagementjobs, da es Ihre Pflicht ist, jede Minute Ihrer Rolle voll auszuschöpfen. Zeitmanagement- und Organisationsfähigkeiten sind erforderlich, um sicherzustellen, dass Sie verfügbar sind, um jede Aufgabe termingerecht mit den übrigen Zeitplänen des Büros abzustimmen.

Seien Sie ein innovativer Denker

Ein innovativer Denker zu sein, ist der erste Schritt in Richtung eines effektiven Büromanagers, da die Problemlösung eine Ihrer Hauptaufgaben ist. Als Büroleiter werden Sie mit ungewohnten Situationen konfrontiert, die auf den ersten Blick außerhalb Ihrer Kontrolle zu liegen scheinen, sowie mit neuen Herausforderungen, die Sie bewältigen müssen. Es mag Ihr erster Instinkt sein, von diesen Herausforderungen frustriert zu werden, aber stattdessen müssen Sie die Fähigkeit entwickeln, sich ihnen von Natur aus mit innovativem Denken zu nähern.

Hier ist ein Tipp für den Einstieg: Umgeben Sie sich mit innovativen Denkern und lernen Sie durch Beobachtung von ihnen. Es ist wichtig, sich neuen Denkweisen und kreativen Erfolgsmethoden auszusetzen.

Setzen Sie Ihre Ausbildung und berufliche Entwicklung fort

Die besten Büroleiter hören nie auf zu lernen. Sie müssen Ihr Wissen kontinuierlich erweitern, um auf dem neuesten Stand der Technologie zu bleiben und neue Managementtaktiken zu entwickeln.

Wenn Sie die berufliche Weiterentwicklung zu einem regelmäßigen Bestandteil Ihres monatlichen strategischen Karriereplans machen, bleiben Sie der Konkurrenz voraus und helfen Ihrem Unternehmen, der Kurve voraus zu sein. Ob Sie sich für Wochenendkurse anmelden oder wöchentliche Online—Webinar-Kurse belegen, lernen Sie weiter – es liegt in Ihrer Verantwortung als Büroleiter.

Ein wirklich großartiger Büroleiter zu werden, bedeutet Absicht — Ihre Kollegen werden es bemerken, Ihre Führungskräfte werden es zu schätzen wissen und Sie werden dadurch erfolgreich sein. Suchen Sie mehr? Schauen Sie sich unseren Leitfaden zum Büromanagement an.

Erfahren Sie mehr über das Meeting Owl →