• Articles
• admin

audit zadávání zakázek je krokem v cyklu řízení zakázek a nezbytnou součástí nákupního procesu. Když podnik obstarává zdroje, které potřebuje k dokončení své práce a hladkému chodu, Správa výdajů až do konce je povinná, aby se zabránilo nadměrnému utrácení a budování důvěryhodných vztahů s dodavateli pro budoucí projekty.

řízení zakázek zahrnuje různé procesy, z nichž jedním je audit. Mezi ostatní patří:

• objednávky a požadavky
• nabízení od dodavatelů
• vyjednávání o zakázkách
• řízení dodavatelů
• vedení objednávek a faktur
• vedení záznamů

audit konkrétně přezkoumává Vaše zakázky a dodavatele, aby analyzoval přesnost, účinnost a legitimitu celkového úsilí o zadávání zakázek. Vytvořené záznamy pomohou také utvářet budoucí procesy zadávání veřejných zakázek.

výdaje mohou nastat v jakékoli formě. Přímé náklady, jako jsou platy zaměstnanců a pojištění, jakož i výrobní náklady spojené se surovinami ve výrobě. Nepřímé náklady, jako jsou profesionální služby a cestovní náklady, jsou také v úvahu. Jak umožníte řádné zviditelnění svých výdajových aktivit a jejich audit pro dosažení konkurenceschopnosti trhu?

proč se musíte zaměřit na auditní postupy

nákupní oddělení má hodně na ruce, pokud jde o řízení a prosazování postupů zadávání veřejných zakázek. Proces auditu pomůže s více aspekty práce.

• výdajový výkon: audit vám umožňuje ustoupit a podívat se, kam vaše peníze jdou. Hledání nových způsobů, jak omezit bariéry, vyjednat silnější dodavatelské smlouvy, najít kvalitnější dodavatele a optimalizovat výdaje obecně, to vše přispívá k lepší ziskovosti.
• zjednodušení pracovního postupu: pokud máte možnost zkontrolovat nákupní procesy, můžete snadno identifikovat nadbytečné nebo zastaralé obchodní praktiky, které zpomalují váš nákupní cyklus. Můžete například objednávat podobné produkty od více dodavatelů nebo dodavatelů, když je můžete sestavit společně ve velkém pořadí.
• viditelnost dodavatelského řetězce: v případě přímých zadávacích řízení strukturovaný přehled výdajů formálně vyhodnotí ekosystém dodavatelského řetězce a zabrání administrativním chybám. Samotní dodavatelé budou více motivováni k hodnocení svých vlastních postupů, když uvidí, že si ceníte dodržování zásad.
• legitimita: audit detekuje a chrání před podvodnými fakturami. S tolika nákupy uskutečněnými každý den může být pro nepoctivé výdaje snadné prosakovat prasklinami. Fakturační schémata jsou například nejčastější formou podvodů pro malé podniky.
• řízení rizik: na podobnou poznámku, nepoctiví výdaje často vede k podvodům a porušení předpisů. Formální audity vás nasměrují správným směrem, pokud jde o nápravná opatření proti porušení průmyslových standardů a právních politik.
• auditní trasy: Vedení vlastních interních auditů je jistě krok správným směrem, ale občas potřebujete také externí audit, buď od jiné obchodní nebo vládní agentury. V obou případech již budete mít zavedenou auditní stopu.

neočekávejte, že všechny výhody auditu přijdou přes noc. Auditní záznamy vám pomohou provádět postupná vylepšení, když snižujete zbytečné náklady a zefektivňujete smlouvy, aniž byste ovlivnili kvalitu vaší práce.

proces provádění auditů veřejných zakázek

identifikuje problémové oblasti ve vašich postupech zadávání veřejných zakázek a vaše zjištění budou řídit robustnější vnitřní kontroly a pomohou vám identifikovat zdroje potřebné pro interní operace. Následuje několik základních kroků k dopadovému auditu veřejných zakázek.

Promluvte si s vyšším managementem

pokud pracujete v oblasti nákupu, nákupu nebo dokonce řízení projektů, mělo by být první prioritou získání supervizorů na palubě s vašimi plány. Vyzvedněte jakýkoli vstup od manažerů, abyste mohli připravovat a vědět, kam zaměřit své úsilí.

Toto je příležitost zdůraznit všechny oblasti zájmu. Jsou někteří dodavatelé nedávají vám výsledky, které potřebujete? Pak možná budete chtít začít nejdříve. Rovněž, jakýkoli konkrétní proces nebo zásady, které vyžadují potvrzení, by měly být vychovány u vyššího vedení.

zapojte Také zúčastněné strany

kromě správy jsou zúčastněné strany v Organizaci ty, které udělují schválení a provádějí nákupy. Tito lidé často nejsou ochotni vzdát se kontroly nad svými zdroji, takže je důležité nechat je pochopit i vaše záměry. Prokázat, že audity přispívají k lepší integritě procesu zadávání veřejných zakázek.

využijte také zpětnou vazbu, kterou od nich obdržíte. Některé zúčastněné strany v procesu řízení veřejných zakázek mohou přinést body bolesti nebo konkrétní změny, které chtějí uzákonit. Možná, že přijetí různých smluv jsou v pořádku, nebo konkrétní proces nebo politika vyžadují zvážení.

Prohlédněte si nákupní formuláře

objednávka je dokument, který vaše společnost předloží dodavateli k novému nákupu. Nejprve si prohlédněte své nákupní objednávky a ujistěte se, že jsou vyplněny úplně a přesně. Konkrétní pole, která je třeba prozkoumat, jsou:

• PO čísla objednaných položek
• informace o dodavateli
• přesnost popisů produktů a cen
• autorizované podpisy

nezapomeňte, že jakékoli konečné faktury nebo příjmy musíte odrážet v původní objednávce. AP by měl být schopen provést nějakou křížovou kontrolu, aby bylo vše započítáno.

strukturovaný přehled objednávek je také příležitostí porovnat výdaje vašeho inventáře s jinými analogickými odděleními ve vašem oboru. Použijte místní nebo národní průměry, abyste viděli, jak se vyrovnáváte s jinými společnostmi a konkurenty.

nakonec mějte na paměti, že když řízení nákupu formálně vyhodnotí nákupní objednávky, samotný objem provedených transakcí může tento proces ztížit. Pokud pracujete ručně, odeberte náhodné vzorky ze seznamu objednávek každého dodavatele a zkontrolujte je znovu.

Projděte si každého dodavatele na vašem seznamu

výběr dodavatele nebo dodavatele je další hlavní odpovědností oddělení nákupu. Kromě hledání způsobů, jak provádět hromadné objednávky ve více odděleních, zkontrolujte u každé smlouvy, zda odpovídá standardům vašeho podnikání. Zrušil všechny organizace, které zakoupíte od, pokud nesplňují vaše očekávání.

proměnné, které je třeba zohlednit, zahrnují následující:

• hromadné slevy, slevy a další způsoby, jak ušetřit peníze
• úvěrové programy
• dodací postupy
• přesnost a jasný jazyk ve smlouvě
• kvalita poskytovaných služeb
• reputace dodavatele na trhu
• srovnání s jinými organizacemi nabízejícími podobné zboží a služby

kdo ví? Audit veřejných zakázek by mohl odhalit skryté slevy a způsoby, jak ušetřit, které vedení projektu mohlo na první pohled přehlédnout.

zkontrolujte zásady společnosti

práce jako auditor nekončí u dodavatelů. Stanoví také postupy v rámci organizace týkající se zadávání veřejných zakázek, jako je podepisování dokumentů nebo schvalování smluv. Každý krok, který zaměstnanci provádějí, musí být zkontrolován a zaznamenán, aby se zajistilo, že je vše dokončeno podle specifikací řízení zakázek.

získejte také zpětnou vazbu od svých zaměstnanců. Jsou nové protokoly, které přinesly audity veřejných zakázek, příliš zatěžující? Měly by být změněny tak, aby lépe odpovídaly celkovému pracovnímu postupu společnosti?

Vytvořte závěrečnou zprávu

zkontrolujte svá zjištění sestavením závěrečné zprávy a prodiskutujte ji s vedením projektu. Pokud některá data naznačují neefektivní smlouvy, potenciální podvod, nebo nedostatečné dodržování předpisů, Zaznamenejte to a diskutujte o způsobech, jak problémy vyřešit.

zpráva musí obsahovat užitečné informace, které podpoří nápravná opatření, zmocněná údaji o zadávání veřejných zakázek shromážděnými během procesu. Lepší proces zadávání zakázek katalyzuje schopnost podniku zefektivnit operace zadávání veřejných zakázek, důsledněji přijímat zdroje a kontrolovat plnění smlouvy.

kontrolní seznam auditu zakázek

existuje mnoho procesů, dokumentů, zpětné vazby a veřejných zakázek, které je třeba sledovat v celém řízení projektů. Následující kontrolní seznam vám pomůže zůstat na vrcholu všeho a měřit váš pokrok, pokrývá většinu povinností auditů veřejných zakázek.

• Příprava: nepřímé výdaje jsou obzvláště obtížné pro řízení projektů, protože nejsou přesně stanoveny v kameni, kde se provádějí nové nákupy. Začněte tím, že organizujete všechny své nákupy, včetně těch, které mají vágní smluvní podmínky, Zmeškané slevy, cenové nesrovnalosti a další potenciální problémy.
• nákupní objednávky: například vaše organizace používá trojcestné párování? Existuje ochrana proti podvodům? A jsou během schvalovacího procesu povolena řádná oprávnění? Měli byste si být vědomi toho, co se děje v průběhu celého procesu, od objednávky až po její přijetí.
• výběr dodavatele: analyzujte plnění každé smlouvy a její srovnání se zbytkem vašeho portfolia. Je každý z nich na stejné úrovni s vašimi standardy a v souladu s vašimi zásadami? Jaký je postup pro zařazení nového dodavatele, když je to potřeba?
• platby: zpracování faktur musí být přesné, úplné a včasné. Dávejte pozor na podvodné transakce jako vždy. Roli zde může hrát i trojcestná shoda.
• oznamování vašich zjištění: Určete nápravná opatření potřebná k vyřešení problémů vyvolaných auditem zadávání veřejných zakázek. Co můžeme udělat pro snížení rizika, zvýšení efektivity a zajištění souladu s procesem řízení projektů v budoucnu?

Vytvořte si vlastní kontrolní seznam podle svých vlastních potřeb a okolností. Každý podnik je jiný, pokud jde o obstarávání jeho zboží a služeb, tak proč ne, aby vaše řešení na zakázku?

osvědčené postupy auditu zakázek

chcete nějaké další tipy a taktiky, než začnete s tímto úkolem, který změní způsob, jakým získáte vše, co vaše firma potřebuje?

• najměte si specializovaného interního auditora, který tento úkol zvládne: přimět nákupní oddělení k samotnému auditu je neúčinné a potenciální střet zájmů. Nechtěli byste, aby zaměstnanci psali své vlastní hodnocení výkonu, proto předejte práci internímu auditorskému týmu a vytvořte kompletní, přesný a strukturovaný přehled. Takový tým musí pochopit současné politiky a potřeby projektu a organizace jako celku.
• nezapomeňte vytvořit papírovou stopu pro budoucí audit: jakmile již shromáždíte všechny údaje o prodeji, záznamy zásob, splatné účty a další dokumentaci související s procesem auditu, již přesně víte, jak to udělat znovu při příštím auditu. Práce na papírové stopě poprvé, aby se budoucí cykly mnohem rychleji.
• plánujte implementaci vlastních postupů v reakci na vaše zjištění: jednou z nejméně užitečných věcí, které může audit veřejných zakázek udělat, je nabídnout obecné rady v reakci na zjištěné neefektivity. Snažte se vytvářet řešení šitá na míru, která se vztahují konkrétně na druh organizací, pro které pracujete.
• začněte používat nástroj pro zadávání zakázek: Automatizace nám již pomohla s velkou částí našeho života a řízení projektů bude potěšeno, že nyní existují moderní řešení, která zrychlují a usnadňují audit veřejných zakázek.

udržet si konkurenceschopnost na stále rostoucím trhu je o přijetí nejnovějších nástrojů pro tuto práci. V další části si povíme více o softwarových nástrojích souvisejících s interním auditem.

nástroje, Software a automatizace

pokud se vám zdá, že audity jsou výzvou k provedení, vězte, že řešení úkolu je mnohem snazší, když máte automatizovaný systém, který vám pomůže. Nyní existují Online služby, které jsou navrženy tak, aby zvládaly úkoly, jako je:

• centralizovaná správa záznamů
• cloudová spolupráce
• viditelnost do pracovního postupu pro ochranu před podvody nebo nedodržením
• rychlé srovnání nejlepších dodavatelů
• analýza cen v reálném čase pro porovnávání obchodů

nástroj pro zadávání veřejných zakázek může také obecně urychlit audit zasláním správných dokumentů správným lidem automaticky a zajistit, aby žádná zúčastněná strana nebyla neinformována. Také výrazně snížíte možnost lidské chyby při zadávání dat a analýze. Je zřejmé, že budoucnost auditu a procesu zadávání veřejných zakázek obecně bude záviset na automatizaci softwaru a výhodách efektivity, které nevyhnutelně poskytuje.