jak vést workshopy, které udržují účastníky v záběru + rychlý Tip
příručka BABOK definuje Workshop jako „usnadněnou a zaměřenou akci, které se zúčastní klíčoví zúčastnění za účelem dosažení definovaného cíle.“
podle DSDM je to “ zvláštní typ setkání s jasnými cíli, skupina účastníků vybraná a zmocněná k dosažení požadovaného výsledku.“
obecně lze říci, že se jedná o techniku rychlého získávání informací způsobem dohodnutým mezi různými úhly pohledu. Workshopy mají obvykle krátké trvání. Mohou být prováděny za hodinu nebo dvě, nebo prodloužit na pár dní. Důležité je získat během svého kurzu nové znalosti nebo dovednosti a získat od účastníků další názory prostřednictvím týmové práce a otevřené komunikace. Chcete-li podpořit spolupráci, je nutné mít někoho určeného jako facilitátor. Facilitátor je zodpovědný za dohled nad aktivitami Workshopu, poskytování struktury, pomoc účastníkům, a posunutí relace vpřed.
workshop může být použit pro mnoho různých situací, od definování a odsouhlasení strategických plánů, identifikace a stanovení priorit požadavků nebo řešení složitých technických problémů. Stručně řečeno, workshopy jsou vynikající pro každou situaci, která vyžaduje vysokou úroveň spolupráce, odhodlání a dohody mezi různými účastníky. Workshop také slouží k podpoře důvěry a efektivní komunikace mezi zúčastněnými stranami.
i když existuje mnoho výhod pořádání Workshopu, špatně provedená dílna může vytvářet konflikty, přispívat k existujícím problémům a snižovat důvěru v to, že lze dosáhnout zamýšlených cílů.
Jak tedy děláme dílnu úspěšnou? Jaké jsou klíčové aspekty, které je třeba zvážit při zefektivnění? V tomto článku uvádíme některá základní kritéria pro zajištění úspěchu Workshopu.
role facilitátora
to je klíčová role. Facilitátor je pověřen zajištěním toho, aby cíle zasedání byly splněny vedením a vedením účastníků prostřednictvím cvičení a aktivit během workshopu.
facilitátor by se neměl stát stranou a měl by být účastníky vnímán jako neutrální. Jednou z jejich rolí je zajistit, aby názory všech účastníků měly stejnou váhu a aby každý mohl spolupracovat stejným způsobem. Účelem Workshopu není přesvědčit, ale pro různé úhly pohledu spolupracovat na dosažení dohod.
další důležitou úlohou facilitátora je udržet účastníky zapojené. Požádali jsme naše instruktory, aby se podělili o to, co dělají, aby zapojili účastníky, když čelí běžným scénářům Workshopu. Stáhněte si je v našem rychlém tipu vyplněním formuláře na postranním panelu.
pokud nemáte interně někoho, kdo by mohl hrát roli facilitátora, dobrou volbou je pozvat externího facilitátora, který je nestranný vůči výsledkům a má potřebné dovednosti k jeho vedení.
Naplánujte relaci pro
plánování workshopu je komplexní činnost, která vyžaduje čas a zkušenosti. Minimálně nezapomeňte zvážit tyto prvky:
- cíle a výsledky. Čeho chcete v dílně dosáhnout? Jaké by měly být hmatatelné výsledky během workshopu?
- účastníci. Kdo by se měl zúčastnit, abychom mohli dosáhnout cílů a očekávaných výsledků? V ideálním případě budou skupiny mezi 5 a 15 lidmi (pro jednoho facilitátora) představovat všechny existující názory na problém nebo situaci, která má být vyřešena.
- Doba trvání, agenda, logistické aspekty. Ujistěte se, že jasně definujete očekávané trvání (v závislosti na výsledcích, které mají být dosaženy) a harmonogram aktivit, se kterými by účastníci měli být obeznámeni. Zvláštní pozornost věnujte charakteristikám umístění dílny (obvykle velká místnost s prostorem pro pohyb, pracovní stoly, místa pro zavěšení flipchartů / post-its) a potřebným materiálům (flipchart, tabule, post-its, papír atd.). Tento prvek bude muset být přehodnocen pro virtuální prostředí. Podívejte se na sadu nástrojů, které používáme v našich virtuálních školeních otevřené třídy.
- struktura a cvičení, která mají být provedena. Jak dlouho budou účastníci muset dospět k závěrům? Jaká cvičení nebo činnosti by měly být provedeny pro dosažení očekávaných výsledků? Jaké problémy by měly být vyřešeny během zasedání a co by nemělo?
- validace a monitorování. Jak budou závěry zdokumentovány? Jak budou výsledky ověřeny? Jaká následná opatření budou účastníkům poskytnuta?
struktura Workshopu
workshopy by měly být považovány za intenzivní cvičení s rostoucími obtížemi, které vyžaduje, aby se všichni účastníci účastnili a spolupracovali.
dosažení cílů relace bude vyžadovat čas, úsilí a přechodné kroky, které účastníky zaměří na konečný výsledek. Struktura workshopu bude záviset na konkrétních cílech, kterých má být dosaženo, ačkoli standardní struktura by měla obsahovat následující prvky:
Start-Up aktivity
cílem je představit cíle, představit účastníky, seznámit se s prostory (flip charts, pracovní stoly atd.), a pokrýt pravidla Workshopu (používání mobilních telefonů, přesnost atd.). Je důležité navázat pozitivní vztahy mezi účastníky vytvořením otevřeného, bezpečného prostředí, kde jsou si všichni rovni a názory všech mají stejnou váhu.
ledoborce jsou skvělým nápadem, jak podpořit zapojení od začátku relace a pomoci každému, aby se cítil pohodlně mezi sebou a prostředím Workshopu. Naši instruktoři sdílejí některé ze svých oblíbených ledoborců v tomto článku a infographic o tipech pro používání ledoborců.
„práce“ workshopů
zde dochází k očekávaným výsledkům. Zahrnují různá cvičení, jejichž cílem je co nejdříve dostat účastníky do „toku“ tím, že navrhnou dosažitelné výzvy, ale s rostoucími obtížemi dosáhnout cílů Workshopu. Například workshop zaměřený na vypracování akčního plánu by měl sled činností podobný následujícím:
- posouzení/diagnostika současné situace
- identifikace bodů zlepšení
- identifikace a stanovení priorit konkrétních akcí zlepšení
- načasování a přiřazení odpovědností
- analýza rizik
- příprava a validace akčního plánu
poskytnout závěry
závěrečná část workshopu by měla vždy sloužit k shrnutí veškeré práce provedené v rámci workshopu.zasedání, prezentace získaných závěrů a určení, jaké budou další kroky.
nezapomeňte na zpětnou vazbu
než účastníci opustí relaci, nezapomeňte si shromáždit zpětnou vazbu. Zjistěte, co si myslí, že šlo dobře a ne tak dobře, a jak to lze zlepšit pro budoucí workshopy.
závěrečné tipy … cvičení pro workshopy
konečně, některé užitečné nápady, aby byl workshop co nejefektivnější:
- použijte vizuální správu (flip charts, plakáty, diagramy) a všechny dostupné prostory (stěny, pracovní stoly). Flip charts a plakáty pomáhají účastníkům soustředit se na práci a umožňují jim vizualizovat dosažený pokrok. Použití různých prostorů umožňuje facilitátorovi změnit tempo a pomáhá udržovat zájem o relaci. Pokud děláte virtuální workshop, nezapomeňte všem představit nástroje, které účastníci budou používat.
- použijte post-its (nebo virtuální post-its). Post-its vám umožní shrnout nápady a zviditelnit je. Pomáhají také vytvářet synergii mezi všemi názory účastníka. Tuto „dokumentaci“ lze použít k rychlé přípravě zpráv z relace fotografováním.
- provádějte časově ohraničené činnosti. Musíme zdůraznit, že je třeba respektovat navrhovaná cvičení a čas, který je jim vyhrazen. Obvykle nám nenabízí luxus více času a musíme vytěžit maximum z toho, co máme.
- respektujte práci každého účastníka. Pokud je požádáte, aby přišli s nápady, musíme jejich práci spojit s očekávanými výsledky Workshopu. Nikdo by neměl mít pocit, že ztrácí čas zbytečnou činností. Pokud používáte post-its, nepohybujte je ani je neodstraňujte bez souhlasu účastníků. Každý písemný příspěvek-mělo by se s ním zacházet jako s výsledkem individuálního úsilí, které je třeba ocenit.
- pokud žádáme o individuální nápady, měl by nastat čas, kdy se tyto myšlenky spojí a vytvoří skupinové dohody, obvykle na konci každé činnosti.
- zkompilujte a distribuujte výsledky během několika dní. Je také důležité, aby účastníci byli první, kdo je obdrží a ověří. Může být nutné, aby ostatní viděli výsledky, ale ne dříve, než tak učinili lidé, kteří se zúčastnili.
na závěr vzkaz facilitátorům: trénujte se v populárních technikách a metodách (Brainstorming, 6 Thinking Hats, ante-Mortem, Gamification, Lego Serious Play atd.), a nebojte se je použít. Účastníci ocení, jak se dostat ze svého obvyklého prostředí a rutiny.
Děkujeme,
– Alfred
nezapomeňte si stáhnout náš rychlý tip na zapojení účastníků workshopu!