• Articles
• admin

många små och medelstora företagsledare tänker bara på förskingring som en sak de läser i tidningsrubriker eller tittar på TV-brottsdrama. Men det är faktiskt mycket vanligare än du kanske tror. En global PwC-studie 2020 visade att nästan hälften av företagen hade upplevt någon form av bedrägeri under de senaste 24 månaderna. Av dessa incidenter begicks nästan 40% av personer inom företagen, medan cirka 10% uppstod genom samverkan mellan interna och externa skyldiga.

experter säger att små och medelstora företag faktiskt är mer utsatta för bedrägerier eftersom nära relationer mellan teammedlemmar leder till mindre granskning i ekonomiska frågor, och det finns ofta färre formella tillsynsmekanismer på plats. Eftersom bedrägeriets inverkan på dessa företag är större än för stora företag, måste företagsledare ha bättre säkerhetsåtgärder på plats som kan hjälpa till att skydda organisationens ekonomi. Här är några tips om hur du skyddar ditt företag från förskingring.

var proaktiv mot förskingring

Vet-anställda noggrant

gå utöver din magkänsla när du anställer någon som kommer att hantera alla typer av monetära transaktioner och kontrollera referenser och genomföra bakgrundskontroller. När de är ombord, hålla rutinmässiga skyddsåtgärder på plats oavsett hur bekväm du känner med den anställde. Människor som annars är etiska kan ge efter för frestelsen, medan bedragare medvetet kan söka ditt förtroende (och/eller frivilligt för fler timmar och ansvar) för att underlätta förskingring. Hur som helst måste du upprätthålla en nolltoleranspolicy för alla fall av bedrägeri.

separat redovisningsansvar

risken ökar när endast en person hanterar all finansiell registrering och ditt system inte tillåter rutinmässig dubbelkontroll. Helst bör dina interna kontanthanterings-och redovisningsuppgifter utföras separat, med minst två anställda som omväxlande kontrollerar finansiella transaktioner. Till exempel bör personer som är involverade i kontanttransaktioner inte göra bankavstämningar.

genomdriva semester

så enkelt som det kan vara, innebär flera typer av bedrägerier att man tillämpar nästa kundbetalning på en äldre faktura, vilket döljer det faktum att vissa tidigare pengar avleddes. Detta kan bara fortsätta om arbetstagaren fortfarande är närvarande. Att tvinga semester kommer att bryta kedjan av händelser.

upprätta interna kontroller

var mycket selektiv om vem du litar på med finansiella data och kräva godkännanden på flera nivåer vid kontrollbehandling, kostnadsersättningar, Övertid etc. Du kanske vill följa denna checklista publicerad av Association of Certified Fraud Examiners för att bedöma om du tar tillräckligt med förebyggande åtgärder.

dubbelkolla kontoutdrag

automatisera din bankavstämningsrapportering och granska misstänkta aktiviteter. Varningsskyltar kan innehålla saknade eller out-of-sekvens kontroller, okända mottagare eller kontroller som undertecknats över till en tredje part i stället för deponeras per instruktioner.

behåll standardrevisioner

håll ett schema med regelbundet genomförda finansiella rapporter. Du kanske också vill ibland genomföra icke-schemalagda, oväntade revisioner riktade mot dina mest kritiska affärsfunktioner.

utbilda anställda i bedrägeribekämpning

se till att alla som är involverade i det ekonomiska slutet av ditt företag är bekanta med förebyggande förfaranden och varningsskyltar och att de vet vad de ska göra om de upptäcker ett problem. Ett anonymt rapporteringssystem kan göra whistle-blowers mer benägna att tala upp.

Håll affärs-och kreditkonton separata och säkra

Mingling de två kan vara förvirrande och kan bli problematiska när det gäller att spåra affärskostnader och utarbeta exakta skatterapporter. Var mycket selektiv om vem som kan använda företagets kreditkort.

överväga experthjälp

om ett bedrägeri problem blir alltför komplicerat för dig att lösa på egen hand, överväga att anställa en certifierad bedrägeri examinator som kan komma in i nitty-gritty och identifiera exakt vad som händer.

slå ner på brott: Hur rätt bokföringsprogram kan hjälpa

förutom de steg som anges ovan, välja och genomföra rätt bokföringsprogram kan också gå en lång väg mot att förhindra förskingring av företagets surt förvärvade medel. Cloud accounting software kan hjälpa till att eliminera de blinda fläckarna i din verksamhet som kan leda till bedrägerier, samtidigt som du ger robusta säkerhetsåtgärder för att hålla din ekonomi säker. Här är några saker att leta efter i din nästa bokföringsprogramvarulösning.

Full audit trail

det sista du behöver är programvara som gör att användaren kan ta bort transaktioner efter behag utan att lämna några spår av vad som ägde rum. Tyvärr upprätthåller grundläggande lösningar som QuickBooks inte automatiskt register över alla transaktioner, vilket blir problematiskt när det gäller att identifiera bedrägligt beteende och hitta saknade pengar. Därför kan människor ta bort en transaktion på QuickBooks utan att lämna ett riktigt revisionsspår, så att de kan skumma lite här och där. Omvänt håller Gravity Software molnbaserad Bokföringslösning (Gravity) i enlighet med varje post som någonsin gjorts och upprätthåller en fullständig verifieringskedja för varje transaktion.

fördefinierade säkerhetsroller

med Gravity styr du exakt vem som kan komma åt vilka data, företag och finansiella skärmar, ner till fältattributnivå. Gravitys fulla rollbaserade säkerhet kan tilldelas eller omfördelas på begäran, vilket ger användarna tillgång till de data som behövs för att effektivt göra sina jobb.

datatransparens

med Gravity är de data du behöver se alltid tillgängliga när du behöver det baserat på säkerhet. Du har möjlighet att skapa personliga instrumentpaneler för viktiga affärsmått som är mest avgörande för din dagliga verksamhet, i realtid. Med Global Search eller Advanced Find kan du direkt se detaljer om öppna fakturor, betalningar och lagerantal, bara för att nämna några.

Cloud security

eftersom Gravity är molnbaserad behöver du inte oroa dig för att förlora data som kan bekräfta bedräglig aktivitet. Varför? Gravity byggdes på Microsoft Power Platform (aka Dynamics 365), en robust plattform som är värd för över 5 miljoner användare över hela världen. Du får all plattformens förbättrade säkerhet, fullständiga finansiella rapportering, användarvänligt gränssnitt, fullständiga revisionsspår och automatisk replikering, allt i en lättanvänd mobilmiljö för att bättre skydda all din information och förhindra förskingring hos ditt företag.

Läs mer om de värdefulla datasäkerhetsfunktionerna som ingår i Gravity-Programvaran genom att ringa 844-464-7284 eller schemalägga din online-demo idag.