Zabezpečení účetních dat: 9 tipů, jak zabránit zpronevěře
mnoho malých a středních podnikatelů považuje zpronevěru pouze za věc, kterou čtou v titulcích novin nebo sledují televizní kriminální dramata. Ale ve skutečnosti je to mnohem častější, než si myslíte. Globální studie PwC z roku 2020 zjistila, že téměř polovina společností zažila za posledních 24 měsíců nějaký druh podvodu. Z těchto incidentů bylo téměř 40% spácháno lidmi uvnitř společností, zatímco přibližně 10% se stalo tajnou dohodou mezi vnitřními a vnějšími viníky.
odborníci tvrdí, že malé a střední podniky jsou ve skutečnosti zranitelnější vůči podvodům, protože úzké vztahy mezi členy týmu vedou k menší kontrole finančních záležitostí a často existuje méně formálních mechanismů dohledu. Vzhledem k tomu, že dopad podvodů na tyto podniky je větší než u velkých korporací, musí mít vedoucí pracovníci lepší bezpečnostní opatření, která mohou pomoci chránit finanční prostředky jejich organizace. Zde je několik tipů, jak chránit vaši společnost před zpronevěrou.
buďte proaktivní proti zpronevěře
zaměstnanci Vet pečlivě
jděte nad rámec vašeho pocitu při najímání kohokoli, kdo bude zpracovávat jakýkoli typ peněžních transakcí, a zkontrolujte reference a provádějte kontroly na pozadí. Jakmile jsou na palubě, udržujte rutinní záruky na místě bez ohledu na to, jak pohodlně se cítíte se zaměstnancem. Lidé, kteří jsou jinak etičtí, se mohou podrobit pokušení, zatímco podvodníci mohou úmyslně hledat vaši důvěru (a / nebo dobrovolně více hodin a odpovědnosti), aby usnadnili zpronevěru. Ať tak či onak, v každém případě podvodu musíte dodržovat politiku nulové tolerance.
samostatné účetní povinnosti
riziko se zvyšuje, když pouze jedna osoba zpracovává veškeré finanční záznamy a váš systém zakazuje rutinní křížovou kontrolu. V ideálním případě by vaše interní manipulace s hotovostí a účetní úkoly měly být prováděny samostatně, přičemž nejméně dva zaměstnanci zaměnitelně kontrolují finanční transakce. Například osoby zapojené do hotovostních transakcí by neměly provádět bankovní odsouhlasení.
vynutit dovolenou
jak jednoduché to může být, několik typů podvodů zahrnuje použití další platby zákazníka na starší fakturu, skrývající skutečnost, že některé minulé peníze byly odkloněny. To může pokračovat, pouze pokud je zaměstnanec stále přítomen. Vynucení prázdnin přeruší řetězec událostí.
zřídit vnitřní kontroly
buďte velmi selektivní o tom, komu důvěřujete s finančními údaji, a vyžadujte víceúrovňová schválení při zpracování šeků,úhradách nákladů, přesčasech atd. Možná budete chtít sledovat tento kontrolní seznam zveřejněný asociací certifikovaných zkoušejících podvodů, abyste zjistili, zda užíváte dostatek preventivních opatření.
dvojité kontroly bankovních výpisů
Automatizujte hlášení o odsouhlasení banky a kontrolujte podezřelé aktivity. Varovné příznaky mohou zahrnovat chybějící nebo mimo pořadí kontroly, neznámí příjemci nebo šeky podepsané třetí straně namísto uložených podle pokynů.
Udržujte standardní audity
Udržujte harmonogram pravidelně prováděných finančních zpráv. Můžete také chtít občas provádět neplánované, neočekávané audity zaměřené na vaše nejdůležitější obchodní funkce.
Zaškolte zaměstnance v prevenci podvodů
ujistěte se, že každý, kdo se podílí na finančním konci vašeho podnikání, je obeznámen s preventivními postupy a varovnými signály a že vědí, co dělat, pokud zjistí problém. Systém anonymního hlášení by mohl udavačům zpříjemnit řeč.
Udržujte obchodní a úvěrové účty oddělené a bezpečné
smíchání těchto dvou může být matoucí a může být problematické, pokud jde o sledování obchodních výdajů a vypracování přesných daňových zpráv. Buďte velmi selektivní o tom, kdo může používat firemní kreditní karty.
zvažte odbornou pomoc
pokud je problém s podvodem příliš složitý na to, abyste jej vyřešili sami, zvažte pronájem certifikovaného zkoušejícího podvodu, který se může dostat do Nitry-kostrbatý a přesně určit, co se děje.
: Jak může správný účetní software pomoci
kromě výše uvedených kroků může výběr a implementace správného účetního softwaru také vést dlouhou cestu k zabránění zpronevěry těžce vydělaných prostředků vaší společnosti. Cloud Účetní software může pomoci odstranit slepá místa ve svých operacích, které mohou vést k podvodům, a zároveň poskytuje robustní bezpečnostní opatření, aby se vaše finance v bezpečí. Zde je několik věcí, které byste měli hledat ve svém dalším účetním softwarovém řešení.
Full audit trail
poslední věc, kterou potřebujete, je software, který umožňuje uživateli odstranit transakce podle libosti bez zanechání stopy toho, co se stalo. Základní řešení, jako je QuickBooks, bohužel neuchovávají automaticky záznamy o všech transakcích, což se stává problematickým, pokud jde o identifikaci podvodného chování a nalezení chybějících peněz. Proto mohou lidé smazat transakci na QuickBooks, aniž by opustili skutečnou auditní stopu, což jim umožní trochu tu a tam. Naopak cloudové účetní řešení Gravity Software® (Gravity) sleduje každý záznam, který kdy byl proveden, a udržuje úplnou auditní stopu při každé transakci.
předdefinované bezpečnostní role
s gravitací přesně ovládáte, kdo má přístup ke kterým datům, firemním a finančním obrazovkám, až na úroveň atributů pole. Gravity je plné zabezpečení založené na rolích může být přiřazen nebo znovu přiřazen na vyžádání, poskytuje uživatelům přístup k datům, která jsou potřebná k efektivnímu výkonu své práce.
průhlednost dat
s gravitací jsou data, která potřebujete vidět, vždy k dispozici, když je potřebujete na základě zabezpečení. Máte možnost vytvářet personalizované dashboardy pro klíčové obchodní metriky nejdůležitější pro vaše každodenní operace v reálném čase. Pomocí Global Search nebo Advanced Find můžete okamžitě zobrazit podrobnosti o otevřených fakturách, platbách a inventářích, abychom jmenovali alespoň některé.
Cloud security
vzhledem k tomu, že Gravity je založen na cloudu, nemusíte se obávat ztráty dat, která by mohla potvrdit podvodnou činnost. Proč? Gravity byl postaven na platformě Microsoft Power Platform (aka Dynamics 365), robustní platformě, která hostí více než 5 milionů uživatelů po celém světě. Získáte zvýšenou bezpečnost platformy, kompletní finanční výkaznictví, uživatelsky přívětivé rozhraní, úplné auditní stopy a automatickou replikaci, vše ve snadno použitelném mobilním prostředí, abyste lépe chránili všechny své informace a zabránili zpronevěře ve vaší společnosti.
další informace o cenných bezpečnostních dat funkcí začleněných do Gravity Software voláním 844-464-7284 nebo naplánovat online demo dnes.