• Articles
• admin

předchozí článek nastolil otázku, proč recenze výkonu projektu nejsou všeobecně drženy,

i když existuje široké přijetí, že jsou primárním způsobem, jak zlepšit budoucí výkon tím, že se poučí z minulého výkonu. V tomto článku se podíváme na to, jak řešit zátarasy na efektivní recenze.

proč recenze nejsou drženy

mezi nejčastější důvody pro nedržení recenze patří:

• strach z konfrontace selhání a jeho příčin – pokud je selhání vnímáno jako Einstein a Edison ho vnímají-jako odrazový můstek k úspěchu-pak je velká motivace přezkoumat výkon a poučit se z něj. Pokud je na druhé straně selhání považováno za něco, co je třeba popřít a skrýt, bude se vyhnout recenzím.
• obviňování – pokud se kultura spoléhá na vinu a trest, aby motivovala chování, bude odpor a obrana. Obviňování podpoří strach. Je nezbytné vyhnout se obviňování a soustředit se spíše na proces než na individuální chování. Viz můj článek z května 2019 přestaňte obviňovat zaměření na proces dosažení optimálního výkonu
• negativní zkušenosti-minulé recenze byly bezcenné. Například, nebyly sledovány při provádění změn na základě získaných poznatků; účastníci obviňovali a bránili se a blokovali jakékoli skutečné zkoumání toho, co se pokazilo a proč.
• nedostatek kvalifikovaných facilitátorů-kvalifikovaní facilitátoři jsou potřební k efektivnímu hodnocení tím, že řeší tendenci projektových manažerů a výkonných umělců být spíše zaměřeni na akci než introspektivní a reflexní. Facilitátor umožní účastníkům přímo čelit ošklivé realitě, nenechat se chytit v obviňování a obraně a ujistit se, že každý má šanci se zúčastnit. Usnadnění umožní, aby zkušenosti s přezkumem byly s větší pravděpodobností pozitivní.
• žádný čas-zúčastněné strany jsou mimo další projekt nebo zpět ke svým provozním činnostem a přezkum není upřednostňován jako hodnotná činnost, a proto není naplánován.
• nedostatek zdokumentovaného procesu řízení projektu-absence pokynů a šablon způsobuje zbytečné úsilí a nedostatek užitečných informací zachycených během projektu.
• nehodnotí zajištění kvality a neustálé zlepšování – pokud vedoucí pracovníci a zúčastněné strany projektu nehodnotí neustálé zlepšování natolik, aby motivovali čas a úsilí uspořádat recenze a sledovat je, nebude čas na recenze a ty, které se uskuteční, budou považovány za zbytečné.

jak uspořádat recenzi

Chcete-li se ujistit, že jsou tyto příčiny řešeny, je nutné zacházet s recenzemi, jako byste zacházeli s jakoukoli důležitou součástí procesu řízení projektu. Vytvořte zásady, postupy a pokyny, které rozpoznají fáze procesu přezkumu – zahájení, výzkum a zpráva. Jmenujte a zmocněte recenzentský tým s odpovědností

• vložit zachycení užitečných dat a mini-recenzí nebo retrospektiv do projektu
• sestavit správné hráče (projektoví umělci, klienti, funkční manažeři a zaměstnanci atd.
• Sbírejte a analyzujte artefakty projektu (například zprávy o stavu projektu a poznámky)
• vytvořte sadu otázek pro rozhovor pro použití v individuálních a skupinových relacích,
• Usnadněte relace
• vyhodnoťte zjištění a
• vytvořte zprávu.

v závislosti na rozsahu projektu a dostupnosti šablon může proces od zahájení přes zprávu trvat několik dní až týdnů.

Všimněte si, že přezkum je součástí širšího procesu zajišťování kvality. Obsah revizních zpráv je vstup pro vyhodnocení a zlepšení procesu řízení projektu. Poučení se organizace skutečně naučí pouze tehdy, když se používají ke změně výkonu k lepšímu.

co je v názvu? – Hodnocení výkonu po celou dobu života projektu

v minulosti byly recenze projektu nazývány posmrtně. Formální recenze jsou dost těžké, aby přiměly lidi k tomu, aby je spojili se smrtí, takže se název změnil. Nyní se jedná o Post projektové recenze nebo Post implementační recenze nebo retrospektivy. Tato jména však naznačují, že počkáte, až projekt skončí, než zkontrolujete výkon.

vynechejte „post“ a nazvěte je recenzemi výkonu projektu. Aby se staly nedílnou součástí projektu-nejen po jeho skončení. Jinými slovy, pravidelně kontrolujte a upravujte výkon a zachyťte získané poznatky, takže když dosáhnete konce hlavní fáze nebo projektu jako celku, budete připraveni s již existujícím seznamem získaných poznatků a problémů, abyste je mohli podrobně diskutovat a doporučit další kroky.

v agilních metodikách je po každém sprintu přehled, retrospektiva. To znamená, že každý týden nebo dva je krok zpět k přezkoumání a poučení se z výkonu. Po dokončení projektu proběhne úplná revize projektu.

kontrolní seznamy a agendy

jedním z nejúčinnějších způsobů, jak zajistit, aby recenze byly užitečné, je stanovit pokyny a poskytovat kontrolní seznamy a agendy. Spíše než vytvářet další kontrolní seznam a agendu pro recenze, použijte jednu ze stovek šablon, kontrolní seznamy a modely, včetně vlastního modelu procesu řízení projektů. Proč znovu vynalézat kolo? Místo toho proveďte nějaký výzkum a buď použijte existující popis procesu, nebo vytvořte ten, který kombinuje nejlepší vlastnosti několika. Zde je několik odkazů:

• jak spustit Post Project Review Meeting https://www.dummies.com/careers/project-management/how-to-run-a-post-project-evaluation-meeting/
• Post-Implementation recenze maskování jisti, že to, co jste dodali skutečně funguje https://www.mindtools.com/pages/article/newPPM_74.htm
• Best Practices-Project Review Process https://www.pmi.org/learning/library/best-practices-create-project-office-491
• umění a věda Post Projekt recenze https://www.pmi.org/learning/library/post-project-reviews-closing-processes-1425

zapojte tým

recenze mohou být nudné, když se opakují stejná cvičení a sekvence nebo když asertivní jednotlivci monopolizují recenzi.

jeden dokument se zabývá potřebou jít nad rámec standardních přístupů k použití přístupu, který lépe zapojuje účastníky a vede k druhu užitečných informací, které mohou pomoci zvýšit účinnost budoucích projektů.

dobře usnadněná recenze zabrání prostému čtení kontrolních seznamů a zpráv. Nedělejte z vaší recenze prezentaci. Udělejte z něj interaktivní událost, na které se účastníci mohou aktivně účastnit a sdílet své názory.

facilitátor by se měl snažit dostat účastníky ze svých křesel (nebo se aktivně zapojit, pokud je přezkum proveden virtuálně), aby poskytli zpětnou vazbu. Emocionální seismograf cvičení je příkladem druhu procesu, který zapojuje účastníky přezkumu.

pokud provádíte časté recenze – například retrospektivy sprintu-se liší způsobem cvičení. Jednoduché vyhledávání na webu vede k několika způsobům, jak provádět emocionální Seismografická cvičení. Změňte pořadí položek programu. Změňte zprostředkovatele.

emoční seismograf-přezkoumání behaviorálních aspektů

jeden příklad techniky zapojení účastníků se zabývá často přehlíženou emocionální dimenzí projektu.

“ emocionální seismograf se používá k identifikaci faktorů, které vedou ke štěstí a neštěstí účastníků na projektu, který je přezkoumáván.“Časová osa projektu klíčových bodů v životě projektu je vytvořena se základní linií. Účastníci pak umístí indexové karty nebo post-it poznámky nad nebo pod řádek, aby uvedli, zda byli šťastní nebo nešťastní (stresovaní) v klíčových bodech během projektu. Vzdálenost od základní linie označuje intenzitu pocitů.

cvičení zapojuje účastníky vizuálně i fyzicky. Je to prostředek pro diskusi o příčinách stresu a jeho úlevě v projektu. Otevírá diskusi o důvodech různých perspektiv, když jeden účastník hlásí vysoký stres nebo nespokojenost s bodem v projektu a jiní ne.

poznámky z pravidelných úvah o tepu projektu mohou toto cvičení zefektivnit tím, že poskytnou připomenutí toho, jak se věci cítily v klíčových bodech, takže dojmy zúčastněných stran při přezkumu mohou být hodnoceny proti událostem v časové ose. To umožňuje bohatou diskusi o vnímání. Vyzývá k nahlédnutí do toho, jak to, co mohlo být stresující v okamžiku, kdy k němu došlo, zpětně, nebylo tak špatné. Zdůrazňuje také druhy událostí, které způsobují stres, a otevírá diskusi o tom, jak je v budoucnu nejlépe zvládnout nebo se jim vyhnout.

přidání úvah o emocionálním stavu projektu posiluje význam „měkčí stránky“ projektů – mezilidské a mezilidské. Mít to jako součást pokynů pro pravidelné ustupování k reflexi zvyšuje pravděpodobnost, že zúčastněné strany uznají svůj stres a to, jak to ovlivňuje jejich vztahy.

emocionální seismograf je jedním z mnoha cvičení, které lze použít ke zvýšení účinnosti recenzí. Dobrý zdroj pro hledání cvičení pro použití v retrospektivách a recenzích lze nalézt v 29 retrospektivních nástrojích Scrum pro distribuované agilní retrospektivy na https://luis-goncalves.com/tools-distributed-agile-retrospectives/.

Sečteno a podtrženo

pokud chcete prolomit odpor vůči recenzím, snažte se zajistit, aby hodnocení upřímného výkonu bylo oceněno a povoleno odstraněním obviňování a obrany.

přidejte k tomu jasné a praktické pokyny, kontrolní seznamy a šablony a efektivní usnadnění pomocí poutavých cvičení. Složte výkonné sponzorství pro neustálé zlepšování.

doufejme, že jak organizace a jejich procesy dozrávají, efektivní hodnocení výkonu jako nedílná součást probíhajícího zlepšování výkonu projektu se stane normou.

https://www.projecttimes.com/george-pitagorsky/stop-blaming-focus-on-the-process-to-achieve-optimal-performance.html?utm_campaign=NL_PROJECTTIMES_05_08_2019&utm_source=NL_PROJECTTIMES_05_08_2019&utm_medium=email&fbclid=IwAR3XMbL37za8juqZgonOdzVJ9Bh8oEjnQCfs1fqmA9eOpQRDWB9lr3QJpeU]

Ilyas, M. A. B., Hassan, M. K., & Ilyas, M. U. (2014). The Art and Science of Post Project Reviews, https://www.pmi.org/learning/library/post-project-reviews-closing-processes-1425

https://www.pmi.org/learning/library/post-project-reviews-closing-processes-1425