• Articles
• admin

jsou ztracené úkoly, rozostřené schůzky a nedostatek sledování součástí vašeho každodenního života? Vaše výsledky mohou trpět, pokud vaše práce není vhodně upřednostňována a organizována. V každém případě by prvním předmětem podnikání mělo být definování rozsahu projektu. Už jste někdy slyšeli o tomto konceptu?

nepoužívání rozsahu znamená být zcela ve tmě o tom, co očekávat od svých úkolů a naprostou nejistotu ohledně vašeho výkonu. Nejen to, ale také dělá celý proces mnohem těžší, než je třeba.

Chcete-li se tomu vyhnout, musíte obhajovat myšlenku využití dobře definovaných rozsahů pro vaše projekty. Pokud všichni správní hráči podporují toto hnutí, celé vaše podnikání může využívat výhod jeho výsledků.

jaký je rozsah projektu?

rozsah projektu odkazuje na určení nejdůležitějších prvků, které musí být dokončeny. Obsahuje podrobnosti, jako je seznam výstupů, cíle, náklady, rozpočet, zaměstnanci, a další. Hlavním cílem rozsahu je sloužit jako centrální reference pro úkoly spojené s projektem.

Vyrobeno s Ionem

cokoli může být projekt, jako je vývoj aplikace, videa nebo dokonce události. Váš tým může přispět, sdílet a přistupovat k rozsahu projektu jako součást společného úsilí o jeho dokončení. Prostřednictvím účinných metod dokumentace, můžete se ujistit, že správní lidé jsou vždy obeznámeni s každou fází projektu, jeho požadavky, potřeby, a specifika.

řekněme například, že vyvíjíte projekt zaměřený na e-mailový marketing. Rozsah by zahrnoval prvky, jako je publikum, které chcete oslovit, jaké metriky určí váš úspěch s vaším obsahem, jakož i nezbytné kroky k jeho dokončení.

zde jsou nejdůležitější výhody práce s dobře definovaným rozsahem projektu:

• umožňuje všem zúčastněným stranám být informováni o zvláštnostech vašeho projektu, čímž se minimalizuje pravděpodobnost chyb;
• nabízí akční rámec, který mohou manažeři použít k přiřazení úkolů týmu a odkazování na kroky plánu;
• udržuje vás a váš tým zaměřený na konkrétní kroky a cíle, což zabraňuje tomu, aby váš projekt ztratil pozornost a proměnil se v něco podobného tomu, co se očekávalo;
• vám pomůže zlepšit váš projekt, jak se vyvíjí;

aby rozsah projektu fungoval správně, vyžaduje dobrou komunikaci mezi manažery a jejich týmy. Je důležité, aby každý pochopil své role a jak ovlivňují každý krok vývoje projektu. To může být prospěšné, pouze pokud je rozsah vhodně naplánován.

jak definovat rozsah projektu?

jak jste se dozvěděli v předchozí části, psaní rozsahu projektu je zásadní pro jeho úspěch. Vyžaduje správné kroky během fáze plánování a provádění; v opačném případě riskujete výkon a vývoj vašeho projektu.

zde je 5 nejdůležitějších kroků k definování rozsahu projektu ve vašem podnikání:

1. Identifikujte potřeby projektu

co musí být váš projekt dokončen? Nezapomeňte zvážit každý jednotlivý krok procesu, od samého začátku až do podpory, kterou může po dokončení vyžadovat.

to zahrnuje informace o potřebných odbornících a potřebných dovednostech k rozvoji projektu. Můžete určit pozice, oddělení a divize vašeho podnikání, pokud to usnadňuje vizualizaci. To je také místo, kde musíte definovat nástroje, které budete potřebovat, fyzické nebo softwarové.

pokud se cítíte ohromeni představou o stanovení takových specifických potřeb, můžete si vzít předchozí podobné projekty jako referenční rámec. Také se poraďte se svými zaměstnanci o tom, co potřebují k provedení toho, co od nich projekt požaduje.

2. Zjistěte cíle projektu

dalším krokem, který musíte podniknout, je rozhodování o cílech projektu. To znamená definovat, čeho chce vaše firma dosáhnout, pokud jde o výsledky při realizaci a dokončení vašeho projektu. Pokud se to zdá příliš abstraktní, můžete použít užitečný pokyn nazvaný inteligentní kritéria.

zkratka SMART se používá k zapamatování vhodných charakteristik pro cíle, které navrhujete pro svůj projekt. Zde je to, co každé písmeno znamená a jak můžete pracovat s každým kritériem:

• M je měřitelný ,což tlačí na výběr jednoho nebo více klíčových ukazatelů výkonnosti;
• a je dosažitelný, což vás nasměruje k stanovení cílů, které jsou zaměřené na akci a realistické;
• R je relevantní, což znamená stanovení cílů, které jsou v souladu s cíli a posláním vaší společnosti;
• T je časově omezené, což je místo, kde určíte časový rámec vašeho projektu a kolik času máte k dosažení vašich cílů.

3. Zvažte omezení projektu

při přemýšlení o rozsahu projektu byste měli zvážit, jak rovnováha vašich silných a slabých stránek přispívá k vašemu výsledku a ovlivňuje jej. To znamená zajistit, aby vaše omezení nezabránila dosažení vašich cílů.

Chcete-li pomoci s tímto krokem, můžete použít SWOT analýzu. Je to matice, která vyžaduje, abyste vyplnili silné, slabé stránky, příležitosti a hrozby vašeho projektu. Hlavním cílem je být si vědom těchto kritérií a jak mohou ovlivnit vaši schopnost dokončit váš projekt.

silné stránky vašeho projektu by měly být tím, co má vaše firma a které slouží jako výhoda pro ostatní. Slabiny, i když samozřejmé, specifikují, co znevýhodňuje vaši společnost. V příležitostech musíte uvést prostředí, ve kterém můžete využít své silné stránky. Nakonec přidejte podmínky, které by vám mohly způsobit problémy s hrozbami.

4. Definujte zdroje a rozpočet

kolik z hlediska zdrojů je potřeba k dosažení vašich cílů s tímto projektem? Kritická část vašeho rozsahu zahrnuje definování toho, kolik to všechno bude stát a jaký je rozpočet, který na to vaše společnost vyčlenila.

rozpočet projektu by měl stačit k jeho úspěšnému uzavření v rámci plánovaných charakteristik. Znamená to také zajistit, aby byly vynaloženy správné zdroje na příslušné oblasti vašeho projektu.

tento krok musí být uzavřen po předchozích, protože je podstatně snazší přemýšlet o vašich nákladech a rozpočtu po definování vašich potřeb, cílů a omezení. Z tohoto důvodu se ujistěte, že je následujete v pořádku.

5. Napište prohlášení o rozsahu projektu zabíjení

můžete mít pocit, že máte vše, co potřebujete pro rozsah projektu, ale stále existuje konečný obsah, který spojuje vše dohromady: vaše prohlášení.

cílem prohlášení o rozsahu projektu je poskytnout zdůvodnění jeho existence a shrnutí všeho, co jste dosud definovali. Zde určíte společné chápání toho, co je důležité, jaké procesy se používají, a vytvoříte základní základnu vašeho projektu.

také se ujistěte, že je to inspirativní čtení. Tímto způsobem váš tým a kdokoli jiný, kdo čte vaše prohlášení o projektu, rychle uvidí jeho hodnotu. Chcete-li to provést, vytvořte příběh, který spojuje celý váš rozsah dohromady. Nakonec buďte opatrní, abyste nepsali příliš mnoho, protože být konkrétní je nutností.

Chcete-li definovat rozsah projektu, musíte postupovat podle správných kroků. To je rozhodující pro plánování a realizaci kvalitního výsledku, který je vždy nutností bez ohledu na to, jaká je vaše společnost. Postupujte podle pokynů uvedených v článku a ujistěte se, že dosáhnete svých stanovených cílů.

pokud váš projekt zahrnuje vytváření obsahu, musíte se ujistit, že má perfektní otevření, aby inspirovalo další čtení. Podívejte se na tento blogový příspěvek o tom, jak napsat skvělý úvod.