• Articles
• admin

fakturace zákazníků je kritickou součástí každého podnikání. Tak, s hladkým fakturačním procesem, bude pro vás hlavním odlehčovačem stresu. V této příručce se dozvíte, jak nastavit novou prodejní fakturu v Xero, jak je poslat e-mailem zákazníkům a jak připojit soubory. A abychom vám pomohli rychleji se naučit lana, podívejte se na náš videonávod (výše).

jak vytvořit novou prodejní fakturu v Xero

vytvoření nové prodejní faktury v Xero je snadné. Chcete-li se dostat na správné místo, přejděte na obchod → přehled prodeje z hlavního menu.

na obrazovce prodeje klikněte na tlačítko + Nový a ze seznamu vyberte fakturu.

nyní byste měli vidět novou šablonu faktury, kterou můžete použít k vytvoření prodejní faktury. Vytvoříme fakturu vyplněním některých hlavních polí:

• na: Vyberte si jakýkoli kontakt se vám líbí. Zvolil jsem ABC Nábytek.
• Datum: zobrazí se aktuální datum. Můžeš to změnit.
• datum splatnosti: zvolte datum asi 30 dnů od data.
• faktura # : číslo faktury se automaticky zobrazí, pokud je součástí vašeho nastavení.
• Reference: může být kód projektu, PSČ nebo číslo objednávky.
• Branding: pokud používáte demo společnost, vyberte ze seznamu speciální projekty.
• Popis: zadejte poradenské služby.
• Počet: zadejte 1.
• Jednotková cena: zadejte 1000.00.
• účet: vyberte 200-prodej ze seznamu kódů hlavní knihy.
• daňová sazba: To by se mělo automaticky naplnit na základě zvoleného kódu hlavní knihy.

Chcete-li zjistit, jak bude faktura zákazníkovi vypadat, klikněte na tlačítko Náhled v pravém horním rohu.

měli byste vidět fakturu, která byla označena dříve zvolenou šablonou značky speciálních projektů. Údaje na faktuře by měly vycházet z výše uvedených informací.

Nyní, když jste vytvořili fakturu, budete ji moci uložit nebo schválit. To, co se rozhodnete udělat, závisí na tom, jak provozujete své podnikání.

pokud proces fakturace vyžaduje uložení nových prodejních faktur jako konceptů pro schválení někoho jiného, klikněte na Uložit → Uložit jako koncept v levé dolní části obrazovky Nová faktura.

Pokud ke schválení nových prodejních faktur nepotřebujete nikoho jiného, můžete je schválit sami kliknutím na tlačítko Schválit v pravé dolní části obrazovky nové faktury.

to je vše, co musíte udělat pro vytvoření nové prodejní faktury v Xero.

jak připojit soubory k prodejní faktuře

někdy, když pošlete klientovi prodejní fakturu e-mailem, musíte s ní poslat některé soubory, jako jsou tabulky aplikace Excel nebo dokumenty PDF. V Xero to můžete provést připojením souborů k faktuře a jejich zahrnutím do e-mailu klientovi.

Chcete-li k faktuře připojit soubory, klikněte na tlačítko v pravé horní části obrazovky faktury, které vypadá jako částečně složený kus papíru. Když se objeví vyskakovací okno, klikněte na odkaz + Nahrát soubory.

Nyní si můžete vybrat soubory, které chcete připojit k faktuře. Pokračujte a připojte soubor Excel, PDF nebo cokoli jiného, co Xero přijme.

po připojení souboru klikněte na ikonu ozubeného kola vedle názvu souboru a v rozevíracím seznamu zvolte zahrnout s fakturou, pokud chcete, aby byl soubor zaslán e-mailem zákazníkovi s fakturou.

váš soubor by se měl přesunout do části zahrnout s fakturou v rozbalovacím okně.

jak poslat e-mailem prodejní fakturu v Xero

v těchto dnech je obvyklé zasílat e-mailové faktury zákazníkům a v Xero mohou být zaslány e-mailem z několika různých míst.

Chcete-li se dostat na správné místo v Xero, přejděte na obchod → přehled prodeje z hlavní nabídky.

nyní kliknutím na sekci čekající Platba zobrazíte všechny prodejní faktury, které byly vytvořeny, ale nebyly zaplaceny zákazníky.

existuje několik míst, kde můžete jít na e-mailové prodejní faktury zákazníkům v Xero. Dvě místa, na která se podíváme v tomto tutoriálu, jsou:

1. z hlavní obrazovky faktury.
2. zevnitř faktury.

pošlete e-mailem prodejní fakturu z hlavní obrazovky faktur

pokud jste postupovali podle výše uvedených pokynů, měli byste být na hlavní obrazovce faktur. Odtud zaškrtněte políčko pro fakturu Bayside Club a klikněte na tlačítko E-Mail v horní části seznamu faktur.

objeví se vyskakovací okno se všemi podrobnostmi e-mailu, který se chystáte odeslat zákazníkovi. Jakmile jste spokojeni se vším, co v pop-up box, stiskněte tlačítko Odeslat dokončit e-mailem prodejní fakturu k zákazníkovi.

po odeslání e-mailu a návratu na hlavní obrazovku faktur byste měli vidět, že stav faktury se změnil na odeslaný.

pošlete e-mailem prodejní fakturu zevnitř faktury

druhým způsobem, jak poslat e-mailem prodejní fakturu zákazníkovi, je to udělat zevnitř šablony faktury. Chcete-li to provést, vyberte na hlavní obrazovce faktury fakturu Marine Systems.

Nyní klikněte na tlačítko E-Mail v pravém horním rohu šablony faktury.

objeví se vyskakovací okno se všemi podrobnostmi e-mailu, který chcete odeslat. E-mailová adresa nebyla pro tohoto zákazníka automaticky zahrnuta, proto zadejte falešnou e-mailovou adresu [email protected] v krabici nahoře. Jakmile jste spokojeni se vším, co v pop-up box, stiskněte tlačítko Odeslat dokončit e-mailem prodejní fakturu k zákazníkovi.

po odeslání e-mailu a návratu na hlavní obrazovku faktur byste měli vidět, že stav faktury se změnil na odeslaný.

jak vytisknout prodejní fakturu v Xero

1. Vytiskněte prodejní fakturu z obrazovky hlavní faktury

na obrazovce hlavní faktury zaškrtněte políčko pro fakturu, kterou chcete vytisknout, a klikněte na tlačítko Tisk v horní části seznamu faktur.

objeví se vyskakovací okno s dotazem, zda chcete fakturu označit jako odeslanou zákazníkovi. Vyberte možnost, která je pro vás to pravé.

2. Vytiskněte prodejní fakturu zevnitř faktury

druhým způsobem, jak stáhnout prodejní fakturu jako PDF pro tisk, je to udělat zevnitř šablony faktury. Chcete-li začít, klikněte na fakturu z hlavní obrazovky faktury.

dále klikněte na tlačítko Tisk PDF v pravém horním rohu šablony faktury.

objeví se vyskakovací okno s dotazem, zda chcete fakturu označit jako odeslanou zákazníkovi. Vyberte možnost, která je pro vás to pravé.

faktura by se nyní měla Stáhnout jako PDF. Odtud můžete soubor otevřít v prohlížeči PDF a vytisknout.