• Articles
• admin

Chystáte se na dovolenou a chcete posílat automatické odpovědi z aplikace Microsoft Outlook? Takto nastavíte automatickou odpověď, aby vaši zákazníci, partneři a spolupracovníci věděli, že nemůžete číst jejich e-mail a kdy se vrátíte.

jak zkontrolovat verzi aplikace Microsoft Outlook

Microsoft Outlook umožňuje nastavit automatické odpovědi. Ale způsob, jakým to děláte, se liší od jedné verze aplikace Outlook k druhé. Nejprve byste měli zkontrolovat verzi softwaru.

1. v pásu karet nad doručenou poštou: existuje karta s názvem „Nástroje“? Pokud jej nevidíte, pravděpodobně máte novější verzi nebo Outlook pro Office 365. Klikněte na „soubor“ a poté na „informace“ a zkontrolujte, zda se vám zobrazí obrázek, jako je obrázek níže.
2. pokud máte kartu s názvem „Nástroje“ a kliknete na ni, existuje možnost „mimo kancelářský asistent“? Starší verze (Outlook 2003, 2007) mají tuto možnost.
3. vidíte kartu „Nástroje“, ale neexistuje žádný „Asistent mimo kancelář“? To znamená, že pravděpodobně používáte účet bez výměny. V takovém případě nastavíte automatickou odpověď pomocí možnosti „pravidla a upozornění“.

5 kroky jak nastavit odpověď mimo kancelář v novějších verzích aplikace Microsoft Outlook

pokud máte verzi aplikace Outlook bez karty „Nástroje“ a získáte obrázek jako výše, používáte novou verzi aplikace Outlook nebo Outlook pro Office 365. V tomto případě je to to, co musíte udělat:

1. klikněte na „soubor“ a poté na „informace“.
2. vyberte možnost “ automatické odpovědi (mimo kancelář)“.
3. aktivujte tuto možnost výběrem možnosti „Odeslat automatické odpovědi“. Můžete také zkontrolovat možnost odeslání zprávy pouze po určitou dobu. Nastavte čas začátku a čas konce. Pokud nenastavíte časový rozsah, budete muset automatické odpovědi deaktivovat ručně.
4. napište text, který chcete, aby ostatní lidé dostali, jako automatickou odpověď na jejich e-maily. Existují dvě karty: „uvnitř mé organizace“ a „mimo moji organizaci“. Můžete použít stejný text pro oba nebo psát různé odpovědi. A můžete také formátovat text.
5. po dokončení klikněte vpravo dole na tlačítko „Ok“.

důležité: můžete nastavit časový rozsah, kdy bude zpráva odeslána – ale přijímač nevidí Datum ukončení. To znamená: pokud chcete, aby lidé věděli, kdy se vrátíte, musíte to napsat do svého textu.

automatické odpovědi ve starších verzích aplikace Outlook

ve starších verzích funguje nastavení automatické odpovědi podobným způsobem. Stačí použít asistenta mimo kancelář.

• v pásu karet klikněte na „Nástroje“ a poté na „mimo kancelářský asistent“.
• zaškrtněte možnost „Odeslat z kancelářských automatických odpovědí“ a v případě potřeby nastavte časový rozsah v aplikaci Outlook 2007. Nebo možnost „jsem v současné době mimo kancelář“ v aplikaci Outlook 2003.
• napište text, který chcete odeslat jako odpověď. V aplikaci Outlook 2007 můžete mít dva různé texty pro vaši organizaci nebo pro lidi mimo vaši organizaci.
• klikněte vpravo dole na „Ok“.
• důležité: V aplikaci Outlook 2007 můžete nastavit časové období, kdy bude zpráva odeslána. Ale přijímač nevidí Datum ukončení. Pokud chcete, aby lidé věděli, kdy se vrátíte do kanceláře, uveďte ve svém textu datum návratu.

automatické odpovědi pomocí „pravidla a upozornění“ (non-exchange účty)

pokud neexistuje žádná možnost nastavit automatickou odpověď mimo kancelář, můžete ji stále odeslat. Ale je to trochu složitější:

• nejprve musíte uložit šablonu obsahující text, který chcete odeslat (když se vrátíte, kdo je kontaktní osoba, když jste pryč atd.). Začněte psaním nového e-mailu.
• v novém e-mailu napište text, který chcete aplikaci Outlook automaticky odeslat, když jste na dovolené. Ale místo toho, abyste někomu poslali e-mail, musíte jej uložit.
• klikněte na „Uložit jako“. Z rozbalovací nabídky vyberte „Šablona aplikace Outlook“ a cíl, kam chcete šablonu uložit.
• Chcete-li nastavit automatickou odpověď, klikněte na „soubor“ (novější verze) nebo „nástroje“ (starší verze) a vyhledejte možnost „pravidla a upozornění“.
• klikněte na „pravidla a upozornění“ a poté na „nové pravidlo“.
• nyní vidíte okno s mnoha možnostmi. Klikněte na „Použít pravidlo pro zprávy, které dostávám“.
• pokud tuto možnost v seznamu nevidíte, klikněte na „Zkontrolovat zprávy, když dorazí“.
• dalším krokem je zkontrolovat, na koho se toto pravidlo vztahuje: „které podmínky chcete zkontrolovat?“. Pokud chcete, aby byla zpráva odeslána všem, kteří vás kontaktují, nic nekontrolujte a klikněte na tlačítko „Další“. A pak „ano“, pokud se ptáte, zda by se to mělo vztahovat na všechny zprávy.
• Nyní budete dotázáni, co chcete se zprávou dělat. Zaškrtněte možnost “ odpovědět pomocí konkrétní šablony „(Krok 1). Krok 2: Klikněte na „konkrétní šablonu“ a vyberte šablonu, kterou jste uložili na začátku.
• Klikněte Na „Další“. V případě potřeby přidejte výjimky. Znovu klikněte na „další“.
• v dalším okně musíte zadat název pravidla. A zaškrtněte „zapnout toto pravidlo“, pokud jej chcete aktivovat právě teď.
• Klikněte Na „Dokončit“.