Xero-hur man skapar och skickar en kundfaktura
fakturering kunder är en viktig del av alla företag. Så, med en smidig faktureringsprocess, kommer att vara en stor stress reliever för dig. I den här guiden lär du dig hur du ställer in en ny försäljningsfaktura i Xero, hur du skickar dem till kunder och hur du bifogar filer. Och för att hjälpa dig att lära dig repen snabbare, kolla in vår videohandledning (ovan).
hur man skapar en ny försäljningsfaktura i Xero
att skapa en ny försäljningsfaktura i Xero är enkelt. För att komma till rätt ställe, gå till Affärsförsäljningsöversikt från huvudmenyn.
från Försäljningsskärmen klickar du på knappen + Ny och väljer faktura från listan.
du bör nu se en ny fakturamall som du kan använda för att skapa din försäljningsfaktura. Låt oss skapa en faktura genom att fylla i några av huvudfälten:
- till: Välj vilken kontakt du vill. Jag har valt ABC möbler.
- DATUM: Aktuellt datum visas. Du kan ändra på det.
- förfallodatum: välj ett datum cirka 30 dagar från datumet.
- Faktura # : fakturanummer visas automatiskt om det ingår i dina inställningar.
- referens: kan vara projektkod, postnummer eller inköpsordernummer.
- Branding: om du använder demoföretaget väljer du specialprojekt från listan.
- beskrivning: skriv in Konsulttjänster.
- antal: skriv in 1.
- enhetspris: skriv in 1000.00.
- konto: välj 200 – försäljning från huvudbokskoder listan.
- skattesats: detta bör automatiskt fylla baserat på den valda huvudbokskoden.
för att se hur fakturan kommer att se ut för kunden, klicka på förhandsgranskningsknappen längst upp till höger.
du bör se en faktura som har märkts av Special Projects branding mall som valts tidigare. Uppgifterna på fakturan ska baseras på den information du angav ovan.
nu när du har skapat din faktura kan du spara eller godkänna den. Vad du väljer att göra beror på hur du driver ditt företag.
om din faktureringsprocess kräver att du sparar nya försäljningsfakturor som utkast för att någon annan ska godkänna, klickar du på Spara Macau Spara som utkast längst ner till vänster på skärmen ny faktura.
om du inte behöver någon annan att godkänna dina nya fakturor, kan du gå vidare godkänna dem själv genom att klicka på Godkänn knappen längst ned till höger på skärmen ny faktura.
det är allt du behöver göra för att skapa en ny försäljningsfaktura i Xero.
så här bifogar du filer till en försäljningsfaktura
ibland, när du skickar en försäljningsfaktura till en klient, måste du skicka några filer med den, till exempel Excel-kalkylblad eller PDF-dokument. I Xero kan du göra detta genom att bifoga filerna till fakturan och inkludera dem i e-postmeddelandet till klienten.
för att bifoga filer till fakturan, klicka på knappen längst upp till höger på fakturaskärmen som ser ut som ett delvis vikt papper. När popup-rutan visas klickar du på länken + Ladda upp filer.
nu kan du välja de filer du vill bifoga till fakturan. Gå vidare och bifoga en Excel-fil, PDF eller något annat som Xero kommer att acceptera.
när du har bifogat din fil klickar du på kugghjulsikonen bredvid filnamnet och väljer inkludera med faktura i listrutan om du vill att filen ska skickas till kunden med fakturan.
din fil ska ha flyttats upp till att inkludera med faktura i popup-rutan.
hur man maila en faktura i Xero
dessa dagar är det brukligt att skicka fakturor till kunder och i Xero, de kan skickas från några olika platser.
för att komma till rätt plats i Xero, gå till Affärssäljöversikt för försäljning från huvudmenyn.
Klicka nu på avsnittet väntar på betalning för att se alla försäljningsfakturor som har skapats men inte betalats av kunderna.
det finns några ställen du kan gå till e-postförsäljningsfakturor till kunder i Xero. De två platserna vi kommer att titta på i denna handledning är:
- från Huvudfakturaskärmen.
- inifrån en faktura.
e-posta en försäljningsfaktura från Huvudfakturaskärmen
om du följde instruktionerna ovan bör du vara i Huvudfakturaskärmen. Härifrån markerar du kryssrutan för Bayside Club-fakturan och klickar på e-postknappen högst upp i listan över fakturor.
en popup-ruta visas med alla detaljer i e-postmeddelandet du ska skicka till din kund. När du är nöjd med allt i popup-rutan, tryck på Skicka-knappen för att slutföra e-post fakturan till din kund.
när e-postmeddelandet har skickats och du har återvänt till Huvudfakturaskärmen bör du se att fakturans status har ändrats till skickad.
e-posta en försäljningsfaktura inifrån fakturan
det andra sättet att skicka en försäljningsfaktura till en kund är att göra det inifrån fakturamallen. För att göra detta, välj Marine Systems faktura från Huvudfakturor skärmen.
Klicka nu på e-postknappen längst upp till höger i fakturamallen.
en popup-ruta visas med alla detaljer i e-postmeddelandet du ska skicka. En e-postadress har inte inkluderats automatiskt för den här kunden, så skriv in den falska e-postadressen [email protected] i rutan längst upp. När du är nöjd med allt i popup-rutan, tryck på Skicka-knappen för att slutföra e-post fakturan till din kund.
när e-postmeddelandet har skickats och du har återvänt till Huvudfakturaskärmen bör du se att fakturans status har ändrats till skickad.
hur man skriver ut en faktura i Xero
1. Skriv ut en försäljningsfaktura från Huvudfakturaskärmen
från Huvudfakturaskärmen markerar du kryssrutan för fakturan du vill skriva ut och klickar på knappen Skriv ut högst upp i faktureringslistan.
en popup-ruta visas som frågar om du vill markera fakturan som skickad till kunden. Välj det alternativ som passar dig.
2. Skriv ut en försäljningsfaktura inifrån fakturan
det andra sättet att ladda ner en försäljningsfaktura som PDF för utskrift är att göra det inifrån fakturamallen. För att komma igång, klicka på fakturan från Huvudfakturor skärmen.
klicka sedan på knappen Skriv ut PDF längst upp till höger i fakturamallen.
en popup-ruta visas som frågar om du vill markera fakturan som skickad till kunden. Välj det alternativ som passar dig.
fakturan ska nu laddas ner som PDF. Därifrån kan du öppna filen i en PDF-tittare och skriva ut den.
ansvarsfriskrivning: våra artiklar och videor är här för att informera dig och den information som lämnas utgör inte ekonomisk, beskattning, juridisk, affärs-eller annan professionell rådgivning och bör inte åberopas som sådan. Se vår fullständiga ansvarsfriskrivning här.