• Articles
• admin

jak sbírat více delikventních účtů interně

nedávný průzkum provedený nadací Credit Research Foundation (CRF)-Národní shrnutí domácích obchodních pohledávek — odhalil, že v průměru 87% účtů je aktuálních, zatímco 0.4% je více než 90 dnů po splatnosti.

běžné účty samozřejmě nejsou problémem. A je to vzhledem k tomu, že ti, kteří skončili 90 dny po splatnosti by měly být umístěny u Profesionální sběrné firmy nebo odepsány na základě obchodních pravidel vaší společnosti.

ale co těch 12,6%, které spadají uprostřed. Ty, které jsou po splatnosti, ale ještě nejsou kandidáty na sbírky třetích stran?

zde je několik tipů pro správu těchto delikventních účtů – a zvýšení vaší šance na jejich vymáhání dříve, než dosáhnou lhůty 91 dnů a musí být předány vaší inkasní agentuře.

zlepšení vašich šancí na inkaso pohledávek po splatnosti in-House

Tip #1-vypracujte promyšlenou a podrobnou úvěrovou politiku:

proces inkasa začíná vaší kreditní politikou. Požadavky na prodloužení úvěru, vaše podmínky a opatření, která budou přijata, když se účet stane delikventním, by měly být jasně stanoveny. Vaši prodejní a servisní lidé, stejně jako úvěry a sbírky, by měli být dobře obeznámeni s vaší kreditní politikou. Měli by být také vyškoleni, aby vysvětlili politiku novým klientům. Ještě lepší, měli byste mít dokument popisující tyto informace, které mají být poskytnuty všem klientům před provedením jakéhokoli úvěrového prodeje.

Tip #2-Přizpůsobte si fakturu na podporu platby:

kvalita vaší faktury má největší dopad na to, zda a kdy bude platba provedena. Primární cíl vaší faktury? Usnadněte kupujícímu platbu. Tady je návod.

• Udržujte formát konzistentní, aby kupující věděl, kde najít základní informace.
• Poskytněte veškeré informace, které kupující bude požadovat k provedení platby, včetně:
  • slovo „Faktura“ – takže nemůže být pochyb o účelu dokumentu
  • vaše remitenční adresa a kontaktní údaje
  • Vaše identifikační číslo zaměstnavatele (EIN) nebo daňové identifikační číslo
  • číslo objednávky (pokud existuje objednávka)
  • datum faktury a jedinečné odkazované ID #
  • jasný popis poskytovaných produktů/služeb, včetně data doručení nebo data odeslání produktu nebo dodáno
  • celková splatná částka, včetně poplatků za jednotku (je – li k dispozici)
  • platby daně, pokud relevantní (GST a DPH)
  • datum splatnosti-statistiky ukazují, že zákazníci mají tendenci platit včas nejčastěji, když je na faktuře uveden konkrétní datum platby, spíše než“ splatné při přijetí „nebo“splatná platba do 30 dnů“
  • platební podmínky

Tip #3-sledování faktur před jejich splatností:

to nejen pomůže vyhnout se delikvencím, ale může skutečně zlepšit vztah s vašimi zákazníky. Hovor krátce po příchodu produktů nebo před datem splatnosti faktury je efektivní kontakt se zákaznickým servisem a připomenutí platby. Zeptejte se, zda vše dorazilo včas, zda existují nějaké problémy nebo dotazy, zda je faktura jasná a přesná – a samozřejmě, zda faktura byla nebo bude brzy naplánována na platbu.

během hovoru připomeňte zákazníkovi podmínky a datum splatnosti. Konkrétně se zeptejte, zda mohou předvídat důvody, proč by faktura nebyla zaplacena v rámci podmínek.

důležité! Uchovávejte záznamy o reakcích vašich zákazníků.

Tip #4-přiřaďte klasifikaci rizik delikventním účtům, abyste mohli upřednostnit své vlastní inkasní úsilí:

například historicky pomalu platící účty by byly klasifikovány odlišně než noví zákazníci, u kterých nemáte žádné platební zkušenosti. Nový zákazník stává delikventní je vyšší riziko než dlouhodobý zákazník, který obvykle platí 30 dny po splatnosti.

Tip #5-vypracujte konkrétní plán léčby sběru:

mít zavedený plán vytvoří konzistenci a odstraní dohady. Nastavte různé léčebné plány pro různé úrovně rizika. Poskytněte standardní šablony pro písemnou komunikaci a skripty, nebo mluvící body, pro osobní kontakt. Tento druh přípravy bude vaše sbírkové úsilí efektivnější a méně stresující.

plán léčby vzorků

nejstarší faktura Datum	velké účty > $ xxxx	malé účty < $ xxxx
0-30	prodejní / zákaznický servis volání a připomenutí 5 dní po dodání, nebo 5-7 dní před datem splatnosti	* zákaznický servis průzkum a připomenutí zaslané 5 dní po dodání nebo 7-10 dní před datem splatnosti
35-40	Připomenutí hovoru #1 následované e-mailem popisující výsledky hovoru	připomenutí e-mailu nebo dopisu #1
45-50	Připomenutí hovoru #2 následované e-mailem popisující výsledky hovoru	připomenutí e-mailu nebo dopisu #2
55-60	eskalační výzva nadřízeného věřitele správci dlužníka	upomínkový e-mail nebo dopis #3
65-70	konečná výzva k vyzvednutí poptávky následovaná e-mailem nebo dopisem s konečnou poptávkou	výzva s konečnou poptávkou následovaná e-mailovým dopisem s konečnou poptávkou
80-85	viz inkasní agentura	viz inkasní agentura nebo doporučit odpis

*průzkum zákaznického servisu by položil stejné otázky, které by byly položeny při volání zákaznického servisu na velké účty. To by mohlo být zasláno poštou (s poštovní obálkou), e-mailem nebo faxem.

Tip #6-zvažte outsourcing vašich účtů po splatnosti před 90 dny:

implementace podrobné úvěrové politiky a faktury (tipy 1 & 2) jsou základní pro správu a shromažďování vašich účtů. Pokud je však váš čas a zdroje omezené, může být odpovědí inkasní agentura první strany. Tyto společnosti-a existuje řada, která bude zpracovávat účty malých podniků – mohou transparentně jednat vaším jménem a provádět tipy 3 až 5

Tip #7 – Udržujte přesné a aktuální kreditní soubory a historii plateb u vašich zákazníků:

sledujte změny v platebních vzorcích. Pokud vidíte, že se zhoršují, okamžitě podnikněte kroky. Proaktivní kontaktování zákazníka vám může ušetřit budoucí problémy a možná můžete pomoci historicky dobrému zákazníkovi projít drsnou náplastí.

Tip #8-nepokračujte v poskytování úvěrů delikventním zákazníkům:

pokud si chcete zákazníka udržet, vyjednejte nějakou střední cestu. Například, požadovat hotovost předem, dokud nebude kriminalita vymazána.

Tip #9-vědět, kdy pustit:

přichází čas, kdy musíte zvýšit tlak na zaplacení zasláním dlužníka profesionální inkasní agentuře. Ale, jak víte, kdy pustit?

1. pokud zákazník nevrátí vaše hovory nebo neodpoví na vaše kontakty, pošlete je agentuře co nejdříve. Mohou být v procesu přeskakování.
2. pokud je splátkový slib porušen, je čas jít dál. Vaše další úsilí pravděpodobně nepovede k ničemu. Předejte to své agentuře.
3. pravděpodobnost sběru delikventního účtu dramaticky klesá s délkou delikvence. Podle průzkumu členů Commercial Collection Agencies of America (CCA a) pravděpodobnost sběru účtu 90 dní po splatnosti klesne na pouhých 68,9%. V 6 měsících po splatnosti existuje pouze 51,3% šance na inkaso. Pokud účet stárne do 1 roku po splatnosti, pravděpodobnost úspěšného inkasa je 21,4%. Většina zdrojů považuje 90 dní po splatnosti za optimální čas pro odeslání účtu inkasní agentuře.

zatímco prodej může být opojný zážitek, pokud se peníze nevybírají, můžete skončit s obrovskou bolestí hlavy. Plánování pro delikvence a rozvoj proaktivní, detailní a konzistentní strategie pro manipulaci s nimi – dříve – než k nim dojde-pomůže zajistit, že po splatnosti účty nejsou uškrtit cash flow a stát se hrozbou pro vaše samotné přežití.

podívejte se na tyto další tipy pro komerční sbírku a články na našich webových stránkách:

• 6 Tipy pro volání sbírky, které získají výsledky
• 9 pokynů pro výběr správné inkasní agentury
• 9 kroků, které pomohou vašemu OCA pomoci vám
• 13 strategií pro urychlení sbírek
• sbírání po telefonu: třístupňový proces
• inkasní spory: Soudní náklady a poplatky za žaloby
• hodnocení výkonu vašeho OCA
• jednání o platebním plánu
• použití OCA k výkonu soudních rozhodnutí
• práce s OCA

pro více informací o tom, jak může naše obchodní inkasní agentura pomoci vaší firmě kontaktujte nás na adrese 844.937.3268 ještě dnes!