• Articles
• admin

Jan 14, 2021 / Michael Whitmire

kompletní a včasná účetní závěrka je nejsilnějším strategickým nástrojem pro každou organizaci. Pomáhají majitelům podniků měřit pokrok směrem k cílům a jsou nezbytné pro provedení přesné projekce peněžních toků do budoucna.

překvapivě však jen velmi málo malých podniků provádí formální uzavření měsíce ve svém účetním softwaru. Je to pochopitelné: Většina majitelů malých podniků se zaměřuje na provozování svých podniků. Chcete-li použít své finance jako efektivní plánovací a strategický nástroj, musíte se dostat do pravidelné kadence uzavření svých knih. Naučme se jak.

vaše účty výkazu zisku a ztráty sledují, co se děje během určitého období.. To znamená, že zůstatky na účtech výkazu zisku a ztráty je třeba vynulovat, aby další období mohlo začít znovu. To se provádí uzavřením knih: zůstatky na vašich příjmových a výdajových účtech jsou převedeny na nerozdělený zisk v rozvaze.

když nastavíte konec roku v Intuit QuickBooks, program automaticky vynuluje všechny účty příjmů a výdajů a převede zůstatek čistého příjmu na nerozdělený zisk po skončení fiskálního roku. Takže to vypadá, že vaše knihy jsou zavřené, ale tohle není formální uzavřený proces. Jedná se pouze o reset účetnictví pro příští rok. Každý, kdo má přístup k souboru QuickBooks může jít a něco změnit v předchozím měsíci nebo roce, a nemusí zjistit, dokud je čas pro vaše CPA připravit daňové přiznání.

pokud k tomu dojde, může to změnit váš příjem z předchozího období, který zahodí zůstatek nerozděleného zisku. Když kapitál není valit vpřed správně, váš účetní bude muset dohledat nesrovnalosti před tím, než mohou vydat finanční nebo připravit daňové přiznání. To znamená práci navíc pro vaši CPA, což obvykle znamená další poplatky. A, v případě auditu, vy a váš účetní se budete snažit zjistit, proč vaše knihy neodpovídají vašemu daňovému přiznání nebo finančním údajům, které jste poslali do banky.

formálně uzavření knih nastaví vaše čísla do kamene. Každý, kdo se pokusí provést změnu splatných účtů nebo jakéhokoli jiného účtu, dostane přinejmenším ošklivé varování. Pokud budete postupovat podle osvědčených postupů, a vložte heslo k datu uzávěrky, bez tohoto hesla nelze provést žádné změny.

jak děláte uzavření záznamů v QuickBooks?

v QuickBooks, uzavírací záznamy jsou automaticky, když buď formálně zavřít knihy nebo když kalendář rolích do dalšího finančního roku. Neexistují skutečné transakce pro uzavření záznamů. Pokud se podíváte na detail účtu nerozděleného zisku, uvidíte každý závěrečný záznam s datem a zůstatkem čistého příjmu převedeného na nerozdělený zisk. To je důvod, proč účetní často vynechávají formální konec roku nebo konce měsíce v QuickBooks. Ale pokud chcete provést solidní uzavření svých knih, budete muset vyvinout blízký proces.

jaké jsou kroky v QuickBooks pro uzavření fiskálního roku?

ať už knihy zavíráte na konci měsíce nebo na konci roku, postup je stejný. Osvědčeným postupem je provést to dříve, než sdílíte své účetní závěrky s kýmkoli nebo poskytnete účetnímu přístup k souboru QuickBooks.

Krok 1: Zkontrolujte své účty

1. přihlaste se do QuickBooks jako správce nebo správce společnosti.
2. shromážděte všechny neuhrazené faktury, výdaje a platby a zadejte všechny tyto.
3. Sladte všechny své účty s datem uzávěrky. Bankovní odsouhlasení zahrnují kreditní karty, bankovní účty, a jakékoli půjčky.
4. Zaznamenejte všechny záznamy deníku, abyste zaznamenali odpisy nebo získali všechny své účty na akruální bázi.
5. Porovnejte skutečný zůstatek zásob s zůstatkem v hlavní knize. Možná budete muset provést zápis do deníku, abyste svůj inventář přizpůsobili skutečnému.
6. Zkontrolujte své účty a ujistěte se, že vše vypadá rozumně. Porovnejte svou aktuální rozvahu a výkaz zisku a ztráty s účetní závěrkou z předchozího období a zjistěte, zda existují nějaké velké výkyvy, které je třeba prozkoumat.

jakmile budete mít všechna čísla přibitý dolů, jste připraveni zavřít knihy. Nezapomeňte nastavit datum uzávěrky pro poslední den fiskálního roku, nikoli první den příštího roku. Tento proces se trochu liší v závislosti na tom, zda používáte QuickBooks Desktop nebo QuickBooks Online, takže tyto blízké procesy projdeme Samostatně.

Krok 2: zavřete své knihy v QuickBooks Online

1. přejděte na Nastavení (ozubené kolo v rohu) a vyberte Účty a nastavení.
2. vyberte kartu Upřesnit.
3. v části účetnictví vyberte možnost Upravit.
4. zaškrtněte políčko Zavřít knihy.
5. zadejte datum uzávěrky.
6. vyberte možnost Povolit změny po zobrazení varování a zadání hesla, pokud chcete heslo vyžadovat před provedením jakýchkoli změn uzavřeného období. To je vysoce doporučeno.

Krok 2: zavřete knihy na ploše QuickBooks:

1. v nabídce Úpravy zvolte Předvolby.
2. na kartě Předvolby společnosti klikněte na nastavit datum/heslo.
3. zadejte datum uzávěrky.
4. vyberte možnost Povolit změny po zobrazení varování a zadání hesla, pokud chcete heslo vyžadovat před provedením jakýchkoli změn uzavřeného období. To je vysoce doporučeno.

co se stane, když nastavíte datum uzávěrky v QuickBooks?

nastavení uzávěrky brání ostatním v provádění změn v předchozích obdobích. K tomu může dojít náhodou, když někdo provede úpravu faktury z minulého roku nebo zadá nesprávné datum na náklady.

mnoho majitelů malých podniků žádá své QuickBooks Proadvisor nebo jejich CPA, aby provedli formální závěrečný proces (a všechny související uzavírací postupy) a byli jediní, kdo ví, že uzavírací heslo. To je nejbezpečnější a zabraňuje tomu, aby někdo provedl neoprávněné změny.

jak sledovat změny provedené po uzavření knih v QuickBooks Online?

i při ochraně heslem je stále možné provádět změny v QuickBooks i po formálním uzavření knih. To je dobrá věc-někdy objevíte přehlížené položky, které měly být hlášeny v předchozím roce nebo chyby v záznamech. Nebo si možná vaše CPA všimne, že nebyl proveden zápis do deníku k účtování splatných účtů. Tyto změny by se ale neměly dělat na lehkou váhu.

to je důvod, proč QuickBooks sleduje tyto změny ve zprávě o výjimce. Výjimky ze Zprávy o datu uzávěrky najdete v části zprávy. Tato zpráva zobrazí všechny transakce datované k datu uzávěrky nebo před datem uzávěrky, které byly poprvé zaznamenány nebo byly změněny po datu uzávěrky. Tento přehled zobrazuje datum a čas, kdy byla každá změna provedena, a jméno uživatele, který tuto změnu provedl.

uzavření knih nakreslí čáru v písku a dává vám pevná čísla, se kterými můžete pracovat pro budoucnost. S lepšími čísly mohou majitelé podniků činit lepší rozhodnutí. A není to klíč k úspěchu vašeho podnikání?