• Articles
• admin

hur man samlar in mer kriminella konton internt

en nyligen genomförd undersökning utförd av Credit Research Foundation (CRF) — nationell sammanfattning av inhemska kundfordringar — avslöjade att i genomsnitt 87% av kontona är aktuella, medan 0.4% är över 90 dagar förfallna.

uppenbarligen är löpande konton inte ett problem. Och det är givet att de över 90 dagar förfallna bör placeras hos ett professionellt inkassoföretag eller skrivas av, baserat på ditt företags affärsregler.

men vad sägs om att 12.6% som faller i mitten. De som är förfallna, men ännu inte kandidater till tredje parts samlingar?

här är några tips för att hantera de brottsliga kontona – och öka din chans att återställa dem innan de träffar den 91-dagarsfristen och måste överlämnas till din inkassobyrå.

förbättra dina chanser att samla in förfallna fordringar internt

Tips #1-Utveckla en genomtänkt, detaljerad kreditpolicy:

insamlingsprocessen börjar med din kreditpolicy. Krav på förlängning av kredit, dina villkor och de åtgärder som kommer att vidtas när ett konto blir brottsligt bör tydligt anges. Din försäljning och service människor, samt kredit och samlingar, bör vara väl insatt i din kreditpolicy. De bör också utbildas för att förklara policyn för nya kunder. Ännu bättre, bör du ha ett dokument som beskriver denna information som ska ges till alla kunder innan någon kredit försäljning.

Tips #2 – Anpassa din faktura för att främja betalning:

kvaliteten på din faktura har störst inverkan på om och när betalningen kommer att göras. Det primära målet med din faktura? Gör det enkelt för köparen att betala. Här är hur.

• Håll formatet konsekvent så att köparen vet var man kan hitta viktig information.
• ge all information som köparen kommer att kräva för att göra betalning inklusive:
  • ordet ”faktura” – så det kan inte vara fråga om syftet med dokumentet
  • din remitteringsadress och kontaktuppgifter
  • ditt Arbetsgivarnummer (EIN) eller skatte – ID-nummer
  • inköpsordernummer (om det finns en inköpsorder)
  • fakturadatum och unikt refererat ID #
  • tydlig beskrivning av de produkter/tjänster som tillhandahålls, inklusive datum för service eller datum produkten skickades eller levererades
  • totalt förfallna belopp, inklusive avgifter per enhet (om tillämpligt)
  • skattebetalningar, om relevant (GST och moms)
  • datum Betalning – statistiken visar att kunder tenderar att betala i tid oftast när ett visst datum för betalning ingår på fakturan, snarare än ”förfallna vid mottagandet ”eller” betalning inom 30 dagar ”
  • betalningsvillkor

Tips # 3-uppföljning av fakturor innan de förfaller:

detta hjälper inte bara till att undvika felaktigheter, det kan faktiskt förbättra rapporten med dina kunder. Ett samtal strax efter att produkterna skulle anlända eller före fakturans förfallodatum är en effektiv kundservicekontakt, samt en påminnelse om betalning. Fråga om allt kom i tid, om det finns några problem eller frågor, om fakturan är tydlig och korrekt – och naturligtvis om fakturan har eller snart kommer att planeras för betalning.

Påminn kunden om villkoren och förfallodagen när du ringer. Specifikt, fråga om de kan förutse några skäl till varför fakturan inte skulle betalas inom villkor.

viktigt! Håll ett register över dina kunders svar.

Tips #4 – tilldela en riskklassificering till brottsliga konton för att hjälpa till att prioritera dina interna insamlingsinsatser:

till exempel skulle historiskt långsamma konton klassificeras annorlunda än nya kunder, för vilka du inte har någon betalningsupplevelse. En ny kund blir brottsligt är en högre risk än den långsiktiga kunden som vanligtvis betalar på 30 dagar förfallna.

Tips #5 – utveckla en specifik in-house samling behandlingsplan:

att ha en plan på plats kommer att skapa konsekvens och ta bort gissningar. Upprätta olika behandlingsplaner för olika risknivåer. Tillhandahålla standardmallar för skriftlig kommunikation och skript, eller samtalsämnen, för person-till-person-kontakt. Denna typ av förberedelse kommer att göra dina insamlingsinsatser effektivare och mindre stressande.

Provbehandlingsplan

äldsta Faktura datum	stora konton > $ xxxx	små konton < $ xxxx
0-30	försäljning / kundservice samtal och påminnelse 5 dagar efter leverans, eller 5-7 dagar före förfallodagen	* kundservice undersökning och påminnelse skickas 5 dagar efter leverans eller 7-10 dagar före förfallodagen
35-40	påminnelse samtal # 1 följt av e-post som beskriver resultat av samtal	påminnelse e-post eller brev #1
45-50	påminnelse samtal # 2 följt av e-post som beskriver resultaten av samtal	påminnelse e-post eller brev #2
55-60	upptrappning samtal av borgenär handledare till gäldenären manager	påminnelse e-post eller brev #3
65-70	Final demand Collection Call följt av Final Demand Email eller Letter	Final Demand Call följt av Final Demand Email Letter
80-85	se inkassobyrå	se inkassobyrå eller rekommendera avskrivning

*Kundtjänstundersökningen skulle ställa samma frågor som skulle ställas i Kundtjänstsamtalet till stora konton. Detta kan skickas (med ett porto-betalt returkuvert), mailas eller faxas.

Tips #6 – överväga outsourcing din pre-90 dag förfallna konton:

genomföra en detaljerad kreditpolicy och faktura (Tips 1 & 2) är grundläggande för att hantera och samla dina konton. Men om din tid och resurser är begränsade kan en första parts inkassobyrå vara svaret. Dessa företag – och det finns ett antal som kommer att hantera småföretagskonton-kan Öppet agera för dina räkning, genomföra Tips 3 till 5

Tips #7 – Håll korrekta, aktuella kreditfiler och betalningshistorier på dina kunder:

se efter förändringar i betalningsmönster. Om du ser dem försämras, vidta omedelbara åtgärder. Proaktivt kontakt med kunden kan spara framtida problem för dig och kanske kan du hjälpa en historiskt bra kund att komma igenom en grov patch.

Tips # 8-fortsätt inte att förlänga kredit till brottsliga kunder:

om du vill behålla kunden, förhandla lite mellanklass. Till exempel, kräva kontanter i förskott tills brottsligheten rensas.

Tips #9 – vet när du ska släppa taget:

det kommer en tid när du behöver öka trycket att betala genom att skicka gäldenären till den professionella inkassobyrå. Men hur vet du när du ska släppa taget?

1. om kunden inte returnerar dina samtal eller svarar på dina kontakter, skicka det till byrån ASAP. De kan vara i färd med att hoppa ut.
2. om ett betalningslöfte bryts är det dags att gå vidare. Dina ytterligare ansträngningar kommer sannolikt att resultera i ingenting. Skicka det vidare till din byrå.
3. sannolikheten för att samla in ett brottsligt konto sjunker dramatiskt med brottslighetens längd. Enligt en undersökning av medlemmarna i Commercial Collection Agencies of America (CCA of A), sannolikheten för att samla in ett konto 90 dagar förfallna sjunker till bara 68,9%. Vid 6 månader förfallna finns det bara en 51.3% chans att samla in. Om kontot åldras till 1 år förfallit är sannolikheten för en lyckad samling 21,4%. De flesta källor anser att 90 förfallna dagar är den optimala tiden för att skicka ditt konto till en inkassobyrå.

medan försäljningen kan vara en berusande upplevelse, om kontanterna inte samlas in kan du sluta med en enorm huvudvärk. Att planera för felaktigheter och utveckla en proaktiv, detaljerad och konsekvent strategi för att hantera dem – innan de händer – kommer att bidra till att förfallna konton inte stryper ditt kassaflöde och blir hot mot din överlevnad.

kolla in dessa andra kommersiella samlingstips och artiklar på vår webbplats:

• 6 Tips för att ringa samlingssamtal som får resultat
• 9 riktlinjer för att välja rätt inkassobyrå
• 9 steg för att hjälpa din OCA att hjälpa dig
• 13 strategier för att påskynda Samlingar
• samla via telefon: trestegsprocessen
• Samlingstvister: Rättegångskostnader och kostnads avgifter
• utvärdera din OCA prestanda
• betalningsplan förhandlingar
• använda en OCA att verkställa gäldenären domar
• arbeta med en OCA

för mer information om hur vår kommersiella inkassobyrå kan hjälpa ditt företag kontakta oss på 844.937.3268 idag!