• Articles
• admin

upphandlingsrevisionen är ett steg i upphandlingshanteringscykeln och en viktig del av inköpsprocessen. När ett företag anskaffar de resurser som behövs för att slutföra sitt arbete och fungera smidigt är det obligatoriskt att hantera utgifterna till slutet för att förhindra överskridanden och bygga pålitliga relationer med leverantörer för framtida projekt.

Upphandlingshantering omfattar olika processer, varav en är revisionen. De andra inkluderar:

• inköpsorder och rekvisitioner
• uppmaning från leverantörer
• kontraktsförhandlingar
• leverantörshantering
• Order-och fakturagodkännanden
• registrering

revisionen granskar specifikt dina upphandlingskontrakt och leverantörer att analysera noggrannheten, effektiviteten och legitimiteten i den övergripande upphandlingsinsatsen. De register som produceras kommer också att bidra till att forma framtida upphandlingsprocesser.

utgifter kan ske i någon form. Direkta kostnader som personallöner och försäkringar samt produktionskostnader i samband med råvarorna i tillverkningen. Indirekta kostnader, som professionella tjänster och resekostnader, är också ett övervägande. Hur möjliggör du korrekt synlighet i dina utgiftsaktiviteter och granskar dem för att uppnå marknadens konkurrenskraft?

varför du behöver fokusera på revisionsförfaranden

inköpsavdelningen har mycket på sina händer när det gäller att hantera och tillämpa upphandlingsmetoder. Revisionsprocessen kommer att hjälpa till med flera aspekter av jobbet.

• Spending performance: revision gör att du kan gå tillbaka och titta på var dina pengar går. Att hitta nya sätt att skära ner på hinder, förhandla om starkare leverantörskontrakt, hitta leverantörer av högre kvalitet och optimera utgifterna i allmänhet bidrar alla till bättre lönsamhet.
• effektivisering av arbetsflödet: när du har en chans att granska inköpsprocesser kan du enkelt identifiera överflödiga eller föråldrade affärsmetoder som saktar ner din inköpscykel. Till exempel kan du beställa liknande produkter från flera leverantörer eller leverantörer när du kan kompilera dem tillsammans i en bulkorder.
• Supply chain visibility: för direkta upphandlingsförfaranden utvärderar en strukturerad granskning av utgifterna formellt ditt ekosystem i försörjningskedjan och förhindrar administrativa fel. Leverantörerna själva kommer att vara mer motiverade att utvärdera sina egna metoder när de ser att du värdesätter policyefterlevnad.
• legitimitet: en revision upptäcker och skyddar mot bedrägliga fakturor. Med så många inköp som görs varje dag kan det vara lätt för oseriösa utgifter att sippra genom sprickorna. Faktureringsprogram är till exempel den vanligaste formen av bedrägeri för småföretag.
• riskhantering: på liknande sätt leder oseriösa utgifter ofta till bedrägerier och överträdelser av efterlevnad. Formella revisioner pekar dig i rätt riktning när det gäller att göra korrigerande åtgärder mot överträdelser av branschstandarder och juridiska policyer.
• granskningsspår: Att köra egna interna revisioner är verkligen ett steg i rätt riktning, men du behöver ibland också en extern revision, antingen från ett annat FÖRETAG eller en myndighet. I båda fallen har du redan en verifieringskedja på plats.

förvänta dig inte att alla fördelar med en revision kommer över natten. Revisionsposter hjälper dig att göra stegvisa förbättringar när du trimmar ner onödiga kostnader och effektiviserar kontrakt utan att påverka kvaliteten på ditt arbete.

processen för genomförande av Upphandlingsrevisioner

identifiera problemområden i din upphandlingspraxis, och dina resultat kommer att driva mer robusta interna kontroller och hjälpa dig att identifiera de resurser som behövs för intern verksamhet. Följande är några grundläggande steg mot en effektfull upphandlingsrevision.

prata med högre ledning

om du arbetar med inköp, upphandling eller till och med projektledning bör det vara en första prioritet att få handledare ombord med dina planer. Plocka upp alla input från cheferna så att du kan göra förberedelser och veta var du ska fokusera dina ansträngningar.

Detta är en möjlighet att lyfta fram alla problemområden. Ger vissa leverantörer inte de resultat du behöver? Då kanske du vill börja där först. På samma sätt bör varje särskild process eller politik som kräver erkännande tas upp med den övre ledningen.

få intressenterna involverade också

utöver administrationen är intressenterna i organisationen de som ger godkännanden och gör inköpen. Dessa människor är ofta inte villiga att ge upp kontrollen över sina resurser, så det är viktigt att låta dem förstå dina avsikter också. Visa att revisionerna bidrar till bättre integritet i upphandlingsprocessen.

utnyttja den feedback du får från dem också. Vissa intressenter i upphandlingshanteringsprocessen kan ta upp smärtpunkter eller specifika förändringar som de vill anta. Kanske anta olika kontrakt är i ordning, eller en viss process eller politik kräver övervägande.

Titta igenom dina Köpformulär

en inköpsorder är det dokument som ditt företag skickar till leverantören för ett nytt köp. Titta igenom dina inköpsorder först och se till att de fylls ut helt och korrekt. Specifika områden att undersöka är:

• PO antal beställda artiklar
• leverantörsinformation
• noggrannhet av produktbeskrivningar och prissättning
• auktoriserade signaturer

kom ihåg att oavsett slutliga fakturor eller kvitton du har måste återspegla i den ursprungliga inköpsordern. AP bör kunna göra en del dubbelkontroll så att allt redovisas.

en strukturerad granskning av inköpsorder är också en möjlighet att jämföra dina lagerutgifter mot Andra analoga avdelningar i din bransch. Använd lokala eller nationella medelvärden för att se hur du stack upp med andra företag och konkurrenter.

Slutligen, kom ihåg att när upphandlingshantering formellt utvärderar inköpsorder kan den stora volymen av transaktioner göra processen svår. Om du arbetar manuellt, ta slumpmässiga prover från varje leverantörs orderlista för att dubbelkontrollera.

gå igenom varje leverantör på din lista

val av leverantör eller leverantör är ett annat stort ansvar för upphandlingsavdelningen. Förutom att hitta sätt att göra bulkorder över flera avdelningar, kolla med varje kontrakt för att se om det passar in i ditt företags standarder. Avsätt alla organisationer du köper från om de inte uppfyller dina förväntningar.

variabler att ta hänsyn till inkluderar följande:

• Bulkrabatter, rabatter och andra sätt att spara pengar
• kreditprogram
• leveranspraxis
• noggrannhet och tydligt språk i kontraktet
• kvaliteten på de tjänster som tillhandahålls
• leverantörens rykte på marknaden
• jämförelser med andra organisationer som erbjuder liknande varor och tjänster

vem vet? En upphandlingsrevision kan avslöja dolda rabatter och sätt att spara som projektledningen kanske har missat vid första anblicken.

granska företagets policyer

arbeta som revisor slutar inte med leverantörerna. Det kommer också att bestämma förfarandena inom organisationen för upphandling, till exempel att underteckna dokument eller godkänna kontrakt. Varje steg som anställda utför måste ses över och registreras för att se till att allt är klart enligt specifikationerna för upphandlingshantering.

få feedback från din personal också. Är de nya protokollen till följd av upphandlingsrevisioner för betungande att göra? Ska de ändras för att bättre passa in i företagets övergripande arbetsflöde?

skapa en slutrapport

granska dina resultat genom att sammanställa en slutrapport och diskutera den med projektledning. Om några data tyder på ineffektiva kontrakt, potentiellt bedrägeri eller bristande efterlevnad, gör ett register över det och diskutera sätt att åtgärda problemen.

rapporten måste innehålla handlingsbara insikter för att uppmuntra korrigerande åtgärder, bemyndigad av upphandlingsdata som samlats in under processen. En bättre upphandlingsprocess katalyserar ett företags förmåga att effektivisera upphandlingsverksamheten, få resurser mer konsekvent och granska kontraktets prestanda.

checklistan för Upphandlingsrevision

det finns många processer, dokument, feedback och upphandlingskontrakt att hålla reda på under hela projektledningen. För att hjälpa dig att hålla koll på allt och mäta dina framsteg täcker följande checklista det mesta av ansvaret för upphandlingsrevisioner.

• förberedelse: indirekta utgifter är särskilt svåra för projektledning att hantera, eftersom det inte är exakt i sten där nya inköp görs. Börja med att organisera alla dina inköp, inklusive de med vaga avtalsvillkor, missade rabatter, prisskillnader och andra potentiella problem.
• inköpsorder: använder din organisation till exempel trevägsmatchning? Finns det skydd mot bedrägeri? Och är korrekta behörigheter aktiverade under godkännandeprocessen? Du bör vara medveten om vad som händer under hela processen, från att göra beställningen till att ta emot den.
• leverantörsval: analysera utförandet av varje kontrakt och hur det jämförs med resten av din portfölj. Är var och en upp till nivå med dina standarder och överensstämmer med dina policyer? Vad är processen för att ombord på en ny leverantör när det behövs?
• betalningar: Fakturabehandlingen måste vara korrekt, fullständig och i rätt tid. Håll utkik efter bedrägliga transaktioner som alltid. Trevägsmatchning kan också spela en roll här.
• rapportera dina resultat: Bestäm de korrigerande åtgärder som behövs för att åtgärda de problem som uppkommit genom upphandlingsrevisionen. Vad kan vi göra för att minska risken, öka effektiviteten och säkerställa efterlevnad för en projektledningsprocess i framtiden?

skapa din egen checklista enligt dina egna behov och omständigheter. Varje företag är annorlunda när det gäller att anskaffa sina varor och tjänster, så varför inte göra din lösning skräddarsydd?

upphandling revision bästa praxis

vill du ha några extra tips och taktik innan du börjar på denna uppgift som kommer att förändra hur du förvärvar allt ditt företag behöver?

• hyr en dedikerad internrevisor för att hantera denna uppgift: att få inköpsavdelningen att granska sig är både ineffektivt och en potentiell intressekonflikt. Du vill inte att anställda skriver sina egna resultatrecensioner trots allt, så lämna arbetet till ett internrevisionsteam för att skapa en fullständig, korrekt och strukturerad granskning. Ett sådant team behöver förstå projektets nuvarande politik och behov och organisationen som helhet.
• kom ihåg att skapa ett pappersspår för framtida revision: när du redan har samlat in alla försäljningsdata, lagerposter, betalkonton och annan dokumentation relaterad till revisionsprocessen vet du redan exakt hur du gör det igen nästa gång en revision är i ordning. Arbeta på pappersspåret första gången för att göra framtida cykler mycket snabbare.
• planera att genomföra anpassade procedurer som svar på dina resultat: en av de minst användbara sakerna upphandlingsrevision kan göra är att erbjuda Generisk rådgivning som svar på Funna ineffektivitet. Sikta på att skapa skräddarsydda lösningar som gäller specifikt för den typ av organisationer du arbetar för.
• börja använda ett upphandlingsverktyg: Automation har hjälpt oss med stora delar av våra liv redan, och projektledning kommer att vara glad att veta att moderna lösningar nu finns för att göra upphandling revision snabbare och enklare.

att hålla dig konkurrenskraftig på en ständigt växande marknad handlar om att anta de senaste verktygen för jobbet. Låt oss prata mer om programvaruverktyg relaterade till internrevision i nästa avsnitt.

verktyg, programvara och automatisering

om det verkar som om revisioner är en utmaning att utföra, vet att det är mycket lättare att hantera uppgiften när du har ett automatiserat system som hjälper dig. Onlinetjänster finns nu som är utformade för att hantera uppgifter som:

• centraliserad registerhantering
• molnbaserat samarbete
• synlighet i arbetsflödet för att skydda mot bedrägeri eller bristande efterlevnad
• snabba jämförelser av bästa leverantörer
• Realtidsprisanalys för att jämföra erbjudanden

ett upphandlingsverktyg kan också påskynda granskningen i allmänhet genom att skicka rätt dokument till rätt personer automatiskt, se till att ingen intressent lämnas oinformerad. Du minskar också risken för mänskliga fel i datainmatning och analys. Det är uppenbart att revisionens framtid och upphandlingsprocessen i allmänhet kommer att förlita sig på mjukvaruautomation och de effektivitetsfördelar det oundvikligen ger.