• Articles
• admin

papír, papír, papír! Jsem tak blízko k digitalizaci zbytku svých souborů pomocí šikovného skeneru dandy NeatDesk, který mi společnost Neat poslala ke kontrole, ale než to udělám, myslel jsem, že bychom měli znovu uspořádat vaše papírové soubory, protože není nic špatného na uchovávání papírových kopií věcí…jen tak dlouho, dokud najdete to, co potřebujete, když to potřebujete!

v mém bývalém životě byly souborové systémy vlastně mou organizační vášní (všichni, kdo organizujete feťáky, jako jsem já, kývají hlavou, oceňují, že pro to mám vášeň, a vy ostatní kroutíte hlavou a přemýšlíte, jestli jsem nuts…am mám pravdu?).

uvědomuji si, že je to trochu světská věc, která má být vášnivá, ale miluji pocit, že si vezmu hromady neorganizovaného papíru a vytvořím pěkný, snadno použitelný souborový systém. Například, pokud jste postgraduální student, který si objednal vlastní služby psaní disertační práce, musíte být organizováni se všemi svými výzkumnými pracemi a dokumenty, abyste ušetřili peníze! Ve skutečnosti si mnozí uvědomují, jak důležité je organizovat vaše papírování. Udělal jsem nějaké konzultace pro podniky a jednotlivce, které jim pomohou vytvořit souborové systémy, aby vyhovovaly jejich potřebám,a není nic lepšího, než se podívat na hotové soubory a vidět, jaký obrovský rozdíl je organizován!

samozřejmě, že schopnost rychle přistupovat a najít důležité dokumenty sami není jediným důvodem k organizaci. I když to není nejvíce okouzlující důvod pro pořádání, je důležité zvážit, jak snadno by někdo jiný mohl mít smysl pro všechny vaše soubory, pokud byste měli zemřít. Mít organizované soubory dělá, že srdcervoucí úkol jen trochu jednodušší tím, že eliminuje frustraci není schopen najít to, co potřebují.

Přemýšlejte o svých potřebách

než začneme mluvit o tom, co považuji za klíčové ingredience pro systém souborů, který funguje, začněme s některými základními otázkami:

co je ve vašich souborech?

• jsou vaše záznamy většinou dlouhodobé dokumenty, jako jsou informace o hypotéce, doklady o pojištění vozidla, nájemní smlouvy atd., nebo máte k dispozici také pravidelné denní/týdenní/měsíční záznamy?

• máte k dispozici obchodní dokumenty? Záznamy o domácím vzdělávání? Další kategorie papírování?

• jaké záznamy v současné době ukládáte, které možná nepotřebujete? Mohl byste přejít na elektronické výpisy pro některý z vašich účtů?

mějte na paměti soukromí a bezpečnost

• máte důležité dokumenty, jako jsou rodné listy, které by měly být uchovávány v ohnivzdorné krabici?

• musí být některý z vašich záznamů uzamčen, aby držel zvědavé oči pryč?

• kdo potřebuje přístup k vašim souborům? Potřebujete oddělené oblasti, ke kterým mají přístup různí lidé?

vzhledem k omezení prostoru

• kolik místa máte pro své soubory?

• je vaše kartotéka Plná?

• můžete vytáhnout záznamy z minulých let a uložit je někde jinde místo toho, abyste je uchovávali ve své hlavní oblasti souborů?

• by skenování papírování a udržet ji na počítači, spíše než v tištěné podobě stojí za Váš čas a úsilí?

• na které záznamy máte tendenci nejčastěji odkazovat, které potřebujete mít snadno přístupné?

přemýšlení o těchto otázkách, než začnete organizovat soubory, vám pomůže vytvořit systém, který funguje tak, že vaše záznamy snadno najdete a získáte přístup.

použití doručené pošty & k odeslání

zatímco neuspořádané záznamy jsou obrovským zdrojem nepořádku papíru, příchozí papír, který je třeba třídit, a papír, který na vás čeká, je obvykle větším viníkem. Vytvoření souborového systému je důležité, ale stejně tak má systém pro papír, který přichází do vašeho domova, jinak vám váš souborový systém neudělá nic dobrého.

zde jsou některé strategie pro správu příchozích dokumentů:

• Třídit okamžitě. Spíše než hromadit poštu, školní doklady, atd. na pult nebo stůl řešit později, třídit je v okamžiku, kdy jdete do dveří. Někdy dokonce třídím v autě, protože naše poštovní schránka je půl míle po silnici od našeho domu! Okamžitě vyhoďte nevyžádanou poštu, obálky a plniva do koše a vytvořte schránky pro papíry, které jsou připraveny k podání, a ty, které potřebují akci.

• pokud můžete, postarejte se o to hned. Pokud povolení potřebuje podpis, okamžitě jej podepište a vložte jej zpět do batohu, abyste se vrátili do školy. Pokud něco potřebuje razítko, aby se vrátilo do poštovní schránky, věnujte chvíli přípravě, než ji odložte na později. Pravidlo touch it once funguje pro udržení vašeho domova organizované, a funguje to pro snížení množství papírového nepořádku, se kterým se také zabýváte!

• Odhlásit odběr, Odhlásit odběr, Odhlásit odběr. Toto pravidlo se nevztahuje pouze na e-mail; funguje to i pro nepořádek papíru! I když to vyžaduje více času, snažte se odhlásit se z katalogů a zpravodajů a zaregistrovat se do seznamů do not mail. Joshua zde sdílel spoustu skvělých strategií pro snížení množství pošty, kterou dostanete.

co si ponechat & co rozdávat

než se podíváme na různé metody organizace vašich záznamů a papírování, dalším problémem, který se stává překážkou pro mnoho lidí, je vědět,které záznamy je třeba uchovávat a které lze vyhodit.

můj obecný pocit je, že nemusíme držet téměř tolik, kolik si myslíme, že děláme. V mém domě, jsme již udržet naše měsíční účty, naše týdenní pay pahýly, nebo dokonce naše měsíční výpisy z kreditních karet. Ano, je naprosto důležité, abyste si ověřili, že informace o každém z nich jsou správné, než je skartujete a vyhodíte, ale opravdu neexistuje žádný důvod, proč byste je měli uchovávat, zvláště když máte přístup k tolik online.

samozřejmě byste měli mít některé věci, jako jsou smlouvy o půjčce, trvalé záznamy (například rodné listy, karty sociálního zabezpečení atd.), pojistné smlouvy, daňové záznamy a tak dále.

podívejte se na tento skvělý článek, kde najdete podrobnější pokyny o tom, jaké záznamy lze vyhodit.

vytvoření souborového systému

nyní projděme kroky skutečného vytvoření souborového systému, který funguje.

1. Vytvořte základní obrys

než se dotknete souborů, začněte vytvořením základního přehledu o tom, jaké záznamy máte a jak chcete, aby byly organizovány.

například mám obchodní záznamy, záznamy o domácnosti a záznamy o domácím vzdělávání. Tyto tři položky budou nejvyšší úrovně mého osnovy, ale musím jít na další úroveň a vytvořit vnořené kategorie, jakož:

i. evidence domácností

a. daňové evidence
B. evidence vozidel
C. pojistné doklady
D. Lékařské záznamy

(to je jeden z důvodů, proč je důležité přemýšlet o tom, co je třeba zachovat a jak chcete, aby to organizoval, než se dostanete k tomuto kroku, i když budete pravděpodobně vyladit obrys as you go stejně!)

2. Vytvořte podrobné podkategorie

jakmile budete mít základní obrys na místě, je čas přemýšlet o tom, jak ideálně chcete, aby tyto záznamy byly organizovány, aby byly snadno k nalezení a použití. Například pod lékařskými záznamy chci oddělit záznamy každého člena rodiny, abych je nemusel třídit, abych našel to, co hledám. Pak mohu podat nové záznamy v přední části souboru tak, aby byly v pořadí podle data (od nejnovějších po nejstarší), kdykoli je potřebuji.

můj obrys nyní vypadá takto:

i. evidence domácností

a. daňové evidence

1. 2009
2. 2008
3. 2007
4. 2006

B. Evidence Vozidel

1. Údržba a záruky
2. Název, registrace a štítky

C. Pojistné Dokumenty

1. Pojištění vozidla
2. Zrušené politiky
3. Heath insurance
4. Pojištění domácnosti
5. Životní pojištění

D. lékařské záznamy

1. Baby Girl # 1 ‚ s records
2. Baby Girl # 2 ‚ s records
3. Baby Girl # 3 ‚ s records
4. Baby Girl # 4 ‚ s records
5. Mandi ‚ s records
6. Seanovy záznamy

3. Začněte vytvářet soubory pro každou kategorii

nyní je zde místo, kde se mé souborové systémy liší od mnoha jiných lidí. nikdy nepoužívám složky souborů pro své soubory. Nikdy. Místo toho raději používám závěsné soubory pro všechny své soubory.

důvod, proč to dělám, je jednoduchý: mít visící karty souborů seřazené a / nebo barevně kódované, dělá souborový systém mnohem, mnohem jednodušší na vaše oči a mnohem, mnohem jednodušší. Osobně si myslím, že vnitřní složky souborů jsou plýtvání penězi, prostor, a zdroje, pokud je nepoužíváte pro lapbooking!

místo toho jsem se potácet a / nebo barevný kód karty definovat kategorie a podkategorie, a pak jsem abecedně je v každé kategorii pro rychlou orientaci.

například pomocí mého obrysu shora bych začal vytvářením karet pro všechny daňové záznamy a jejich zarovnáním nalevo od mých závěsných souborů. Spíše než používat jeden závěsný soubor se čtyřmi složkami souborů uvnitř, dávám přednost vytvoření čtyř samostatných závěsných souborů označených 2008, 2009, 2010 a 2011.

dále bych se přesunul k záznamům vozidel. Pro tuto kategorii bych vytvořil dvě karty: „záznamy údržby“ a „název, registrace a značky“. Namísto zarovnání těchto karet na levé straně mých závěsných souborů bych začal několik slotů, aby byly rozloženy za ostatními.

vždy vytisknu kopii svého obrysu a ponechám ji v přední části kartotéky v chrániči listů, ale pokud se obáváte, že nebudete mít definovanou hlavní kategorii pro každé seskupení, můžete ji jednoduše přidat na kartu. Například“ Yukon – záznamy o údržbě“,“Yukon – Název, registrace a značky“.

4. Použijte barevné kódování pro různé hlavní kategorie

kromě ohromování karet jsem také použil barevné karty K rozlišení kategorií. Pokud však máte několik hlavních kategorií-například domácnost, podnikání a domácí vzdělávání – které chcete mít v jedné skříňce, rezervoval bych pro tento účel vaše barevné kódování. Můžete si koupit barevné karty nebo jednoduše vytisknout štítky na barevný papír, abyste jasně viděli, která sekce byla věnována které kategorii.

5. Soubor dokumentů

jakmile máte soubory vytvořené, začněte přenášet staré soubory do nového systému a třídit nezpracované papíry. Je pravděpodobné, že budete muset přidat podkategorie podél cesty, a můžete ohlédnout a uvědomit si, že jste mohli kombinovat některé z vašich podkategorií po tom všem, ale to je v pořádku. Klíč k souborovému systému, který funguje, je ochoten jej podle potřeby vyladit. To je vlastně jeden z důvodů, proč jsem přestal tisknout své karty na tiskárně a místo toho jsem se rozhodl psát ručně nebo použít výrobce štítků. Vím, že je pravděpodobnější, že v případě potřeby vytvořím nový, pokud je to snadné!

i v dnešní době e-mailu, on-line bill pay, a blogy, papír nepořádek přemůže mnoho rodin, ale čas vytvořit souborový systém, který funguje a návyky, které minimalizují nepořádek opravdu vyplatí, jak si již třídit hromady papírů najít to, co potřebujete!

jak organizujete své papírové soubory?