• Articles
• admin

det er ingen hemmelighed, at office managers er rygraden i ethvert højt fungerende Kontor. Mange virksomheder er afhængige af deres kontorledere for at bevare en god livskvalitet og produktivitet. Fordi jobbet kræver tålmodighed, kontorfærdigheder, ledelsesevne og et talent for at arbejde under pres, kan det nogle gange være svært at finde en god kontorchef.

sådan genovervejer du din arbejdsplads for at forberede dig på tilbagevenden til arbejde. Debra har været administrativ professionel i næsten 40 år og er i øjeblikket kontorchef for inhabilitet i Chicago. Debra ved, at det første skridt til at blive en stor kontorchef tager dig selv og din stilling alvorligt:

“min filosofi har altid været, ‘jeg ansøger om mit job hver dag’. Jeg kommer ind for at ansøge om mit job, fordi det let kunne gå til en anden. De kan få nogen yngre. De kan få nogen billigere. De kan få nogen med en bedre uddannelse, men de vil aldrig finde nogen, der vil arbejde så hårdt som jeg gør.”

læs videre for vores guide til Office manager færdigheder, uddannelse og tips, og du vil slutte sig til office manager greats som Debra på ingen tid.

Hvad er en kontorchef?

når vi taler om kontorledere, taler vi virkelig om, hvad der gør et kontor effektivt. Kontorledere har en række ansvarsområder afhængigt af deres virksomheds behov, men alle kontorledere har ansvaret for planlægning, koordinering og kontrol af kontoraktiviteter samt at være opmærksomme på regeringskontrol, arbejdslovgivning og medarbejdertilfredshed.

afhængigt af feltet kan der være en række kontoradministrationsjob, men de grundlæggende opgaver for disse ledere er ret ens. Udover at føre tilsyn med en virksomheds administration, sørge for, at der leveres nødvendige forsyninger, og at kontorudstyr er i funktionsdygtig stand, kan kontorchefer undertiden også ansætte, fyre, træne og promovere medarbejdere.

Office Manager Skills

som office manager er du ansvarlig for processer, procedurer, dokumentation, kommunikation, tilsyn, træning og administration. Hvis det lyder som et stort ansvar, er det fordi det er. For at sikre kontoret fungerer på sit bedste, skal du være velbevandret i disse office management færdigheder.

planlægning færdigheder

planlægning bør komme naturligt for kontorledere. Dit planlægningsansvar spænder fra planlægning af kontormøder til delegering af ansvar. Fra planlægning langsigtet forretningsdrift til at udføre daglige opgaver effektivt, organiseret planlægning er en vigtig færdighed enhver stor office manager bør have.

Administrative færdigheder

for en kontorchef skal administrative færdigheder komme som anden karakter. Før du steg til din stilling som kontorchef, er der en god chance for, at du har haft andre administrative stillinger. I disse stillinger ville du have dyrket en basislinje af administrative færdigheder, som kun vil udvikle sig, når du tilpasser dig din nye rolle som kontorchef. Du vil være ansvarlig for forskellige administrative opgaver i organisationen, støtte og dyrke virksomhedskultur og andre personaleansvar som evaluering af medarbejdernes præstationer.

analytiske færdigheder

det er en god ide at udvikle dine analytiske færdigheder på ethvert beskæftigelsesniveau. Som kontorchef har du brug for disse færdigheder for at kunne identificere ineffektivitet og foreslå løsninger for at bidrage til din virksomheds succes.

computerfærdigheder

et stærkt, praktisk computerfærdighedssæt er ikke kun ideelt, men nødvendigt for en kontorchef. Du skal have et højt nok færdighedsniveau til at være behageligt, nøjagtigt og effektivt med de krævede daglige computeroperationer – såsom dataindtastning, oprettelse af ark og formatering af præsentationer. Du vil sandsynligvis bruge programmer til udgiftsrapporter, facilitetsstyring og videokonferencer og daglig kommunikation.

Office Manager Training Courses

når du klatrer op på din virksomhedsstige, vil der altid være nye færdigheder at lære, især når det kommer til Kontoradministration. Heldigvis behøver du ikke at være indskrevet i et fuldtids grad-track program for at få en office management uddannelse. Der er en række online og personlige kurser til rådighed for alle, der er interesserede i at stimulere deres kontorledelseskarriere. Uanset om du ønsker at forfine en bestemt færdighed eller videreudvikle dit komplette sæt kontorfærdigheder, er der et kursus, der passer til dig. Læs videre fra vores håndplukkede udvalg for at finde det perfekte kursus til dine kontorstyringsbehov.

Certification Management and Strategy Institute – Certified Business Office Manager (CBOM) list

bedst til office management begyndere, der ønsker at lære de grundlæggende ins og outs af feltet, før de ansøger om deres første lederstilling, gennem afslutningen af denne helt online kursus, vil du lære de rammer færdigheder og processer, der er nødvendige for effektivt at køre enhver moderne kontor.

SkillPath on-Demand Training – Emotional Intelligence

ideel til kontorledere, der arbejder inden for områder med høj stress, SkillPath online-klasser fokuserer på at undervise i følelsesmæssig intelligens. Gennem deres nemme at bruge og nemme at lære format lærer du at forstå, regulere og udnytte følelser i enhver kontorsituation.

Dale Carnegie Training – få resultater uden autoritet

nyttigt for kontorledere, der ønsker at indgyde store virksomhedsændringer og strategier i deres selskab.

5 Office Management Tips

som kontorchef skal du være flittig i dit eget arbejde og ansvarlig for produktionen af resten af kontoret. Selv erfarne kontorledere kan blive stressede på dage, hvor det ser ud til, at der er nonstop medarbejderproblemer og udøvende bekymringer.

ved at vedtage et par nye teknikker finder du, at de overvældende dage bliver mindre hyppige og mere håndterbare. Når du bruger vores top 5 office management tips, Vil du blive på toppen af dit arbejde og foran spillet.

Opret mål for dit Team

når du opretter klare kontormål, skaber du virkelig en følelse af formål for medarbejderne. Ved at oprette team mål, eller endda gren brede mål, forynger du formålet for din virksomhed at holde medarbejderne motiverede.

Opret opnåelige mål, der inspirerer teammedlemmer til at være ambitiøse med deres arbejde. Når et hold er personligt opfyldt ved at nå deres mål, vil hele arbejdsstyrken være mere produktiv og motiveret til gengæld. Det gør heller ikke ondt, at du vil kunne overvåge hvert holds fremskridt mere effektivt, når der er et klart mål, der arbejdes hen imod.

kommunikation er nøglen

som office manager er dine kommunikationsevner slut-alt-alt-din succes, da du typisk er det første kontaktpunkt for klienter, der kommer ind på kontoret. Du kommunikerer ikke kun regelmæssigt med kunder, men dine medarbejdere, når du delegerer deres arbejde i organisationen både mundtligt og skriftligt.

denne kommunikation skal være effektiv og professionel for at sikre, at meddelelser leveres og modtages efter hensigten, men også venlige for at opretholde relationer med dine kunder og medarbejdere.

Time Management Skills

færdigheder i Time management er en væsentlig del af enhver office management job, da det er din pligt at udnytte hvert minut af din rolle til sit fulde potentiale. Tidsstyring og organisation færdigheder er nødvendige for at være sikker på du er til rådighed til korrekt tildele hver opgave på tidsplan med resten af kontorets tidslinjer.

Vær en innovativ tænker

at være en innovativ tænker er et skridt i retning af at være en effektiv kontorchef, fordi problemløsning er et af dine vigtigste ansvarsområder. Som en office manager, vil du blive konfronteret med ukendte situationer, der kan i første omgang synes at være ude af din kontrol, samt nye udfordringer, du har brug for at overvinde. Det kan være dit første instinkt at ty til at blive frustreret over disse udfordringer, men i stedet skal du udvikle evnen til at komme ind i dem med innovativ tænkning.

her er et tip til at komme i gang: Omgiv dig med innovative tænkere og lær af dem gennem observation. Det er vigtigt at udsætte dig selv for nye måder at tænke på og kreative metoder til succes.

fortsæt din uddannelse og faglige udvikling

de bedste kontorledere holder aldrig op med at lære. Du bliver nødt til løbende at udvide din viden for at holde styr på udviklingen af teknologi og udvikle nye ledelsesmæssige taktik.

når du gør faglig udvikling til en fast del af din månedlige strategiske karriereplan, holder du dig foran konkurrencen og hjælper også med at holde din virksomhed foran kurven. Uanset om det er ved at tilmelde dig kurser eller tage ugentlige online kurser, skal du fortsætte med at lære — det er en del af dit ansvar som kontorchef.

at blive en virkelig god kontorchef handler om intention — dine kolleger vil bemærke det, dine ledere vil sætte pris på det, og du får succes på grund af det. Leder du efter mere? Se vores guide til Kontoradministration.

Lær mere om Mødeuglen karrus