• Articles
• admin

i den här SharePoint-handledningen lär du dig Vad är SharePoint-innehållsgodkännande? Så här aktiverar du innehållsgodkännande i SharePoint 2013/2016/2019 eller SharePoint Online. Då kommer jag att visa, hur man godkänner/avvisa listobjekt eller dokument i SharePoint Online med hjälp av SharePoint list / library content approval feature.

Vad är SharePoint content approval?

SharePoint-innehållsgodkänningsfunktionen tillåter godkännare (medlemmar på en webbplats som har godkännarbehörighet) att publicera listobjekt eller dokument för en lista eller ett bibliotek.

om en SharePoint-lista eller ett dokumentbibliotek har en funktion för godkännande av dokument aktiverad, kommer den inte att vara tillgänglig för alla användare när en användare lägger till ett objekt eller ett dokument i ett dokumentbibliotek. När en godkännare, godkänner ett objekt eller dokument då bara det kommer att vara tillgänglig för alla användare.

som standard är innehållsgodkännanden avstängda och alla användare med läsbehörighet kan se utkastobjekt i de flesta appar. SharePoint-webbplatser som skapats med publiceringswebbplatsmallen har redan innehållsgodkännande aktiverat i appen Sidor.

varför krävs godkännande av SharePoint-innehåll?

SharePoint-listor och bibliotek kan ofta innehålla känslig information som kan vara viktigt att bara ha ”officiella” versioner av objekt eller filer som kan visas av användare. Och för att se detta behöver du godkännande av ett objekt eller en fil innan innehållet blir synligt för de flesta webbplatsanvändare.

genom att kräva godkännande kan organisationen tillämpa en betydande nivå av kvalitet och säkerhet på innehållet i listorna och libraries.by aktivera detta ett dokumentutkast som väntar på godkännande av innehåll är i väntande status. När en godkännare granskar dokumentet och godkänner innehållet blir det tillgängligt för visning av användare som har läsbehörighet.

en dokumentbiblioteksägare kan aktivera innehållsgodkännande för ett dokumentbibliotek och kan eventuellt associera ett arbetsflöde med biblioteket för att köra godkännandeprocessen.

det bästa exemplet att förklara är om vi skapar en bloggsida måste vi granska alla bloggar från bidragsgivarna innan de publiceras.

aktivera Innehållsgodkännande i SharePoint-lista eller dokumentbibliotek

här ser vi först hur vi kan aktivera/inaktivera innehållsgodkännande i en SharePoint-lista eller dokumentbibliotek i SharePoint Online/2013/2016.

Steg-1

om du använder en modern SharePoint-lista eller bibliotek, klicka på kugghjulsikonen och klicka sedan på listinställningar / Biblioteksinställningar som nedan:

öppna SharePoint-listan eller dokumentbiblioteket och klicka på Biblioteksinställningar som nedan, om du använder en klassisk SharePoint-webbplats.

steg-2

Klicka nu på Versionsinställningar som finns under Allmänna inställningar på sidan lista eller Biblioteksinställningar.

steg-3

där kan du se avsnittet Innehållsgodkännande, välj Ja för ”Kräv innehållsgodkännande för inlämnade objekt?”gilla nedan:

steg-4

därefter kommer vi med Dokumentversionshistorik där du hittar tre alternativ,

• ingen versionshantering: Om versionshantering inte används och ett nytt dokument laddas upp till dokumentbiblioteket läggs det till i biblioteket i väntande status och visas inte av användare som har läsbehörighet tills det godkänns.
• skapa huvudversioner: om huvudversionering används och ett nytt dokument laddas upp till dokumentbiblioteket läggs det till i biblioteket i väntande status och kan inte visas av användare som har läsbehörighet tills det godkänns som version 1.
• skapa större och mindre versioner: Om större och mindre versionshantering används och ett nytt dokument laddas upp till dokumentbiblioteket, kan det läggas till i biblioteket antingen i utkastet status som version 0.1 eller författaren kan omedelbart begära godkännande. I det här fallet väntar dokumentets status.

här har vi välj Skapa huvudversion eftersom vi inte vill att tittarna ska se vem som har läsbehörighet tills den är godkänd.

Steg-5

säkerhet för Utkastsobjekt ange vilka användare som ska kunna visa utkast i det här dokumentbiblioteket. Här vill vi att den enda författaren till webbplatsen eller administratören ska se så vi har valt med endast användare som kan godkänna objekt (och författaren till objektet).

steg-6

nästa kommer upp med Kräv att kolla var det ber oss att ange om användare måste kolla in dokument innan de gör ändringar i det här dokumentbiblioteket eller inte. Klicka sedan på ok-knappen för att aktivera.

nu godkänns ett objekt eller en fil på en webbplats i en lista eller ett bibliotek om personen har full kontroll eller Designbehörighet. Som administratör följer vi steg för att godkänna objekt.

Steg-7

i modern SharePoint-lista eller bibliotek, kan du se två vyer fick läggas som nedan:

på klassisk webbplats kan vi se att en ny kolumn har lagts till som godkänd Status samt att två nya vytyper skapas tillsammans med standardvyn. Dessa är godkänna / avvisa objekt och mina inlagor view.

i den moderna listan kan du se kolumnen godkännandestatus. Som standard godkänns status för varje befintlig artikel.

steg-8

om du öppnar listan godkänn/avvisa objekt på SharePoint-webbplatsen. Du kommer att se alla dina väntande och godkända objekt som nedan:

genom att klicka på Godkänn/avvisa objektvy kan vi se olika status och objekt i den som hur många filer som är i godkänt tillstånd och hur många som väntar och hur många som avvisas.

steg-9

min Inlämningsvy hjälper till att undersöka dokument och objekt som skickas in av den inloggade användaren.

godkänn / avvisa objekt eller dokument efter Innehållsgodkännande aktiverat

nu ser vi hur en godkänd kan godkänna/avvisa objekt efter att innehållsgodkännande har aktiverats i SharePoint Online-listan eller biblioteket.

steg-10

det finns två sätt, vi kan godkänna eller avvisa objekt.

Välj listobjektet SharePoint Online och klicka sedan på … – > godkänn / avvisa från kommandofältet som nedan:

eller välj ECB-menyn och klicka sedan på mer – > godkänn / avvisa som nedan:

sedan kan du välja bland alternativen nedan:

• godkänd
• avvisad
• väntar

och du kan lägga till ytterligare kommentarer också i kommentarrutan som nedan:

det kommer att lägga till ytterligare en kolumn som” godkännare kommentarer ” som nedan, där du kan se Godkännarens kommentar.

öppna SharePoint-listan eller dokumentbiblioteket i den klassiska SharePoint-listan och välj ett objekt. Klicka på – > Avancerat och klicka sedan på Godkänn/avvisa.

steg-11

Välj godkänt alternativ för att göra objektet synligt för alla användare. Välj avvisad om du vill avvisa objektet och det kommer att returnera objektet till skaparen och objektet kommer bara att vara synligt för skaparen och alla andra användare som kan se utkastet. Om du väljer alternativet väntande visas dokumentet för användaren som skapade objektet och för alla användare som kan se utkastobjekt i SharePoint Online.

Hur stänger du av innehållsgodkännande i SharePoint

Hur stänger du av innehållsgodkännande i SharePoint? Om du vill stänga av innehållsgodkännande i SharePoint-dokumentbiblioteket öppnar du ikonen SharePoint Online-dokumentbibliotek – > inställningar för inställningar -> Biblioteksinställningar och klickar sedan på Versionsinställningar under Allmänna inställningar.

ange sedan Nej På sidan Versionsinställningar för att kräva innehållsgodkännande för inlämnade objekt? som nedan:

så här stänger du av innehållsgodkännande i SharePoint-dokumentbibliotek eller-lista.

godkännandebehörigheter för SharePoint-innehåll

som standard, när någon skickar ett objekt eller dokument, kommer det att vara i en väntande status. Innan någon godkänner det kommer det att vara i väntande status.

Låt oss se vilken behörighet som krävs för att någon ska godkänna eller avvisa ett objekt i SharePoint. I SharePoint modern lista eller bibliotek, en användare kräver, hantera listor behörighet att godkänna eller avvisa ett objekt.

i klassiska SharePoint-webbplatser kräver en användare godkännandebehörighet för att godkänna eller avvisa objekt. Bidra tillstånd bör fungera bra. Du kan skapa en anpassad behörighetsnivå och aktivera behörigheten godkänn objekt. Skapa sedan en anpassad SharePoint-grupp och tilldela den anpassade behörighetsnivån till SharePoint-gruppen. Lägg sedan till alla dina användare i den specifika gruppen, se till att du bara lägger till de användare som du vill att de kan godkänna.

det här är allt du behöver veta om Godkännandebehörigheter för SharePoint-innehåll.

du kanske vill följa SharePoint tutorials:

• inaktivera dokumentredigeringsegenskaper baserat på användarbehörighet i SharePoint-dokumentbibliotek
• hämta SharePoint-dokumentbibliotekets storlek med PowerShell
• Microsoft Flow exempel: Kopiera nya filer från din dator till SharePoint Online-dokumentbibliotek
• Microsoft Flow exempel: Produkt anmälan godkännande flöde
• Microsoft Flow: utförandet av mallåtgärd ’Switch’ misslyckades
• Etaggen för det här objektet matchar inte den som används för att ställa in status för innehållsgodkännande i Microsoft Flow
• Microsoft Flow exempel: när ett objekt skapas i SharePoint-listan, skicka godkännande och skapa objekt
• Microsoft Flow exempel: e-postmeddelande efter godkännande från en SharePoint-lista
• SharePoint Designer arbetsflöde: Skapa arbetsflöde för godkännande av bärbar dator
• arbetsflöde för godkännande i SharePoint Online med exempel

här har jag förklarat vad är innehållsgodkännande i SharePoint Online eller SharePoint 2013/2016? Varför behöver vi innehållsgodkännande i SharePoint? Och hur du aktiverar innehållsgodkännande i SharePoint-listan eller dokumentbiblioteken. Då har jag också visat hur en godkännare kan godkänna och avvisa objekt i SharePoint Online eller SharePoint 2013/2016/2019.