jak být dobrým recepčním
Gratulujeme! Najal jste recepční. To může být trochu nervy drásající mít někoho nového přijít do pozice, zvláště jeden stejně důležitý pro společnost jako recepční. Najímání kvalitního zaměstnance na pozici Recepční znamená, že jste najali tvář společnosti. Možná se začnete cítit úzkostně, když určíte, zda jste se rozhodli správně nebo ne. Pokud máte obavy, že nový pronájem není jistý, jak být dobrý recepční a uspět v jejich nové oblasti práce, nehledejte nic jiného.
jak být dobrým recepčním: na telefonu
jednou z nejdůležitějších povinností recepčního je správně odpovědět na telefon. To platí jak pro virtuální recepční, tak pro ty, kteří pracují v kanceláři. Kromě přijímání zpráv a pozdravení před oznámením obchodního jména, vaše jméno, a zeptat se, jak jim můžete pomoci, možná si budete muset pamatovat několik věcí.
buďte nadšeni
v první řadě se naučte milovat zvuk zvonění telefonu! Může to znít jako hloupá otázka, ale pamatujte: pokud by telefon nezvonil, váš zaměstnavatel by vás nemusel mít na zaměstnance. Pokud se naučíte milovat zvuk telefonu, odpovíte na něj s nadšením, které by měl mít dobrý recepční. Pokud odpovídáte na telefon monotónním hlasem, nereprezentujete svou společnost v nejlepším světle.
buďte vyzváni
když uslyšíte zvonění telefonu, zkuste na něj odpovědět druhým zvoněním. Čas plyne jiným tempem pro někoho, kdo potřebuje pomoc. Tři, čtyři nebo pět prstenů se mohou cítit jako věčnost–v tu chvíli už začínají předpokládat, že jejich volání zůstane nezodpovězeno.
totéž platí, když někoho přidržíte-pokuste se udržet tuto dobu pod jednou minutou. Lidé se stanou netrpěliví rychle, a jejich nálada může jít kyselý jako výsledek. Zákazníci nechtějí být dlouho pozastaveni a čím déle jsou pozastaveni, tím nižší bude jejich názor na vaši společnost.
Zvažte svůj tón
Říká se, že během osobní konverzace je 55% komunikace prostřednictvím řeči těla, 38% je prostřednictvím tónu hlasu a pouze 7% je z použitých slov. Na telefonu je však 83% vaší komunikace prostřednictvím vašeho tónu hlasu. Pouze 17% je slova, která používáte!
s tím, že je to tak, je velmi důležité neznít monotónně, což přijde jako byste neměli zájem jim pomáhat. Ještě důležitější je, abyste nenechali vnější problémy, aby vás dostaly do nálady, která bude mít váš tón naštvaný. Příliš mnoho je na lince, abyste nezněli laskavě jako první dojem společnosti.
úsměv!
ano, dokonce (a hlavně!) když odpovídáte na telefon. Když se usmíváte, zapne část vašeho mozku, která vás okamžitě učiní šťastnějším. Díky tomu budete v telefonu znít přístupněji. Někteří navrhují, aby recepční měli na stole zrcadlo, aby se viděli usmívat. Tímto způsobem budete neustále připomínáni, abyste měli úsměv na tváři a skvělý přístup k ostatním.
fráze říkat často
- prosím
- Děkuji
- jste vítáni
- mé potěšení
- Dobré ráno
- Dobré odpoledne
- mějte skvělý den
- mějte skvělý víkend
- jméno volajícího
jak být dobrým recepčním: v kanceláři
pokud jste recepční osobně, musíte si být vědomi několika dalších věcí. Pro jednoho, osoba před vámi by měla mít přednost před vyzváněcím telefonem. Pokud již telefonujete se zákazníkem, měli byste najít způsob, jak uznat současného hosta. Úsměv nebo kývnutí jim dejte vědět, že jsou pro vás důležité a brzy s nimi budete.
vzhled & profesionalita
vzhledem k tomu, že recepční je tváří společnosti, je o to důležitější udržovat profesionální vzhled. Vhodné obchodní oblečení, dobře kempt vlasy, a dobrá hygiena se očekává. Dobrý recepční během pracovní doby žvýká žvýkačku, ani nekontroluje svůj osobní telefon. Budou mít dobré držení těla a ujistěte se, že se nehýbají.
buďte nadšeni osobně
měli byste pozdravit každého, kdo přijde do dveří s nadšením. Zákazník by měl být vaší prioritou! Nedovolte, aby se něco děje v kanceláři nebo mimo ni ovlivnilo váš výkon a schopnost být vstřícní k zákazníkům. Nikdo by neměl vědět, jestli máte volno, pocit smutku nebo hněvu. Také byste na to neměli upozornit volajícího tím, že budete mluvit spěchaným hlasem nebo je spěcháte.
zákazník by se měl stát vaší vášní. I když se mohou mýlit, není vaším úkolem informovat je o tom. Vaším úkolem je poskytnout jim výjimečný zákaznický servis a nasměrovat je ke komu potřebují mluvit.
Ostatní E
podle Steva Staunta zná nejlepší recepční metodu tří E: Enunciate s nadšením, aby byla účinná. Níže je uveden příklad použití tří E se zákazníkem:
kromě toho navrhuje zapamatovat si další dvě Es: pokaždé a všechno. Je důležité, nebo dobrý recepční být konzistentní, dávat stejnou kvalitu služeb komukoliv vejde do dveří. Všechno odkazuje na připomenutí, aby se vše zapsalo! Opakujte vše, co je řečeno zpět volajícímu, abyste se ujistili, že zpráva je jasná. Může se to zdát jako přehnané, ale dobrý recepční může a bude vždy znát všechny informace, které budou požádány před vyzvednutím přijímače pro někoho čekajícího na pozastavení nebo vrácení zmeškaného hovoru. Dobrý recepční si také určitě zapíše čas hovoru.
použijte to pro vaše malé firmy
nalezení dobrých zaměstnanců je dost obtížné! Pokud jste někoho najali jako recepční, měli by být schopni splnit všechna výše uvedená očekávání.
nyní vyzkoušejte tyto:
- Dejte svému novému pronájmu vědět, jaká budou vaše očekávání, a ujistěte se, že vaše očekávání jsou od začátku velmi jasná.
- použijte tento příspěvek jako zdroj nebo je nasměrujte na některá informační videa, jako jsou zdvořilostní pravidla pro telefon, příklad špatných recepčních dovedností nebo jak být nejlepším recepčním vůbec.
- Chtěli byste se dozvědět více o tom, jak být dobrým recepčním? Stačí se zeptat na záznamník, který má více než padesát let zkušeností s najímáním dobrých recepčních!