Vad är ett POS-System (point-of-Sale) och hur fungerar det?
ett POS-system (point-of-sale) hanterar den punkt där en artikel eller tjänst betalas i butiker, restauranger, barer, salonger och andra företag som handlar personlig försäljning. POS-system är programvara och hårdvara som hanterar köp -, retur-och utbytestransaktioner. Försäljningsstället är vanligtvis registret, kassadisken eller kontantomslaget. Men det händer inte alltid vid en räknare. Försäljningsstället kan också vara curbside om en kund hämtar ett klick och samlar order eller på försäljningsgolvet via en mobil POS.
men POS-system gör mycket mer än att hantera kassaprocessen. Här är allt du behöver veta om POS—system-från hur de fungerar till hur du väljer ett som passar ditt lilla företag.
Hur fungerar POS-system?
istället för klumpiga kassaregister fungerar moderna POS-system på surfplattor, datorer och smartphones. I grund och botten kan POS—system fungera var dina kunder är-vilket gör det snabbt och enkelt att ta emot betalningar så länge du har en stabil internetanslutning. Vissa rymmer också offline-betalningar, i vilket fall du inte ens behöver en anslutning.
det är i allmänhet enkelt att räkna ut hur man använder POS-system för att bearbeta transaktioner, men de gör så mycket mer än så. När beställningen är klar arbetar POS bakom kulisserna för att hjälpa till att uppdatera lagernivåer, spåra kunddata och mer.
vanliga funktioner i POS—system
när du söker efter det bästa POS-systemet för ditt lilla företag, börja med att identifiera vilka funktioner du behöver-både idag och i framtiden. Kom ihåg att de specifika funktioner som din POS har beror på både plattformen du väljer och Planen du registrerar dig för. Vissa typer av POS-system har mer begränsade eller till och med specialiserade funktioner—till exempel tabellkartläggning och menyhantering för livsmedelsbaserade företag.
försäljning och utcheckning
ett POS-system skapar en snabb och friktionslös utcheckningsupplevelse för både dig och dina kunder. Vid kassan, enkelt lägga till objekt till en försäljning via streckkodsläsare eller pekskärm post. Summan visas direkt med möjlighet att lägga till kuponger, lojalitetspoäng eller andra rabatter med en knapptryckning.
kassaprocessen är också en perfekt tid att samla kundinformation som leder till data som tjänar dem bättre. Här är några sätt POS-system kan hjälpa till:
- samla allmän kundkontaktinformation
- skapa kundprofiler för att lagra köphistorik
- samla registreringar för nyhetsbrev och kampanjer via e-postmarknadsföring
- registrera kunder i lojalitetsprogram
betalningshantering
kreditkortsterminaler innebär debiteringsrapporter och avstämning av biljetter till försäljning. Med POS-system är det redan gjort för dig-vilket gör ditt slut på dagen enkelt och snabbt.
Plus, POS-system gör det enkelt att acceptera kreditkort var du än gör en försäljning. Krypteringsmetoder kopplar säkert kortläsare till smartphones och surfplattor för mobilförsäljning och gör att du kan acceptera onlinebetalningar via din webbplats och ange inringade betalningar med ditt POS-systems virtuella terminal.
lagerhantering
lagerhanteringsfunktioner är en av de främsta anledningarna till att företag antar ett POS-system. Och nu, mestadels varje POS-system låter dig skapa SKU-nummer och lagra viktiga produktdata, till exempel:
- leverantörsinformation
- grossistkostnad (vanliga, försäljnings-och rabatterade priser för artiklar)
- variabler (storlek eller färg)
- aktuella lagerkvantiteter
Retail POS-system har ofta funktioner för att skapa och skriva ut streckkoder och fraktetiketter, samt spåra beställningar för hämtning på trottoarkanten.
de bästa POS-systemen erbjuder också avancerade lagerfunktioner som hjälper dig att hantera inköpsorder och förutse produktkrav. Om du behöver spåra inventering var som helst, kommer en POS att förbättra processen.
hantering av kundrelationer (CRM)
POS-system spårar varje köp till de fina detaljerna, vilket hjälper oerhört i ditt lilla företags marknadsföringsinsatser. Spårning av kundkontaktinformation, inköp, summor, betalningsmetoder och Returer är inte bara till hjälp i den totala försäljningen—utan också riktade marknadsföringskampanjer.
när du vet vem som köper vad, vem som besöker din butik mest och vem de stora spenderarna är, kan dina marknadsföringsinsatser bli mycket mer framgångsrika.
marknadsföringsverktyg
e-postmarknadsföringskampanjer är ett av de mest populära marknadsföringsverktygen inom POS-system, eftersom de bygger och hanterar din e-postkontaktlista för dig.
när du är redo att skicka marknadsföring e-post med kampanjer, kan du använda dina kunders orderhistorik för att rikta de mest sannolika att svara. Med POS-system kan du koppla din orderhistorik till e-postkampanjer och skapa mycket effektivare kampanjer. Vissa erbjuder också lösningar för försäljning på sociala medieplattformar som Facebook och Instagram, samt integrerade lojalitets-och remissprogram.
anställd och Team Management
POS-system erbjuder också en mängd olika verktyg för personalhantering med funktioner för tidsspårning, schemaläggning, provisioner, interna belöningsprogram, behörigheter och mer.
vissa låter dig också komma åt eller integrera fullständig lönehantering så att din tidsspårning och löneverktyg finns i ett automatiserat system. Vissa system erbjuder denna funktion direkt, medan andra erbjuder denna lösning genom tredjepartsintegrationer.
rapportering och analys
POS—system spårar varje försäljning i detalj-även de mest grundläggande rapporterna kan berätta vilka artiklar som är toppsäljare och långsamma flyttare, vilket leder till mer informerade köpbeslut.
försäljningsspårning hjälper dig också att hitta och förutsäga säsongsuppgångar i vissa kategorier eller övergripande försäljning så att du kan planera ditt lager och bemanning för att möta dina upptagna cykler. Sammantaget gör POS-system det enkelt att hålla koll på detaljhandelsdataanalys.
centraliserad flerkanalig försäljning
ett POS-system som erbjuder flerkanalig försäljning kan ansluta dina butiks-och onlineförsäljningsaktiviteter i ett bekvämt, centraliserat system.
många POS-system integreras med många online-försäljningsplattformar för att synkronisera din försäljning, betalningar, kunder och till och med lagerantal mellan butikssystemet och online-försäljningskanaler.
fördelar med POS-system
POS-system är utformade för att spara tid och öka produktiviteten.
- sparar tid: oavsett om du är ägare eller medarbetare, hjälper POS-system att spara tid när det gäller ledningsuppgifter och kassaprocessen.
- erbjuder insikter: POS-system ger en mängd data om dina kunder—vilket hjälper dig att fatta bättre beslut om ditt lager, marknadsföring, mål och processer.
- vågar med ditt företag: vanligtvis kommer POS-programvara alltid med aktuella uppdateringar som hjälper dig att hålla dig före kurvan eftersom tekniken oundvikligen utvecklas.
- automatiserar mindre roliga saker: Från lagerhantering till schemaläggning av anställda hanterar POS-system detta arbete åt dig så att du kan fokusera på dina viktigare att göra.
- ökar noggrannheten: när du inte behöver ange priser och objekt manuellt blir felrummet mindre.
- ger flexibla betalningsalternativ: eftersom de flesta POS-system kommer med regelbundna uppdateringar kan ditt lilla företag erbjuda de senaste och bästa betalningsmetoderna. En studie av Federal Reserve visar den stadiga nedgången av kontanter och checkbetalningar tillsammans med en ökning av debet -, kredit-och elektroniska betalningar.
för en närmare titt, kolla in våra främsta fördelar med att använda ett POS-system.
POS-hårdvara
för små företag med tegel och murbruk behöver du hårdvara som ansluter till ditt POS-system. Den goda nyheten: det enklaste av småföretag behöver bara en ansluten enhet (till exempel skrivbord eller surfplatta) och kreditkortsläsare.
här är några typer av hårdvara att överväga, men kom ihåg att det du behöver mest beror på typen och storleken på ditt företag:
registrera
de flesta register är nu i form av en stationär dator (med bildskärm), men många företag använder fortfarande enkla kassaregister. Kassaregister är vanligtvis praktiskt för dem som bara behöver ett minimum, eftersom de redan kommer med kassalådor och inga andra klockor eller visselpipor behövs.
ansluten enhet
en enhet som en surfplatta eller smartphone kan enkelt ersätta en stationär dator. Tabletter kan också användas med stativ för enkel användning.
kassalåda
kassalådor är inte bara ett säkert utrymme för kontanter, men kan vara ett bra ställe att organisera och behålla kortbetalningskvitton.
kvittoskrivare
dessa dagar kan kvitton skickas, skrivas ut eller varken. Kvittoskrivare ger Dig möjlighet att ge föredragna alternativ för dina kunder och hjälper dig också att ha resurser för din egen försäljningsspårning och hantering.
streckkodsläsare
streckkodsläsare hjälper inte bara till att effektivisera kassaprocessen, men det kan också ge ditt lilla företag möjlighet att hantera och spåra priser, lagernivåer och mer.
Läs mer om pekskärmskärmar, kortläsare och tillbehör med vår guide till POS-hårdvara.
POS systemkostnader
att ha möjlighet att effektivisera dina transaktioner för både dig och din kund behöver inte komma med en rejäl prislapp. Det är där förstå skillnaden mellan server och moln POS-system kommer in.
server POS-system lagras lokalt och kostar vanligtvis mer än molnsystem på grund av installations-och licensavgifter. Vissa kan också inkludera underhåll och månadsavgifter, förutom hårdvarukostnader.
Cloud POS-system har lägre installationsavgifter, men månadsavgifterna kan vara lite högre än Server POS-system. Det finns dock prisvärda (och till och med gratis) alternativ—som Square, till exempel—som fortfarande har flexibilitet, säkerhet och användarvänlighet.
sättet att bestämma hur mycket du ska betala för ett POS-system ligger i vad ditt lilla företag behöver för att trivas. Här är några frågor att ställa dig själv när du bestämmer din budget:
- uppfyller denna programvara mina behov?
- är det lätt att använda?
- sparar det mig tid?
- ska jag hyra, köpa eller finansiera min hårdvara?
- kommer programvaran och hårdvaran att skala med mitt företag?
- har jag fakturerat kreditkortsavgifter?
- ska jag betala månadsvis eller årligen?
hur man väljer ett POS-System
första saker först: alltid överväga behoven hos ditt lilla företag, både nu och i framtiden. Alla POS-system du väljer kommer bara att vara lika bra som de funktioner som ditt företag behöver för att trivas.
här är de 10 bästa sakerna att tänka på när du väljer ett POS—system:
pris
titta alltid på kostnaderna-oavsett om de är månatliga, inställda eller betalningsavgifter.
nästa i raden är kostnaden för hårdvaran du kan behöva. De bästa POS-systemen erbjuder räntefria finansierings-eller avbetalningsplaner på hårdvara och har flera prissättningsplaner för programvara så att du kan börja med ett prisvärt alternativ och uppgradera när ditt företag växer.
användarvänlighet
POS-system ska vara användarvänliga och kräver lite utbildning för personalen. Några av de bästa systemen har instruktionsvideor, communityforum och demos eller träningslägen så att nya anställda kan bli bekväma med systemet.
betalningshantering
Välj ett POS-system som innehåller antingen inbyggd betalningsbehandling eller integration med populära betalningsprocessorer.
hårdvara
vissa system körs på Generisk hårdvara som iPads eller Android-surfplattor, medan andra fungerar på egna hårdvarusystem. Proprietär POS-hårdvara kan vara mer hållbar; det kan dock inte återanvändas om du byter system längs linjen.
lagerverktyg
alla POS-system har någon typ av lagerspårning, men de bästa erbjuder lagernivåer i realtid med automatiserade varningar, inköpsorderhantering och prognosverktyg.
rapportering och analys
ett bra POS-system ger insikter om försäljnings -, lager -, kund-och medarbetardata. Ett bra POS-system ger också rådata, innehåller en automatiserad rapporteringspanel, ger tips om hur man läser och agerar på rapporter och har alternativ för export av rapporter.
skalbarhet
det bästa POS-systemet växer med ditt företag. Om du till exempel har en butik men planerar att sälja online i framtiden, se till att ditt POS-system har en integrerad e-handelslösning så att du kan hantera alla dina lager-och kunddata på ett ställe.
planerar du att öppna ytterligare butiker? Ditt POS-system ska kunna hantera flera platser centralt.
integrationer
om du litar på annan programvara för e-handel, redovisning eller lön, välj ett POS-system som integreras med dessa produkter. Observera: Många POS-system erbjuder också dessa funktioner, så det är möjligt att hitta en programvara som gör allt.
kundsupport
se till att ditt POS-system erbjuder live telefonsupport under dina normala öppettider så att du alltid kan få hjälp omedelbart om ett problem uppstår.
användarrecensioner
läs alltid användarrecensioner innan du fattar ett slutgiltigt beslut. Och, om möjligt, prata med företagare i ditt område för att få sitt förstahandskonto.
tips: Om du är ett etablerat företag som vill byta till ett POS-system från ett kassaregister, är det möjligt att du måste byta betalningsprocessorer. Många system är dock villiga att förhandla om bearbetningshastigheter för företag över en viss volym. När du testar olika system, fråga om de kan matcha eller slå dina nuvarande priser.
Hur ser framtiden för POS-System ut?
under de senaste åren har det skett en stor förändring i hur POS-system inte bara har utvecklat kassaprocessen utan kan effektivisera affärsuppgifter bakom kulisserna.
men en av våra största takeaways för det kommande året är flexibla uppfyllande möjligheter. Enligt Retail Consulting partners 2021 POS & Kundengagemangsrapport prioriterar mer än hälften av detaljhandlarna leverans—och hämtningsalternativ-och noterar att detta är nyckeln för tegel-och murbruk att implementera för att minska pågående intäktspåverkan från COVID-19 och andra oplanerade händelser.
här är bara några sätt vi fortsätter att se POS-system forma framtiden för småföretag:
- ökad flexibilitet för mobila betalningsalternativ
- ökad tillgång till försäljningsdata genom molnteknik
- mer personliga marknadsföringslösningar
- Data och analyser som leder till mer informerade köpbeslut
- allt-i-ett-lösningar kopplar in person, online och sociala medier försäljning
- förenklade hårdvarualternativ
bottom line
POS-system är ett måste för småföretag, eftersom de hjälper till att effektivisera inköp, ansluta försäljningsdata till marknadsföringsinsatser, ge flexibilitet till kunder, hantera produkt inventering, och ge verktyg för att hantera din personal.
nu när du vet vad du ska tänka på—och hur ett POS—system fungerar-håll dessa tre tips i åtanke:
- be alltid om en demo
- testa flera POS-system
- prata med andra småföretagare
du kanske också gillar …
- hitta det bästa POS-systemet för ditt företag.
- letar du efter en POS för din restaurang? Det finns några speciella överväganden för att välja en restaurang POS.
- jämför kassaregister och POS-system för att se varför de flesta företag väljer en POS.