konečný průvodce administrativními úkoly a povinnostmi
společnost execs jsou notoricky zaneprázdnění jednotlivci. Nekonečné seznamy úkolů, back-to-back setkání, strategické plánování a další nevyžadují nic menšího než nadlidské úsilí a řízení času. Jak to všechno zvládnou? Úspěšný manažer má tajnou zbraň, stejně úspěšného výkonného asistenta.
také známý jako administrativní asistenti, osobní asistenti, výkonní tajemníci nebo zkráceně EA, výkonná asistentka je v podstatě práce gatekeepera, důvěrníka a celkového podpůrného systému pro manažery C-suite.
EA jsou v podstatě rozšířením vedoucích pracovníků na nejvyšší úrovni, což znamená, že jsou také obvykle prvním kontaktním místem pro každého, kdo se k nim snaží dostat. Spravují své plány, připravovat zprávy, poskytovat obecnou administrativní podporu, a jsou v podstatě zapojeni do většiny, ne-li celé své práce.
pro podrobnější pohled na popis práce EA, podívejte se na další článek této příručky o odpovědnosti výkonného asistenta.
význam výkonných asistentů
vzhledem k rychle se měnícímu pracovnímu prostředí a technologickému pokroku pracují výkonní asistenti a zabírají ještě více rolí než dříve. Pryč jsou dny, kdy EA byly viděny čistě jako gatekeepers na execs, tam přijímat telefonní hovory a přijímat zprávy.
technologie nyní poskytuje execs s množstvím nástrojů, které mohou provádět takové úkoly pro ně. Aplikace pro psaní poznámek, plánovací řešení, platformy pro služební cesty, a platformy pro správu úkolů znamenají, že úroveň administrativní podpory execs se v průběhu let snížila.
ale EA nejsou zdaleka zastaralé. Nyní zastávají strategickou i administrativní roli. Skočí z pomoci s rozhodováním, na technickou pomoc, interní komunikace, dohled nad služebními cestami a plánováním událostí, abychom jmenovali alespoň některé.
14 dovedností top výkonní asistenti mají
pokud to šílené, ale vysoce obohacující profesní dráha zní jako správné fit pro vás, jsme dali dohromady seznam 14 životně důležitých výkonných asistentů dovednosti, které vám pomohou stát se horní zářez administrativní profesionál.
být super organizovaný
to by mohlo přijít jako žádné překvapení, že nejlepší výkonní asistenti mají nadpozemské organizační schopnosti. Jako EA, máte v podstatě na starosti dvě extrémně zaneprázdněná pracovní zatížení, vlastní a výkonný pracovník, pro kterého pracujete. Musíte být schopni upřednostnit vše, co je třeba udělat, a postarat se o to co nejefektivněji.
Znalost multitaskingu je také zásadní. Bez ohledu na to, jak dobře plánovaný může být váš den, mimořádné události a naléhavé problémy, které vyžadují vaši okamžitou pozornost, se nevyhnutelně objeví a musíte být dostatečně flexibilní, abyste je zvládli. Jakmile byly požáry uhaseny, měli byste se snadno vrátit ke svému plánu.
musíte být organizováni tak, aby veškeré informace, které vy nebo váš výkonný pracovník potřebuje, byly na dosah ruky.
buďte technicky zdatní
již jsme nastínili, jak technologie drasticky změnila práci EA tím, že poskytla execs řešení některých tradičních administrativních funkcí. Očekává se, že EA budou ve své práci analytičtější a strategičtější, ale technologicky zdatní se také stali klíčovými.
administrativní asistenti by měli mít silný přehled o tradičních programech Google a Microsoft Office, jako jsou Excel a Powerpoint, a také mít seznam nástrojů a zdrojů, které jim nakonec pomohou dělat lepší práci, jako je Slack, Calend.ly, a TravelPerkto jmenujme alespoň některé.
zadávání dat, přijímání minut a vedení záznamů jsou důležitou součástí toho, co výkonní asistenti dělají, a zůstat v obraze s nejnovějšími aplikacemi a řešeními na trhu určitě usnadní vaši práci.
skutečnost, že více Exec používá některá z těchto technologických řešení, často znamená, že EA často potřebují čas, aby jim pomohli s řešením problémů, kdykoli to bude potřeba.
buďte v pohodě, klidní a shromážděni
zeptejte se kteréhokoli EA, jak být lepším osobním asistentem, a pravděpodobně vám řeknou, že je důležité vědět, jak zůstat v klidu a udržet si vyrovnanou hlavu ve stresových situacích. Vedoucí pracovníci vyšší úrovně jsou obvykle pod extrémním tlakem a to se obvykle přenáší na jejich EA.
udržování vyrovnanosti Vám usnadní život a pomůže vám vypořádat se s mnoha krizemi, které se musí pravidelně objevovat.
buďte velvyslancem
jako vrátný a zástupce svého výkonného ředitele se musíte seznámit s jejich cíli a hodnotami, stejně jako s cíli společnosti. Musíte pochopit větší obrázek a mít na paměti, zejména při jednání s lidmi mimo organizaci.
Udělejte si čas na pochopení hodnot i intimního fungování společnosti. Seznamte se se všemi členy týmu a jaké jsou jejich povinnosti a povinnosti. Tím je zajištěno, že jste připraveni odpovídat na otázky a dokonce přijímat rozhodnutí v nejlepším zájmu exec i společnosti.
buďte důvěryhodní
úzká spolupráce s výkonným ředitelem nejvyšší úrovně znamená, že budete pravděpodobně pravidelně zasvěceni citlivým a důvěrným informacím. To by mohlo zahrnovat finanční informace společnosti, personální otázky, obchodní tajemství a také vědomí (a často musí řešit) krize delikátní povahy.
je nanejvýš důležité, abyste zachovali důvěrnost a diskrétnost v zájmu exec i organizace. Ztráta důvěry výkonného ředitele, pro kterého pracujete, vám prakticky znemožní dělat svou práci.
buďte vynikajícím komunikátorem
EA neustále jedná s lidmi. Od výkonného ředitele, pro kterého pracují, dalším členům týmu v rámci společnosti a klientům a zúčastněným stranám mimo organizaci. Jste mluvčím výkonného ředitele a společnosti, a proto musíte mít skvělé komunikační dovednosti i dovednosti lidí.
vlastnit sadu dovedností, která zahrnuje empatii a emoční inteligenci, pomůže při budování vztahů, které se pro vás stanou klíčovými pro vaši práci. Dobrý EA je aktivní na LinkedIn, Meetup a zaneprázdněn během společenských akcí, vytváření sítí s dalšími EA a kontakty, které se budou hodit dále v řadě.
buďte adept anticipator
to je složité a obvykle přichází s dlouholetými zkušenostmi. Využitím svých zkušeností a pochopení potenciálních situací a návyků a potřeb vašeho šéfa je skvělý výkonný asistent schopen předvídat a překonat překážky dříve, než k nim dojde.
stát se odborným řešitelem problémů této úrovně vás nejen učiní neocenitelným osobním asistentem, ale také vám pomůže, aby se vaše práce cítila mnohem jednodušší. Krizi za krizí lze odvrátit trochou Strategického plánování.
buďte myslitelem na nohou
spolu s tím, že budete schopni předvídat problémy, musíte také vědět, jak je vyřešit za běhu. Jako EA budete čelit nespočetným situacím, které nemusí nutně mít učebnicová řešení, na která se můžete obrátit. Budete muset myslet mimo krabici a používat každý nástroj, který máte k dispozici, abyste se dostali na konec problému.
s tím přichází určitá úroveň autonomie. Budete se muset cítit pohodlně při rozhodování sami a uskutečňovat tato okamžitá volání ve správný čas. Samozřejmě je důležité pochopit hranice vaší moci a najít správnou rovnováhu mezi těmito dvěma.
buďte ostrým vyjednavačem
budete překvapeni, jak užitečná je tato konkrétní dovednost pro administrativní profesionály. EA tráví spoustu času jednáním a komunikací s dodavateli a dodavateli služeb a potřebují vědět, jak vyjednávat, aby získali výsledky potřebné pro společnost nebo exec. To by mohlo být pro cestovní potřeby manažera, najít stůl ve správné restauraci na pracovní oběd, získat nejlepší nabídku na kancelářské potřeby, nebo dokonce získat vstupenky nebo vstupenky na exkluzivní akce.
čas, který byste investovali do sítí, přichází do hry, protože EA často používají tyto kontakty k vyvolání laskavostí a získání vnitřních informací nebo doporučení.
buďte zdatní v oboru projektového řízení
když o tom přemýšlíte, výkonný asistent je v podstatě projektový manažer, který má za úkol zvládnout jediný, ale velmi složitý projekt. Potřeby a požadavky výkonného ředitele na vysoké úrovni. Pevné uchopení některých klíčových konceptů a postupů projektového řízení by proto šlo dlouhou cestu.
EA mají často za úkol koordinovat akce včetně plánování teambuildingových akcí zaměřených na posílení firemní kultury. Být skvělým velvyslancem společnosti (viz bod 4) vás postaví do silnější pozice, abyste mohli tyto úkoly provádět co nejefektivnějším a nejúčinnějším způsobem.
buďte analytičtí
jak jsme již zmínili, díky pokroku v technologii byla role výkonného asistenta méně administrativní a strategičtější nebo analytičtější. Čím více analytického myslitele jste, tím lépe budete ve své práci jako EA a tím cennější budete pro execs, pro které pracujete.
budete lépe vybaveni pro řešení citlivých a složitých situací. Jak jste konfrontováni s tím, že musíte učinit jedno rozhodnutí za druhým, vaše analytická zdatnost a pozornost k detailům budou vaší tajnou zbraní. To ocení zejména vaši zaměstnavatelé, protože EA bude často zastávat roli neoficiálního poradce a důvěrníka.
buďte vůdcem a týmovým hráčem
jako osoba pracující v nejbližší blízkosti některých klíčových jednotlivců v organizaci se na vás ostatní zaměstnanci často obracejí s žádostí o radu a radu. Máte vhled a znalosti o potřebách a přáních execs a o tom, co je pro společnost nejlepší. Také držíte klíč k trove skvělých kontaktů a připojení. Čas od času budete požádáni, abyste jménem týmu C-suite předali zprávy zbytku společnosti.
to vás staví do pozice moci, ale také vyžaduje, abyste byli týmovým hráčem. Musíte zastupovat exekutivu, ale měli byste být také někým, na koho se lidé mohou obrátit, když to bude potřeba. Povaha vaší práce znamená, že budete muset spolupracovat s různými členy týmu v různých okamžicích v závislosti na situaci. To platí zejména tehdy, když potřebujete převzít vedení na projektech, jako je organizování teambuildingových akcí, dohled nad kancelářskými pracemi nebo koordinace logistiky schůzek.
buďte připraveni se přizpůsobit
jak jste již pravděpodobně shromáždili, nudný okamžik je vzácností a luxusem pro výkonného asistenta. Objevují se krize, telefon vždy zvoní, e-maily neustále zaplavují a samozřejmě execs vyžadují neustálou pozornost.
změna musí být něco, co přijmete. Měli byste být schopni vypořádat se s neustále se měnícím prostředím, ale také neustále vyhodnocovat své vlastní procesy a hledat způsoby, jak je zefektivnit a zefektivnit.
buďte ochotni se učit
když se váš den pohybuje rychlostí sto mil za hodinu, hledání způsobů, jak zlepšit své dovednosti nebo se dokonce naučit nové, se může zdát jako vysoká objednávka. To znamená, že je to nejlepší způsob, jak postupovat ve své kariéře a přidat si větší hodnotu jako výkonný asistent.
Začněte tím, že každý týden věnujete nějaký čas, abyste drželi krok s nejnovějšími zprávami a trendy ve vašem oboru a hledali nástroje,které by vám mohly usnadnit život. To samo o sobě vás okamžitě postaví do silnější pozice EA.
výkonní asistenti jsou v podstatě lidským ekvivalentem švýcarského armádního nože pro jejich organizaci. Sada dovedností popsaná v tomto článku je poměrně rozsáhlá a zpočátku se může zdát trochu skličující, ale nenechte se odradit. Pokud chcete vyniknout jako výkonný asistent, první věc, kterou musíte mít, je ochota převzít tuto intenzivní, ale obohacující roli a učit se za pochodu. Chyby jsou nevyhnutelné, ale vezměte to všechno ve svém kroku, poučte se z nich a budete v pořádku.