• Articles
• admin

MS Outlook är en utmärkt assistent när det gäller att hantera kommunikation, göra anteckningar och hålla reda på schemat i kalendern. Ju mer aktiv du använder den – desto fler filer lagras den. Därför kommer frågan om hur man komprimerar PST-filer att tas upp tidigare eller senare.

en genomsnittlig användare kanske aldrig har tänkt på behovet av att komprimera Outlook-datafiler. Mest sannolikt är utrymme som upptas av Outlook-filer inte betydande, eller du är en lycklig ägare till en stor hårddisk. Men bortsett från minnesstorleken PST-filer upptar, frågan om en PC hastighet och svarstid påverkas av mängden data som lagras. Så att komprimera PST-filer kan bli en användbar vana.

innan du kompakt PST-filer

bortsett från den nödvändiga och viktiga korrespondens, användare får en hel del annonser och spam via e-post. Inte alltid, dessa filer raderas i rätt tid. Dessutom innehåller vissa e-postmeddelanden bilagor som har sparats på en dator; därför tar dessa bilagor dubbelt så mycket utrymme som de borde ha. Det är därför innan du börjar komprimera PST, är det bättre att städa upp mappar och undermappar. Glöm inte bort borttagna objekt, den här mappen bör också kontrolleras regelbundet.

rengöring och organisering av e-post, kalenderposter, anteckningar, uppgifter, möten och kontakter är en användbar vana. Detta kan tyckas vara en lång och utmanande uppgift för första gången. Men om du gör det regelbundet kommer det inte bara att spara lite utrymme utan också hjälpa till att hitta den information som krävs snabbt.

Var hittar du PST-filer

MS Outlook lagrar data i särskilda filer som heter Outlook personliga mappar. Dessa filer kan ha två tillägg — PST eller OST, beroende på version och konfiguration av programvaran du använder. Kombinationen av dessa filer kan också lagras. Mest troligt undrar användarna hur man komprimerar en PST-fil eftersom det här är en förlängning av filen som lagras på en PC-hårddisk. Vi kommer dock att beskriva dem båda. Så, för att hitta datafilerna, fortsätt på följande sätt:

• kör Outlook och klicka på fliken Arkiv;
• Välj och klicka på knappen kontoinställningar;
• i listrutan är det nödvändigt att trycka på Kontoinställningar;
• i det nya fönstret hittar du fliken Datafiler och klickar på den.

det kommer att finnas en lista över alla PST och OST-filer där Outlook lagrar data. Genom att känna till deras plats kan användare hitta dem på hårddisken för att definiera vilka mappar som upptar för mycket utrymme och behöver rengöras. Då är det möjligt att fortsätta att komprimera Outlook PST och OST-filer.

komprimera PST-fil: några enkla steg

användare av den icke-Exchange-versionen av MS Outlook hanterar vanligtvis PST-filer. För att komprimera PST-filer i Outlook 2010 eller senare versioner, ta stegen som nämns ovan för att hitta datafiler. Välj sedan en fil du vill komprimera:

• välj en av dina PST-filer och klicka på Inställningar;
• hitta Compact Now-knappen och tryck på den;
• processen att komprimera Outlook-datafilen kommer att initieras;
  
• när denna process är över klickar du på Ok, och du kommer igen att se fönstret Kontoinställningar, där du kan fortsätta att komprimera PST.

vad sägs om OST-filer?

vanligtvis har företagsanvändare att göra med ost. Stegen för att komprimera dem liknar dem du tar när du vill komprimera en PST-fil Outlook 2013 eller en annan version som inte är Exchange:

• hitta kontoinställningar > fliken Datafiler och hitta en OST som ska komprimeras > Inställningar;
• i det nya fönstret hittar du fliken Avancerat;
• tryck på knappen Inställningar för Outlook – datafiler;
• välj sedan kompakt nu, och processen startar.

Vad gör komprimering av en PST-fil & hur ofta gör du det här?

ovanstående enkla steg kan hjälpa till att spara cirka 10% av hårddiskutrymmet. Dessutom kommer denna procedur att förbättra hastigheten på Outlook och en dator i allmänhet. Innan du börjar komprimera dina filer, notera att under denna process kommer du inte att kunna använda e-postprogramvaran. Dessutom kommer en dator att laddas med denna process; det är därför det kan vara lite långsamt.

frekvensen för komprimeringsproceduren beror på hur aktivt du använder Outlook, Hur många bilagor det finns och hur mycket ledigt utrymme du har på hårddisken. Vanliga användare kan tillgripa denna procedur en gång per 4-5 månader. Men när du känner att Outlook-svarstiden har blivit längre, kontrollera det utrymme som upptas av datafiler. Förmodligen är det dags att komprimera dem för att förbättra effektiviteten på din dator och Outlook.

fler Kunskapsbasartiklar