• Articles
• admin

en tidigare artikel tog upp frågan om varför projektresultatrecensioner inte hålls universellt,

även om det finns bred acceptans att de är ett primärt sätt att förbättra framtida resultat genom att lära av tidigare resultat. I den här artikeln tittar vi på hur man hanterar vägspärrarna till effektiva recensioner.

varför recensioner inte hålls

bland de vanligaste orsakerna till att inte hålla recension är:

• rädsla för att konfrontera misslyckande och dess orsaker – om misslyckande uppfattas som Einstein och Edison uppfattar det – som en språngbräda till framgång – då finns det stor motivation att granska prestanda och lära av det. Om å andra sidan misslyckande ses som något som ska nekas och döljas, kommer recensioner att undvikas.
• skyller – om kulturen förlitar sig på skuld och straff för att motivera beteende kommer det att finnas motstånd och försvar. Att skylla kommer att främja rädsla. Det är viktigt att undvika att skylla och fokusera på processen snarare än individuella beteenden. Se min artikel i maj 2019 sluta skylla fokus på processen för att uppnå Optimal prestanda
• negativ erfarenhet – tidigare recensioner har varit värdelösa. De har till exempel inte följts upp för att genomföra förändringar baserade på lärdomar.deltagarna skyllde och defensiva och blockerade någon verklig utforskning av vad som gick fel och varför.
• brist på skickliga facilitatorer – skickliga facilitatorer behövs för att göra recensioner effektiva genom att ta itu med tendensen hos projektledare och artister att vara handlingsorienterade snarare än introspektiva och reflekterande. En facilitator gör det möjligt för deltagarna att direkt konfrontera fula verkligheter, inte fastna i skyller och försvar och se till att alla har en chans att delta. Underlättande kommer att göra granskningsupplevelserna mer benägna att vara positiva.
• ingen tid – intressenter är på väg till nästa projekt eller tillbaka till sin operativa verksamhet och översynen prioriteras inte som en värdefull aktivitet och därför inte planerad.
• brist på dokumenterad projektledningsprocess – frånvaron av riktlinjer och mallar gör onödiga ansträngningar och avsaknad av användbar information som tagits under projektet.
• inte värdera kvalitetssäkring och ständiga förbättringar – om chefer och projektintressenter inte värdesätter pågående förbättringar tillräckligt för att motivera tid och ansträngning för att hålla recensioner och följa upp dem, kommer det inte att finnas någon tid för recensioner och de som äger rum kommer att ses som värdelösa.

hur man håller en recension

för att se till att dessa orsaker behandlas är det nödvändigt att behandla recensioner som du skulle behandla någon viktig del av projekthanteringsprocessen. Skapa policyer, rutiner och riktlinjer som erkänner faserna i granskningsprocessen – initiering, forskning och rapport. Utse och bemyndiga ett granskningsteam med ansvar för att

• bädda in fångst av användbar data och mini-recensioner eller retrospektiv i projektet
• montera rätt spelare (projektutövare, kunder, funktionella chefer och personal etc.),
• samla in och analysera projektartefakter (till exempel projektstatusrapporter och anteckningar)
• skapa en uppsättning intervjufrågor för användning i enskilda och gruppsessioner,
• underlätta sessionerna
• utvärdera resultaten och
• producera en rapport.

beroende på projektets omfattning och tillgängligheten av mallar kan processen från initiering genom rapporten ta från några dagar till veckor.

Observera att granskningen är en del av en bredare kvalitetssäkringsprocess. Innehållet i granskningsrapporter matas in för att utvärdera och förbättra projektledningsprocessen. Lärdomar lärs verkligen av en organisation endast när de används för att ändra prestanda till det bättre.

Vad finns i ett namn? – Resultatrecensioner under hela Projektlivet

tidigare kallades projektrecensioner postmortems. Formella recensioner är svåra nog för att få folk att göra utan att associera dem med döden, så namnet har ändrats. Nu är de efter projektrecensioner eller efter genomförande recensioner eller retrospektiv. Men dessa namn drar slutsatsen att du väntar tills projektet är över innan du granskar prestanda.

lämna ut ”post” och kalla dem project performance reviews. Få dem att hända som en integrerad del av projektet – inte bara efter det att det är över. Med andra ord, regelbundet granska och justera prestanda och fånga lärdomar så att när du når slutet av en större fas eller av projektet som helhet kommer du att vara redo med en redan existerande lista över lärdomar och frågor så att du kan diskutera dem på djupet och rekommendera nästa steg.

i agila metoder finns en översyn, En retrospektiv, efter varje Sprint. Det betyder att varje vecka eller två finns det ett steg tillbaka för att granska och lära av prestanda. En fullständig projektgranskning sker efter projektets slutförande.

checklistor och dagordningar

ett av de mest effektiva sätten att se till att recensioner är användbara är att fastställa riktlinjer och tillhandahålla checklistor och dagordningar. I stället för att skapa ännu en checklista och agenda för recensioner, använda en av de hundratals mallar, checklistor och modeller, inklusive din egen projektledning processmodell. Varför återuppfinna hjulet? Gör istället lite forskning och använd antingen en befintlig processbeskrivning eller skapa en som kombinerar de bästa funktionerna i flera. Här är några referenser:

• hur man kör en Post Project Review Meeting https://www.dummies.com/careers/project-management/how-to-run-a-post-project-evaluation-meeting/
• efter genomförandet recensioner maskering säker på att det du levererade faktiskt fungerar https://www.mindtools.com/pages/article/newPPM_74.htm
• bästa praxis-Project Review Process https://www.pmi.org/learning/library/best-practices-create-project-office-491
• konsten och vetenskapen om Post Project Reviews https://www.pmi.org/learning/library/post-project-reviews-closing-processes-1425

engagera laget

recensioner kan vara tråkiga när samma övningar och sekvenser upprepas eller när assertiva individer monopoliserar översynen.

ett papper behandlar behovet av att gå utöver standardmetoder för att använda ett tillvägagångssätt som bättre engagerar deltagarna och resulterar i den typ av användbar information som kan bidra till att framtida projekt blir mer benägna att vara effektiva.

en väl underlättad granskning kommer att undvika att bara läsa igenom checklistor och rapporter. Gör inte din recension en presentation. Gör det till en interaktiv händelse där deltagarna underlättas att delta aktivt och dela sina synpunkter.

facilitatorn bör försöka få deltagarna upp ur sina platser (eller aktivt engagerade, om granskningen görs praktiskt taget) för att ge feedback. Den emotionella Seismografövningen är ett exempel på den typ av process som engagerar granskningsdeltagare.

om du gör frekventa recensioner – till exempel sprint retrospektiv – varierar hur du gör övningarna. En enkel webbsökning leder till flera sätt att göra känslomässiga Seismografövningar. Variera sekvensen av agendaposter. Variera facilitator.

Emotional Seismograph – Reviewing Behavioral Aspects

ett exempel på en teknik för att engagera deltagarna tar upp den ofta förbisedda känslomässiga dimensionen av projektet.

”en känslomässig seismograf används för att identifiera faktorer som leder till deltagarnas lycka och olycka på projektet som granskas.”En projekttidslinje med viktiga punkter i projektlivet skapas med en baslinje. Deltagarna placerar sedan indexkort eller post-it-anteckningar ovanför eller under linjen för att ange om de var glada eller olyckliga (stressade) vid viktiga punkter under projektet. Avstånd från baslinjen indikerar intensiteten av känslor.

övningen engagerar deltagarna visuellt och fysiskt. Det är ett medel för att diskutera orsakerna till stress och dess lättnad i projektet. Det öppnar diskussion om orsaker till olika perspektiv när en deltagare rapporterar hög stress eller missnöje för en punkt i projektet och andra inte gör det.

anteckningar från regelbundna reflektioner över projektets puls kan göra denna övning effektivare genom att ge påminnelser om hur saker kändes på viktiga punkter så att intressenternas intryck vid översynen kan utvärderas mot händelser i en tidslinje. Detta möjliggör en rik diskussion om uppfattningar. Det bjuder in insikter om hur det som kunde ha varit stressigt i det ögonblick det inträffade, i efterhand, inte var så illa. Det belyser också de typer av händelser som orsakar stress och öppnar diskussionen om hur man bäst hanterar eller undviker dem i framtiden.

att lägga till reflektioner över projektets känslomässiga tillstånd förstärker vikten av den ”mjukare sidan” av projekt – det interpersonella och interpersonella. Att ha detta som en del av riktlinjerna för att regelbundet gå tillbaka för att reflektera gör det mer troligt att intressenterna kommer att erkänna sin stress och hur det påverkar deras relationer.

den emotionella Seismografen är en av många övningar som kan användas för att förbättra effektiviteten av recensioner. En bra resurs för att hitta övningar att använda i retrospektiv och recensioner finns i 29 Scrum retrospektiva verktyg för distribuerade Agila retrospektiv på https://luis-goncalves.com/tools-distributed-agile-retrospectives/.

Bottom-line

om du vill bryta igenom motstånd mot recensioner, arbeta för att se till att uppriktig prestationsutvärdering värderas och aktiveras genom att eliminera skyller och försvar.

Lägg till tydliga och praktiska riktlinjer, checklistor och mallar och effektiv underlättande med engagerande övningar. Vik i verkställande sponsring för kontinuerlig förbättring.

förhoppningsvis, när organisationer och deras processer mognar, kommer effektiva resultatgranskningar som en integrerad del av pågående projektförbättring att bli en norm.

https://www.projecttimes.com/george-pitagorsky/stop-blaming-focus-on-the-process-to-achieve-optimal-performance.html?utm_campaign=NL_PROJECTTIMES_05_08_2019&utm_source=NL_PROJECTTIMES_05_08_2019&utm_medium=email&fbclid=IwAR3XMbL37za8juqZgonOdzVJ9Bh8oEjnQCfs1fqmA9eOpQRDWB9lr3QJpeU]

Ilyas, M. A. B., Hassan, M. K., & Ilyas ,M. U. (2014). Konsten och vetenskapen om Post Project Reviews, https://www.pmi.org/learning/library/post-project-reviews-closing-processes-1425

https://www.pmi.org/learning/library/post-project-reviews-closing-processes-1425