• Articles
• admin

bedömning av tillverkningsindustrins resultat från 2012 års undersökning om Internrevisionskapacitet och behov

ledarskapsteam i tillverkningsföretag vill dra lärdomar av sina svar på lågkonjunkturen, ta itu med nyare störningar i försörjningskedjan i Fjärran Östern och Mellanöstern, undersöka sätt att utveckla eller stärka ERM-kapacitet och kämpa med ständigt ökande krav på regelefterlevnad.

introduktion

eftersom effekterna av en blåmärken recede fortsätter att recede långsamt, befinner sig amerikanska tillverkningsföretag sig i strid med en ny normal. Även om tillverkare inte längre har ett allt konsumtivt fokus på hur man hanterar sjunkande efterfrågan, möter de fortfarande mindre (men formidabla) tryck tillsammans med ett växande antal hot och möjligheter. Global expansion, stigande sjukvårdskostnader, störningar i försörjningskedjan och ökad efterfrågan på produkt-och tjänstedifferentiering rankas som viktiga frågor i många tillverkares C-sviter.

de flesta, om inte alla, av dessa krafter utgör nya påtryckningar och möjligheter för internrevisionsfunktioner. Tillverkningsindustrins resultat i Protivitis Undersökning om Internrevisionskapacitet och behov 2012 visar att internrevisionsfunktioner och deras ledare strävar efter att svara på denna nya terräng genom att hitta en balans mellan mer strategiska bidrag till verksamheten och pågående – och stadigt stigande – taktiskt och efterlevnadsrelaterat arbete.

ledarskapsteam i tillverkningsföretag vill dra lärdomar från sina svar på lågkonjunkturen, ta itu med nyare störningar i försörjningskedjan i Fjärran Östern och Mellanöstern, undersöka sätt att utveckla eller stärka ERM-kapacitet (enterprise risk management) och kämpa med ständigt ökande krav på regelefterlevnad. Till exempel strävar många tillverkare efter att förstå och följa den nyligen antagna California Transparency in Supply Chains Act.1

den ekonomiska återhämtningen fortsätter att känna sig ostadig i de flesta branscher, inklusive tillverkning. Institutet för Supply Management national Purchasing Manager Index (PMI) publicerade sin andra månad i följd av sammandragning (om än en liten sammandragning) i juli efter 34 månader i följd av tillväxt.2 Denna information tyder på att tillverkningsledare kommer att fortsätta att hantera osäkerheter under de kommande månaderna.

ledningsgrupper och deras styrelser vill förstå hur vissa risker, såsom leverantörers och/eller kunders ekonomiska bärkraft under kreditkrisen, fångade deras organisationer ur vakt. Dessutom tvingade den historiska ekonomiska krisen den stora majoriteten av amerikanska företag, inklusive tillverkare, att retrenka verksamheten på ett övervägande reaktivt sätt: investeringarna stoppades, IT-projekt lagrades och många människor, inklusive topptalanger, avskedades. Dessa undersökningar på hög nivå leder ofta till diskussioner om nya risker: Vi har ett ganska bra grepp om våra interna risker, men hur är det med externa risker i horisonten? Vilka nya risker bör vi vara medvetna om, och hur kan vi övervaka dessa genom vindrutan snarare än i backspegeln?

dessa frågor leder topp beslutsfattare till ERM: Hur kan vi hantera våra risker på ett mer omfattande, enhetligt och systematiskt sätt? De senaste globala leveranskedjeproblemen – skapade av jordbävningen, tsunamin och efterföljande kärnkatastrof i Japan, tillsammans med utbredd politisk oro i Mellanöstern – samt nya regleringsrisker och krav förstärker ERM: s betydelse.

alla dessa tryck påverkar internrevisionsfunktioner i tillverkningsindustrin. Internrevisorer förväntas hantera nya och bekanta risker och möjligheter på ett effektivare sätt. Specifikt tyder undersökningsresultaten från tillverkningsindustrin på att internrevisionens verksamhet under det kommande året kommer att inriktas på fem övergripande prioriterade områden:

1. främja större öppenhet i leveranskedjan
2. öka användningen av teknik för att granska viktiga affärsprocesskontroller (t. ex., supplier management) mer effektivt
3. ta itu med och hantera befintliga och framväxande risker
4. förbättra effektiviteten genom teknikaktiverad revision
5. vårda internt samarbete och nätverk externt

sammantaget presenterar resultaten från tillverkande respondenter i 2012 års Internrevisionskapacitet och Behovundersökning en bild av tillverkningsindustrins interna revisionsfunktioner som förblir vaksamma när det gäller bekanta och kända risker samtidigt som de skär ut tid och resurser för att fokusera på nya risker och pågående osäkerhet.

resultat och analys

att ge stöd inom dessa områden, särskilt när det gäller områden med framväxande risk, skapar två anmärkningsvärda utmaningar för internrevisionsfunktioner inom tillverkningsindustrin.
för det första, eftersom de flesta av funktionerna för närvarande investerar mycket av sin tid på efterlevnadsrelaterade revisioner och operativa revisioner, kan man ta itu med nya risker och stödja ERM-aktiviteter kräva en ny inställning inom internrevisionsfunktionen, på revisionsutskottsnivå och bland ledande befattningshavare. För det andra, om de ska kunna tillhandahålla nya och/eller ytterligare ERM och relaterat riskhanteringsstöd, måste de flesta internrevisionsfunktioner hitta praktiska sätt att balansera dessa mål med deras redan utbuktande arbetsbelastning.

de prioriteringar som respondenterna inom tillverkningsindustrin identifierade i 2012 års undersökning om Internrevisionskapacitet och behov tyder på att internrevisionens ledarskap och funktioner redan tar itu med dessa utmaningar när de försöker förbättra det strategiska värdet av sina bidrag.

1. Att främja större öppenhet i leveranskedjan

respondenterna ombads att i en skala från ett till fem bedöma sin kompetens inom 17 områden av tillverkningsindustrispecifik teknisk kunskap som är viktig för internrevisionen, varav en är den lägsta kompetensnivån och fem är den högsta. För varje område ombads de sedan att ange om de tror att deras kunskapsnivå är tillräcklig eller kräver förbättring.

svaren visar att nästan alla förbättringsbehov som nämns i denna kategori hänför sig till verksamheten eller leveranskedjan.

när det gäller prioriteringarna för förbättring av leveranskedjan, den nyligen antagna California Transparency in Supply Chains Act, som trädde i kraft den 1 januari 2012, siffror som en topppunkt.
syftet med denna socialpolitiska lagstiftning är att eliminera slaveri och människohandel från produktförsörjningskedjor för företag som är verksamma i Kalifornien. Fokus ligger på att öka transparensen genom att kräva att företag avslöjar sina ansträngningar för att säkerställa att deras försörjningskedjor är fria från dessa olagliga aktiviteter. Lagen gäller för cirka 3 200 större företag som bedriver åtminstone viss verksamhet inom staten.

med tanke på att lagen är så ny är det inte förvånande att den utgör en högsta prioritet bland internrevisorer inom tillverkningsindustrin.det är inte heller förvånande att de tillfrågade bedömer sin kompetens för att följa den nya lagen relativt låg.

även om denna kompetens kan förväntas öka under det kommande året, fortsätter andra områden för hantering av leveranskedjan, såsom tull/export och hantering av tredjepartsarrangemang, att rankas som högsta prioriteringar bland interna revisorer inom tillverkningsindustrin. Tull / export och hantering av tredjepartsarrangemang identifierades också som topprioriteringar av branschens svarande 2011.

OSHA / anställdas säkerhet och värdering är andra högsta prioriteringar för internrevisorer i branschen. Observera också att chief audit executives (CAEs) inom tillverkningsindustrin identifierade dessa områden – liksom den nya Kaliforniens lag och tull/export – bland deras högsta prioriteringar.

2. Öka användningen av teknik för att granska viktiga Affärsprocessskontroller (t.ex. leverantörshantering) mer effektivt

respondenterna ombads att på en skala från en till fem bedöma i vilken grad deras organisationer använder teknik för att granska 36 olika affärsprocesskontroller, med en som indikerar ingen användning och fem representerar omfattande användning. För varje område ombads de sedan att ange om de anser att deras teknikanvändningsnivå är tillräcklig eller behöver ökas.

resultaten tyder på att interna revisorer inom tillverkningsindustrin är oroade över risken för bedrägeri i organisationen och är också engagerade i att öka användningen av stödjande teknik över ett brett spektrum av affärsprocesskontroller revisionsområden.

dessa resultat tyder också på att interna revisorer inom tillverkningsföretag planerar att göra ett bättre jobb med att kapitalisera på teknikaktiverad revision för att övervaka kontroller över områden som är mer benägna att bedrägliga aktiviteter, inklusive inköp/inköpsorder, kvitton/ansökningar och fakturering. Intäktsredovisning, som är en vanlig källa till fel i finansiell rapportering, markerar också ett område som respondenterna inom tillverkningsindustrin tror skulle dra nytta av en ökning av stödtekniken.

för att undvika dessa problem – och för att öka effektiviteten och effektiviteten i revision många andra affärsprocessskontroller – krävs det internrevisionsledare för att säkerställa att deras funktioner har lämpliga tekniska verktyg för att granska effektivt.

3. Ta itu med och hantera befintliga och framväxande risker

respondenterna ombads att i en skala från ett till fem bedöma sin kompetens inom 57 områden av teknisk kunskap som är viktiga för internrevisionen, varav en är den lägsta kompetensnivån och fem är den högsta. För varje område ombads de sedan att ange om de tror att deras kunskapsnivå är tillräcklig eller kräver förbättring.

svaren på denna frågeställning tyder på att interna revisorer inom tillverkningsindustrin planerar att:

1. förbättra deras förmåga att förstå och hantera nya och framväxande risker, inklusive de som är relaterade till sociala medier, särskilt
2. förbättra deras hantering av mer traditionella risker, inklusive regleringsrisker
3. fortsätt att bedöma och förbättra deras övergripande effektivitet

som praktiskt taget alla andra avdelningar och funktioner i organisationer idag måste internrevision förstå och ta itu med riskkonsekvenserna av sociala medier. Som med alla nya processer eller aktiviteter som introducerar betydande förändringselement skapar sociala medieapplikationer och cloud computing betydande nya risker som internrevision måste – i samarbete med verkställande ledning och företagare – identifiera, bedöma, övervaka och mildra på lämpligt sätt.

sociala medier och annan ny teknik, inklusive molnbaserad affärsprogramvara, används ofta i hela företaget, från personalresurser och IT till försäljning, marknadsföring och juridik. Det finns många säkerhets -, integritets -, juridiska och rykterisker relaterade till sociala medier att överväga. Det åligger internrevisionsfunktionen att arbeta med ledning, styrelse, avdelningsledare och affärsprocessägare för att utveckla tydliga policyer och standarder för användning av sociala medier och för att säkerställa att dessa standarder följs kontinuerligt i hela organisationen. Mer allmänt bör internrevision samarbeta med dessa verkställande och ledarskapsgrupper för att bedöma riskerna med organisationens sociala medier och se till att denna riskprofil passar företagskulturen och den övergripande kontrollmiljön.

när användningen av ny teknik ökar, ökar också sannolikheten för bedrägeri. Även om tekniken kan utnyttjas för att begå bedrägeri, kan den också användas för att förebygga och upptäcka bedrägerier. Detta hjälper till att förklara varför respondenterna inom tillverkningsindustrin identifierade GTAG 13: Bedrägeribekämpning och upptäckt i en automatiserad Värld
som högsta förbättringsprioritet inom detta Allmänna tekniska kunskapsområde. GTAG 13 fokuserar på IT-relaterade bedrägeririsker och riskbedömningar och hur användningen av teknik kan hjälpa interna revisorer och andra viktiga intressenter inom organisationen att hantera bedrägerier och bedrägeririsker.

teknik kan också användas bredare för att stärka effektiviteten och effektiviteten i internrevisionsfunktionens arbete (ett rådande tema inom de flesta områden i undersökningsresultaten, som följande avsnitt illustrerar). GTAG 16: Dataanalysteknik, en annan allmän teknisk Kunskapsförbättringsprioritet, är utformad för att hjälpa interna revisorer att förbättra sin användning av dataanalys.

förutom att ta itu med nya risker som sociala medier och utnyttja teknik för att förebygga och upptäcka bedrägerier, identifierade interna revisorer inom tillverkningsföretag också IFRS som ett kunskapsområde som de kommer att rikta sig till för förbättring under 2012 och därefter.

4. Förbättra effektiviteten genom teknikaktiverad revision

respondenterna ombads att bedöma, på en skala från en till fem, deras kompetens inom 52 områden av revisionsprocesskunskap, varav en är den lägsta kompetensnivån och fem är den högsta. För varje område ombads de sedan att ange om de tror att deras kunskapsnivå är tillräcklig eller kräver förbättring.

i överensstämmelse med resultaten från de senaste åren av internrevisionens kapacitets-och Behovundersökning, kontinuerlig revision, kontinuerlig övervakning och datorassisterade revisionsverktyg (caats) är topprioriteringar för CAEs och deras internrevisionsfunktioner inom alla branscher, inklusive tillverkningsföretag. Även om en utbredd önskan att utöka internrevisionstäckningen traditionellt har drivit intresse för revisionsteknik, kommer behovet av att ägna mer tid åt att utföra arbete med högre värde sannolikt också att leda till större antagande av dessa verktyg framåt.

många interna revisorer inom tillverkningsindustrin indikerade att deras funktioner måste öka i vilken grad de utnyttjar tekniska verktyg i sina revisionsprocesser. Användningen av dessa och andra teknikassisterade revisionsmetoder (t.ex. statistisk analys och datamanipulation) gör det möjligt för tillverkningsföretag att utföra miljontals transaktioner och fånga stora mängder data dagligen.

5. Vårda internt samarbete och nätverk externt

respondenterna ombads att bedöma, på en skala från en till fem, deras kompetens inom 24 områden av personliga färdigheter och förmågor. För varje område ombads de sedan att ange om de tror att deras kunskapsnivå är tillräcklig eller kräver förbättring.

de högsta prioriteringarna internrevisorer från tillverkningsindustrin som identifierats inom avsnittet personliga färdigheter och förmågor i undersökningen visar att förbättring önskas inom följande områden:

1. forma interpersonella färdigheter som att förhandla, hantera högtrycksmöten, övertyga och hantera konfrontation
2. utnyttja personliga färdigheter för att stärka interna relationer med ledande befattningshavare och företagsledare (de som tjänstgör i styrelsens revisionsutskott, liksom med andra styrelseledamöter)
3. utnyttja sina personliga färdigheter för att stärka externa nätverk som ger tillgång till ledande praxis och relaterad kunskap

att skära ut mer tid och resurser för att genomföra mer riskbaserade internrevisionsfunktioner i tillverkande företag kommer att behöva arbeta nära sina ledningsgrupper och revisionsutskott för att skapa en gemensam vision om funktionens roll inom organisationen. Många av de prioriteringar som anges i denna kategori återspeglar den pågående utvecklingen av internrevisionsfunktionen. Få, om några, effektiva internrevisionsavdelningar arbetar i en silo idag. Ett växande antal funktioner har anammat en ”uppslukande roll” eftersom de arbetar nära affärspartners på alla nivåer i organisationen (inklusive styrelsen) för att ta itu med Hot och möjligheter i hela företaget.

ur ett personligt perspektiv är det inte längre tillräckligt för internrevisorer inom tillverkningsindustrin att kliva ut ur det gamla silotänkandet och in i en ny, mer uppslukande Roll. I stället verkar interna revisorer inom tillverkningsindustrin ivriga att se till att deras samarbeten med alla olika delar av deras organisationer är så starka som möjligt så att de kan trivas i sina nya roller.
än en gång visar undersökningsresultaten en internrevisionsfunktion som strävar efter att balansera sina alltmer strategiska bidrag (tillverkande respondenter identifierade strategiskt tänkande som en personlig förbättringsprioritet) med det pågående behovet av att hjälpa deras funktion att bli effektivare (i detta fall genom att behärska ny teknik och applikationer).

avslutningsvis

för internrevisorer inom tillverkningsindustrin kommer det inte att vara lätt att balansera de prioriteringar som identifierats i denna undersökning, till stor del eftersom det kräver jonglering av flera prioriteringar som nya och växande efterlevnadsbehov, ERM-aktiviteter, nya risker, exportfrågor, hantering av leverantörsprestanda, antagande av kontinuerlig revisionskapacitet och många IT-revisionsbehov.

genom att fokusera sina ansträngningar på elementen i denna balansakt kan internrevisionsledare och yrkesverksamma inom tillverkningsföretag bidra till att skapa en stabilare grund för organisationen, vilket kommer att vara extremt värdefullt oavsett det makroekonomiska klimatet.

1″ Kaliforniens lag kräver att företag ska avslöja ansträngningar för att säkerställa att leveranskedjorna är fria från slaveri och människohandel”, Protiviti Flash Report, februari 6, 2012.
2 ” juli 2012 Manufacturing ISM-rapport om Affärsjägd,” Institutet för Supply Management (ISM), augusti 1, 2012.

om undersökningen

varje år genomför Protiviti sin undersökning om Internrevisionskapacitet och behov för att bedöma nuvarande kompetensnivåer hos internrevisionschefer och yrkesverksamma, identifiera områden som behöver förbättras och bidra till att stimulera utbyte av ledande praxis i hela yrket. I år svarade enkätdeltagarna på nära 200 frågor i följande kategorier: allmän teknisk kunskap, kunskap om revisionsprocesser, användning av teknik vid revision av Affärsprocessskontroller och personliga färdigheter och förmågor. Tillverkningsindustrins svarande ombads också att ta itu med en femte kategori av frågor: Tillverkningsspecifik allmän teknisk kunskap. Resultaten, som baseras på information från alla respondenter( som numrerade mer än 800), finns i den övergripande undersökningsrapporten (tillgänglig på www.protiviti.com/IAsurvey).

i varje kategori ombads respondenterna att på en skala från en till fem bedöma sin kompetens inom olika färdigheter och kunskapsområden, varav en är den lägsta kompetensnivån och fem är den högsta. De ombads sedan att ange om de anser att de har en tillräcklig kompetensnivå eller om det finns behov av förbättringar, med hänsyn till omständigheterna i deras organisation och arten av deras bransch.