• Articles
• admin

bez ohledu na to, v jaké firmě se nacházíte, musíte často posílat e-maily, a to buď zadáním nebo potvrzením objednávek. Tento typ korespondence vám nabízí příležitost vyjádřit profesionalitu a propagovat vaše obchodní produkty a služby.

podívejme se blíže na tyto typy e-mailů a jak je můžete co nejefektivněji učinit.

zadání objednávky

mnoho společností má online formuláře k vyplnění a zadání objednávky na dodávky nebo vybavení. Existují případy, kdy je třeba poslat e-mail, buď jít spolu s formulářem, nebo jako samostatná forma komunikace.

i když jste zadali objednávku online nebo telefonicky, e-mail objednávky je dobrý způsob, jak písemně uvést podrobnosti o Důležité obchodní objednávce. Tímto způsobem máte vy i druhá společnost kopii podrobností transakce.

efektivní e-mail objednávky má následující součásti:

• specifikace produktu

• množství

• dohodnutá cena

• předpokládaný termín dodání

• další podmínky

• vaše jméno a kontaktní údaje

kdykoli je to možné, najděte přímou e-mailovou adresu osoby odpovědné za dokončení objednávky. Udělejte si čas na návštěvu webových stránek společnosti, nebo zavolat do kanceláře společnosti na tuto adresu stojí za námahu. Tímto způsobem se můžete vyhnout objednávkovému dopisu, který skončí v něčí složce spamu.

efektivní předmět zajistí, že Vaše objednávka bude přečtena. Buďte co nejkonkrétnější, pokud jde o produkt, a uveďte, že zadáváte objednávku. Zde je několik příkladů:

Nová objednávka pro položku # 110

sledování online objednávky 071515

potvrzení telefonní objednávky pro Jan. 20 doručení

objednávka 100 kopií mateřské školy Math Fun

zde je příklad efektivního e-mailu, který zadá objednávku:

předmět: Objednejte si 200 kopií mateřské školy Math Fun

Vážená paní Kingsleyová,

Děkuji vám za Váš čas mluvit se mnou dnes o interaktivních výukových nástrojů vaší společnosti. Píšu, abych potvrdil objednávku Jacksonovy základní školy 200 kopií Math Fun ve školce.

chápu, že cena každé knihy je 45 USD, ale že dostaneme objemovou slevu 10 procent. Cena naší objednávky pak bude 8100 dolarů. Chápeme, že se můžeme vyhnout poplatkům za doručení tím, že je vyzvedneme ve vašem centrálním skladu.

jak jsme diskutovali, budeme mít šek připraven, když vyzvedneme knihy 15. srpna.

ještě jednou děkuji.

S pozdravem,

vaše jméno

Vaše kontaktní informace

potvrzením objednávky

e-mail, který potvrzuje objednávku, vám dává skvělou příležitost kontaktovat zákazníka a nabídnout více informací o vaší společnosti. Potvrzovací e-mail může být účinným prodejním nástrojem a způsobem, jak podpořit vaše vztahy se zákazníky.

e-mail s potvrzením objednávky by měl:

• děkuji zákazníkovi za objednávku

• zkontrolujte obsah objednávky

• uveďte podrobnosti o doručení

  máte zájem dozvědět se více? Proč ne vzít Online psaní efektivní e-maily na pracovišti kurzu?

• rekapitulace nákladů

svůj e-mail můžete uzavřít krátkým odstavcem o vaší společnosti, vaší službě nebo vaší pověsti. Můžete také poskytnout odkaz na svůj web nebo stránku sociálních médií.

Vážená Anno,

Děkujeme vám za objednávku 250 vlastních svatebních pozvánek a za rychlou online platbu. Vaše objednávka bude odeslána do tří až pěti pracovních dnů. Po odeslání vám zašleme rychlý e-mail.

jsme rádi, že jste si vybrali naši společnost pro pozvánky na váš zvláštní den. Víme, že máte mnoho možností, pokud jde o svatební pozvánky, a jsme hrdí na to, že vám můžeme nabídnout nejlepší pozvánky za nejnižší cenu. Byli jsme v podnikání vlastní karty pro 20 let, a cítíme, že naše dlouhověkost je proto, že si vážíme našich zákazníků.

uvažovali jste o vlastních poděkovacích poznámkách, které by šly spolu s vašimi pozvánkami? Mnoho našich zákazníků si užívá stejný design na svých děkovných poznámkách, které udělali na svých pozvánkách. Podrobnosti naleznete na našich webových stránkách na adrese (adresa vašeho webu). Jako vracející se zákazník obdržíte automatickou 20% slevu při objednávce do 30. Června.

Děkujeme, že jste s námi nakupovali. A gratulujeme k nadcházejícímu velkému dni!

S pozdravem,

vaše jméno

vaše pozice u společnosti

Vaše kontaktní informace

někdy může být e-mail s potvrzením prodeje způsob, jak požádat o další informace, jako je:

• doručovací adresa, pokud, například, poštovní schránka byla použita na formuláři

• alternativní způsob platby, pokud byla kreditní karta odepřena

• další podrobnosti o objednávce, která má být vyplněna (například barva nebo velikost)

tyto údaje musí být formulovány profesionálním způsobem. Opět platí, že předmět je nezbytný pro získání pozornosti příjemce. Můžete signalizovat, že je problém s objednávkou u tohoto typu předmětu: zpoždění objednávky: potřebné množství.

zde je příklad e-mailu, který žádá o další informace.

Vážený pane Olden:

Děkujeme vám za vaši dnešní objednávku slunečních brýlí. Vážíme si vašeho podnikání a těšíme se, až vám poskytneme pár amerických nejlépe hodnocených slunečních brýlí na předpis.

vaše objednávka je bohužel pozastavena, protože je problém s vaším předpisem. Když jsme kontaktovali vašeho lékaře, řekla, že jste neměl oční vyšetření za pět let. Abychom mohli vyplnit vaši objednávku, potřebujeme předpis od vašeho lékaře. Mohl byste prosím kontaktovat její kancelář a pak nám dejte vědět, jak postupovat?

děkujeme a těšíme se, až se brzy ozvete.

S pozdravem,

vaše jméno

vaše pozice u společnosti

Vaše kontaktní údaje

v jiných situacích budete možná muset zaslat potvrzovací e-mail, který příjemci nabídne více informací.

zde je příklad e-mailu s potvrzením registrace.

předmět: Potvrzení registrace na Leadership Summit

Vážená paní Allenová:

Děkujeme vám za vaši nedávnou registraci na Leadership Summit 2016. Obdrželi jsme váš registrační formulář, váš dotazník a platbu za dvoudenní konferenci.

navštivte prosím tabulku pohostinství na hlavní hale hotelu Richland do 8:30 ráno v únoru. 12 pro přijetí uvítacího balíčku. Konference začíná v 9 hodin Hlavní přednáškou v hlavním sále. Break-out zasedání následovat po celý den a bude podrobně v paketu.

další informace naleznete na našich webových stránkách (adresa webové stránky zde).

těšíme se na setkání s vámi na summitu. Pokud máte nějaké dotazy, dejte mi prosím vědět.

S pozdravem,

vaše jméno

vaše pozice ve společnosti

Vaše kontaktní údaje

dalším příkladem potvrzovacího e-mailu je ten, který umožňuje příjemci vědět, že jste obdrželi některé obchodní informace, například žádost o zaměstnání. Za určitých okolností je zdvořilé informovat příjemce, že materiály byly přijaty, a dát mu vědět, kdy podniknete další krok v rozhodovacím procesu.

tyto e-maily mohou být krátké a stručné. Zde je příklad:

předmět: děkuji za vaši nedávnou žádost

Vážený pane Jenkins:

Děkuji vám za podání žádosti o pozici marketingového ředitele v IT Resources. Můj tým a já budeme Tento týden posuzovat žádosti. Pokud jste vybráni na pohovor, budeme Vás kontaktovat v pondělí nebo dříve, října. 10 nastavit schůzku.

vážíme si Vašeho zájmu o IT zdroje.

S pozdravem,

vaše jméno

vaše pozice ve společnosti

Vaše kontaktní informace

bez ohledu na to, jaký typ e-mailu vytváříte, je důležité korekturovat váš obsah, předmět a adresu příjemce.

poděkovat, nebo neříkat díky.

ve světě obchodní korespondence existuje určitá neshoda ohledně toho, zda je třeba reagovat na všechny e-maily související s obchodem.

někteří lidé tvrdí, že jednoduchý e-mail „Děkuji“ ztrácí svůj čas. Říká se, že kliknutí a otevření e-mailu pouze pro zobrazení jednoho nebo dvou slov je ztrátou času. Jiní říkají, že vždy ocení poděkování.

jak se rozhodnete, zda potvrdíte obchodní e-mail? Nejprve zvažte, zda daná osoba potřebuje vědět, že máte informace nebo ne. Pokud došlo k předchozí nedorozumění nebo ke ztrátě přílohy, například, rychlé poděkování ukazuje příjemci, že v současné době je vše v pořádku.

vzhledem k tomu, že mnoho vašich příjemců je zaplaveno e-maily, přidává zdvořilý dotek, aby řekl, za co jste vděční. Místo pouhého psaní, „díky“ když jste dostali dříve chybějící přílohu, zvažte psaní, “ díky. Tentokrát jsem dostal přílohu v pořádku.“

jindy poslat poděkování potvrzení je, když někdo šel z jeho nebo její způsob, jak splnit vaše potřeby. Potvrzení v této situaci prostě dává smysl. Přemýšlejte o těchto poděkování jako o způsobu, jak vyjádřit upřímné uznání, spíše než jen rychlé poděkování.

opět je zdvořilé být v těchto případech konkrétní, ale stručné. Zde je několik příkladů:

Děkujeme, že jste tak rychle reagovali na mou žádost o další informace.

Děkuji moc. Oceňuji vaši flexibilitu

tyto informace jsou přesně to, co jsem potřeboval. Děkuji!

Děkujeme, že jste mi dali vědět o změně data. Uvidíme se příští středu.

v dnešní kultuře mnozí z nás obětovali zdvořilost pro rychlost. Ano, všichni jsme zaneprázdněni a nechceme ztrácet čas čtením zbytečných e-mailů. Druhou stranou této mince je však to, že jsme ztratili některé základy obchodní a osobní etikety.

dobře napsaný potvrzovací e-mail ukazuje, že si ceníte podnikání zákazníka. Ukazuje, že si ceníte něčího úsilí. Potvrzovací e-mail se také dobře odráží na vás, odesílatel, a vaše místo podnikání.