Så här ställer du in ett automatiskt Out-of-office-svar i Outlook
du ska på semester och vill skicka automatiska svar från Microsoft Outlook? Så här ställer du in ett automatiskt svar för att låta dina kunder, partners och medarbetare veta att du inte kan läsa deras e-post och när du kommer tillbaka.
så här kontrollerar du Microsoft Outlook-versionen
Microsoft Outlook låter dig ställa in automatiska svar. Men hur du gör det varierar från en Outlook-version till en annan. Först bör du kontrollera versionen av din programvara.
- i menyfliksområdet ovanför inkorgen: finns det en flik som heter ”verktyg”? Om du inte kan se en har du förmodligen en nyare version eller Outlook för Office 365. Klicka på ” File ”och sedan” Info ” och kontrollera om du får en bild som bilden nedan.
- om du har en flik som heter ”verktyg” och du klickar på den, finns det ett alternativ ”Out of Office Assistant”? Äldre versioner (Outlook 2003, 2007) har det här alternativet.
- du ser fliken ”Verktyg”, men det finns ingen ”Out of Office Assistant”? Det betyder att du förmodligen använder ett icke-exchange-konto. I det här fallet ställer du in det automatiska svaret genom att använda alternativet ”Regler och varningar”.
5 steg så här ställer du in ett svar utanför kontoret i nyare versioner av Microsoft Outlook
om du har en Outlook-version utan fliken ”Verktyg” och får en bild som den ovan använder du en ny version av Outlook eller Outlook för Office 365. I det här fallet är det här du måste göra:
- klicka på ” File ”och sedan”Info”.
- Välj alternativet ”Automatiska svar (utanför kontoret)”.
- aktivera det här alternativet genom att välja ”Skicka automatiska svar”. Du kan också kontrollera alternativet att bara skicka meddelandet under en viss tidsperiod. Ställ in starttid och sluttid. Om du inte ställer in ett tidsintervall måste du inaktivera de automatiska svaren manuellt.
- skriv texten du vill att andra ska få som ett automatiskt svar på sina e-postmeddelanden. Det finns två flikar: ”inuti min organisation”och” utanför min organisation”. Du kan använda samma text för båda eller skriva olika svar. Och du kan också formatera texten.
- klicka på ”Ok” längst ner till höger när du är klar.
viktigt: Du kan ställa in ett tidsintervall när meddelandet ska skickas – men mottagaren kan inte se slutdatumet. Det betyder: om du vill att folk ska veta när du kommer tillbaka måste du skriva det i din text.
automatiska svar i äldre Outlook-versioner
i äldre versioner, inställning av ett automatiskt svar fungerar på ett liknande sätt. Du måste bara använda Out-of-office-assistenten.
- i menyfliksområdet klickar du på ”Verktyg” och sedan på ”Out of Office Assistant”.
- markera alternativet ”Skicka ut autosvar från kontoret” och ställ in tidsintervallet om det behövs, i Outlook 2007. Eller alternativet” Jag är för närvarande ute av kontoret”, i Outlook 2003.
- skriv texten som du vill ska skickas som svar. I Outlook 2007 kan du ha två olika texter, för din organisation eller för personer utanför din organisation.
- klicka på ”Ok” längst ner till höger.
- viktigt: I Outlook 2007 kan du ställa in ett tidsintervall när meddelandet ska skickas. Men mottagaren kan inte se slutdatumet. Om du vill att folk ska veta när du kommer tillbaka på kontoret, nämna returdatumet i din text.
automatiska svar med ”regler och varningar” (icke-exchange-konton)
om det inte finns något alternativ att ställa in ett automatiskt svar utanför kontoret alls kan du fortfarande skicka ett. Men det är lite mer komplicerat:
- först måste du spara en mall som innehåller texten du vill ska skickas (när du kommer tillbaka, Vem är kontaktpersonen medan du är borta etc.). Börja med att skriva ett nytt e-postmeddelande.
- i det nya e-postmeddelandet skriver du texten som du vill att Outlook ska skicka automatiskt när du är på semester. Men istället för att skicka e-postmeddelandet till någon måste du spara det.
- klicka på ”Spara som”. På rullgardinsmenyn väljer du” Outlook-Mall ” och en destination där du vill att mallen ska sparas.
- för att ställa in det automatiska svaret, klicka på ”File” (nyare versioner) eller ”Tools” (äldre versioner) för att hitta alternativet ”Rules and Alerts”.
- klicka på ”Regler och varningar” och sedan på ”Ny regel”.
- nu ser du ett fönster med många alternativ. Klicka på ”Tillämpa regel på meddelanden jag får”.
- om du inte ser det här alternativet i din lista klickar du på ”Kontrollera meddelanden när de anländer”.
- nästa steg är att kontrollera vem denna regel gäller: ”vilket villkor vill du kontrollera?”. Om du vill att meddelandet ska skickas till alla som kontaktar dig, kolla inte något och klicka bara på ”Nästa”. Och sedan” Ja ” om du blir frågad om detta ska gälla för alla meddelanden.
- nu blir du frågad vad du vill göra med meddelandet. Markera alternativet” Svara med en specifik mall ” (Steg 1). Steg 2: Klicka på” en specifik mall ” och välj den mall du har sparat i början.
- Klicka På ”Nästa”. Lägg sedan till undantag, om det behövs. Klicka på ”Nästa” igen.
- i nästa fönster måste du ange ett namn för regeln. Och kolla ”slå på den här regeln” om du vill aktivera den just nu.
- Klicka På ”Slutför”.
