jak provést analýzu potřeb školení
autor: Carl i. Greenberg, Pragmatic HR Consulting
jádrem každého efektivního vzdělávacího programu je správné určení toho, co nebo kdo musí být vyškolen. Špatně provedené analýzy potřeb mohou vést k řešení školení, která trénují:
- nesprávné kompetence;
- špatní lidé; a
- špatné metody učení.
výsledky analýzy potřeb školení poskytují zaměstnavateli odpovědi na následující otázky:
- co je potřeba a proč?
- kde je to potřeba?
- kdo to potřebuje?
- jak bude poskytnuta?
- kolik to bude stát? a
- jaký bude obchodní efekt?
zaměstnavatelé mohou provést analýzu potřeb podle následujících kroků.
Krok 1: Určete požadované obchodní výsledky
než může začít analýza potřeb školení, musí zaměstnavatel formulovat cíl školení. To znamená, jaké jsou očekávané obchodní výsledky školení?
cíl školení by měl odpovídat obchodnímu cíli. To může být specifické pro jednotlivého zaměstnance, pracovní jednotku, oddělení nebo celou organizaci.
konečný cíl školení by měl být jasně formulován a udržován v popředí, aby se zajistilo, že celý proces analýzy potřeb udržuje požadované výsledky v dohledu. Nejlepší je, aby zaměstnavatel odpověděl na otázku: „jak budeme vědět, že školení fungovalo?“
příklady konečných cílů jsou:
- zlepšit hodnocení spokojenosti zákazníků zástupců zákaznických služeb;
- zvýšit úzké sazby na obchodní návrhy nebo nabídky prodejního personálu;
- zlepšit morálku zaměstnanců lepším dohledem středního managementu; a
- zlepšit rychlost, jakou zaměstnanci skladu vyplňují objednávky.
Krok 2: Propojte požadované obchodní výsledky s chováním zaměstnanců
obecně existuje více chování, která jsou spojena s jakýmkoli požadovaným obchodním výsledkem. Toto chování je výsledkem zaměstnanců:
- vědět, co dělat;
- mít schopnost to udělat; a
- mít motivaci to udělat.
v tomto kroku by zaměstnavatelé měli identifikovat požadované kritické kompetence, tj. chování a související znalosti, dovednosti, schopnosti a osobní charakteristiky, které jsou spojeny s požadovanými obchodními výsledky. To se obvykle provádí shromažďováním informací od odborníků na předmět.
sběr dat může mít formu rozhovorů, fokusních skupin nebo průzkumů. Bez ohledu na použitou metodu by data měla vést k jasnému pochopení toho, jak důležitá je každá kompetence pro dosažení požadovaného obchodního cíle.
příklad stupnice hodnocení pro posouzení důležitosti je následující:
jak důležité je to pro úspěšný výkon práce?
1 = vůbec
2 = trochu
3 = poněkud
4 = značné
5 = extrémně
aby bylo zajištěno, že by měly být brány v úvahu pouze kompetence, které jsou považovány za kritické pro zařazení do dalších kroků analýzy potřeb vzdělávání, měly by být průměry hodnocení alespoň 4,0 na pětibodové stupnici hodnocení.
Krok 3: Identifikujte Trénovatelné kompetence
ne každá kompetence může být zlepšena prostřednictvím školení. Například, prodejní práce může vyžadovat, aby prodejci odcházeli a iniciovali rozhovory s úplně cizími lidmi. Je to efektivnější, pak, pro zaměstnavatele najímat lidi, kteří jsou již extroverti, než se pokoušet trénovat introverty, aby byli více odchozí. Podobně může být efektivnější najímat lidi se specializovanými znalostmi, než je vzdělávat a školit.
zaměstnavatelé by měli vyhodnotit každou kritickou kompetenci od kroku 2 a určit, zda je každá z nich něco, co očekávají, že zaměstnanci budou mít před vstupem do zaměstnání. Dohromady by to mělo zaměstnavatelům poskytnout seznam kritických kompetencí, které jsou přístupné školení.
Krok 4: Vyhodnoťte kompetence
s cíleným seznamem kompetencí v ruce by zaměstnavatelé měli určit, do jaké míry je mají jejich zaměstnanci. Nejčastěji používané metody jsou:
- hodnocení způsobilosti; a
- testy nebo hodnocení.
průzkumy hodnocení výkonu se nejlépe používají k hodnocení pozorovatelného chování. Toho lze snadno dosáhnout tím, že kritické kompetence z kroků 2 a 3 a že znalí lidé hodnotí chování cílených zaměstnanců. Nejčastěji tuto funkci vykonávají supervizoři.
k hodnocení výkonu supervizorů a vedoucích pracovníků se však často používá více hodnotitelů, včetně vrstevníků, podřízených a zákazníků. Tento přístup je obecně známý jako průzkumy stupně 360.
průzkumy hodnocení výkonu se stávají méně účinnými, čím více hodnotitelů musí odvodit nepozorovatelné kompetence, jako jsou schopnosti, dovednosti a osobnost. Hodnocení těchto kompetencí je lépe dosaženo pomocí odborných testů a hodnocení. Na trhu je k dispozici mnoho testů pro měření specifických dovedností, schopností a osobnostních charakteristik. Výběr správného testu by však měl být proveden v koordinaci s testovacím odborníkem, např. Je třeba dbát na výběr testů, které jsou platnými opatřeními cílové kompetence.
vlastní hodnocení jsou také vhodné, zejména pokud si zaměstnavatel přeje měřit odborné znalosti nebo efektivitu v hlavním segmentu práce. Ty se mohou pohybovat od multiple choice job knowledge tests až po vypracování simulací úloh. Například velmi efektivní přístup k měření vzdělávacích potřeb supervizorů a vedoucích pracovníků používá assessment centrum, které se skládá z různých cvičení na hraní rolí, které paralelně řídí manažerské situace.
Krok 5: Určete mezery ve výkonu
bez ohledu na metody používané k hodnocení kompetencí se pak jednotlivé výsledky zaměstnanců kombinují, aby se zjistilo, kolik zaměstnanců potřebuje zlepšení v konkrétních kompetencích.
za tímto účelem musí zaměstnavatel nejprve zjistit, co představuje mezeru ve výkonu. Tato norma se bude lišit od zaměstnavatele k zaměstnavateli. Někteří zaměstnavatelé stanoví vyšší standardy než ostatní.
nastavení tohoto standardu poskytne zaměstnavateli pochopení toho, kolik zaměstnanců spadá nad nebo pod tento standard. Ti, kteří spadají níže, by se považovali za potřebné školení.
Krok 6: upřednostněte potřeby školení
zaměstnavatelé by měli shromáždit údaje v kroku 6 s informacemi o prostupnosti mezery ve výkonu. To znamená, že zaměstnavatelé by měli sečíst, kolik nebo jaké procento cílové pracovní síly potřebuje školení.
zaměstnavatelé by také měli zvážit význam kompetencí (viz krok 2). Celkově by všudypřítomnost a důležitost měly vést k seznamu priorit vzdělávání.
Krok 7: Určete, jak trénovat
pomocí seznamu priorit školení z kroku 6 by zaměstnavatelé měli nyní zvážit, jak nejlépe vycvičit svou pracovní sílu. Mezi typické tréninkové metody patří:
- na školení o zaměstnání (OJT);
- Mentoring a koučování;
- Učebna;
- Web-based;
- knihy;
- konference; a
- univerzitní programy.
doporučuje se, aby zaměstnavatelé konzultovali odborníka, který je dobře obeznámen s učením dospělých, aby pomohl určit nejlepší způsoby, jak mohou zaměstnanci získat konkrétní kompetence.
některé metody učení budou fungovat lépe než jiné. Přestože se žádní dva lidé nenaučí nebo nezachovávají informace stejným způsobem, studie ukazují, že jednotlivci si uchovávají informace mnohem lépe, pokud skutečně vykonávají dovednost nebo úkol. Tento typ zadržení je asi 75 procent.
srovnejte to s poslechem přednášky, kde je retence pouze pět procent. Jiné formy retence učení jsou následující:
- čtení, 10 procent;
- audiovizuální, 20 procent;
- demonstrace, 30 procent; a
- Diskusní skupina, 50 procent.
zaměstnavatelé by to měli mít na paměti a usilovat o metodu školení, která bude nejen vhodná pro materiál,ale bude mít také nejlepší šanci na udržení zaměstnanců.
Krok 8: Proveďte analýzu nákladových přínosů
v tomto okamžiku musí zaměstnavatelé zvážit náklady spojené s konkrétní metodou školení a rozsah, v jakém lze mezery ve výkonu kombinovat do stejné zkušenosti s výcvikem.
nákladové faktory zahrnují:
- požadovaný čas školení;
- vývoj obsahu školení, pokud je navržen interně;
- hodnocení a získávání školení, pokud je zakoupeno od dodavatele;
- poskytování obsahu školení;
- ztratil produktivitu z času stráveného tréninkem; a
- cestovní a logistické náklady.
na straně přínosů budou mít různé tréninkové metody různý stupeň účinnosti (viz krok 7). Například, zatímco web-based školení může být nejméně nákladné, to nemusí být nejlepší způsob, jak pro zaměstnance rozvíjet určité dovednosti. Zaměstnavatelé musí najít rovnováhu mezi náklady na konkrétní metodu školení a její schopností dosáhnout požadovaných výsledků.
Krok 9: plán hodnocení školení
posledním krokem v tomto procesu je, aby zaměstnavatelé rozhodli, jak budou vědět, zda školení fungovalo. Školení je účinné pouze v případě, že je materiál zachován a používán v práci. Tento krok by měl zahrnovat hodnotící složku podobnou způsobu hodnocení potřeb v kroku 4.
otázky, na které by měl proces hodnocení odpovědět, jsou:
- jak moc školení zlepšilo kompetence zaměřené na školení?
- kolik školení zlepšilo skutečný pracovní výkon zaměstnanců?
- kolik školení zlepšilo plnění obchodních cílů?
- kolik školení vedlo k kladné návratnosti investic?
otázky, na které zaměstnavatelé chtějí odpovědět, určí metodu a součásti procesu hodnocení.