• Articles
• admin

Microsoft Project Tutorial: Lär dig hur man beräknar intjänat värde i Microsoft Project

för att kunna tillämpa intjänat värde på din Microsoft project-plan måste du slutföra följande sex uppgifter:

1. ange resurser med timräkningsfrekvens i Resursbladets vy
2. tilldela resurser till aktiviteter i Gantt-postvyn
3. spara projektets baslinje
4. spela in faktisk Start/slut och verkligt arbete varje vecka i projektplanen
5. granska EVA-mätvärden med hjälp av vyerna och rapporterna för upparbetat värde
6. beräkna schema prestanda och kostnadsindex prestanda

steg 1. Ange resurser i vyn Resursblad

vyn resursblad gör det möjligt för projektledare att definiera olika typer av resurser som är tillgängliga för ett projekt. MS-Project spårar arbetsresurser och materiella resurser. Arbetsresurser är de människor och utrustning som förbrukar tid för att utföra projektuppgifter. Materialresurser är förbrukningsmaterial, såsom stål, betong och andra byggmaterial som används för att slutföra projektuppgifterna. De flesta mjukvaruprojekt är baserade på arbetsresurser med olika kostnader priser. Figur 1 visar alla teammedlemmar som tilldelats ett projekt med sina respektive timkostnader.

resurskostnaderna måste anges för att beräkna projektets planerade värde (PV) eller budgeterade kostnaden för arbete schemalagd (BCWS). I det här exemplet tilldelades kund Cindy ett belopp på 0,00 dollar eftersom kunden inte debiteras för sitt deltagande i projektet. Om du hanterar ett internt IT-projekt och spårar kostnader för både IT-och funktionella resurser, tilldela en standardpris efter behov.

steg 2. Tilldela resurser till aktiviteter

när du har etablerat din pool av resurser och deras individuella kostnader är nästa steg att tilldela resurser till alla dina aktiviteter i Gantt-postvyn. Det finns flera sätt att tilldela resurs i MS-Project och den mest direkta metoden är att klicka på ikonen tilldela resurs i Resurshanteringsverktygsfältet och tilldela lämpliga personer till uppgiften. Figur 2 identifierar ikonen tilldela resurs och dialogrutan Tilldela resurser.

om du tillämpar intjänat värde på en befintlig plan bör resurserna redan tilldelas och kostnaderna för varje aktivitet beräknas automatiskt när standardpriset tilldelades. När resurserna har tilldelats beräknar MS-Project aktivitetens kostnad. Om du vill visa de aktuella kostnaderna följer du dessa steg för att använda vyn Kombinationsuppgift och Uppgiftsanvändning.

1. klicka på ikonen Task Entry View i Resurshanteringsverktygsfältet eller klicka på Gantt – diagramvyn och välj Dela från fönstermenyn
2. klicka var som helst på den nedre fönsterrutan för att aktivera den
3. Välj Aktivitetsanvändningsvyn på den nedre fönstersidan
4. välj Visa-tabell och välj kostnadstabellen.
5. klicka på en uppgift i den övre fönsterrutan för att se kostnadsinformationen.
6. Figur 3 visar den totala kostnaden för projektet i vyn Kombinationsuppgift och Uppgiftsanvändning.

prova att välja olika aktiviteter för att visa den totala kostnaden. I EVA-exemplet.MPP mall, klicka på” kod skärmen a ” uppgift. Den totala kostnaden för att utveckla koden för en skärm är $3200 eftersom utvecklaren, Asp Alex, räkningar $40.00 per timme för 80 timmars arbete. Att förstå den faktiska kostnaden för att leverera en uppgift ger bättre medvetenhet om stora projektleveranser och deras komplexitet. Det gör det möjligt för projektledaren att hantera varje uppgift som en budgetpost i sin portfölj istället för bara en lista över uppgifter.

att hantera kostnaderna på uppgiftsnivå hjälper till att förbättra produktiviteten genom att planera för kvalitetsgruppsmöten. I EVA-exemplet, om alla teammedlemmar träffas varje vecka i 1 timme, kommer det att kosta projektet $530.

om du skulle träffa en konsult som tar ut $500 per timme, skulle du inte vilja organisera och förbereda dig tillräckligt för detta möte? Att förstå kostnaderna för att driva och hantera projektet kommer att bidra till att undvika kostsamma möten och motivera projektledaren att planera för produktiva och effektiva möten.

när du har granskat de totala projektkostnaderna kontrollerar du att det totala projektbeloppet inte överstiger din totala projektbudget. Projektbudgetar uppskattas ofta på en hög nivå utan att dra nytta av en detaljerad uppskattning från botten upp. Om projektets kostnad är större än den ursprungliga budgeten kan ett finansieringstillägg eller en förändring av omfattningen krävas.

steg 3. Spara projektets baslinje

när du har byggt din plan, tilldelat resurser och bekräftat de budgeterade kostnaderna är nästa steg att baslinje projektplanen. Att spara projektets baslinje är ett viktigt steg för att mäta och hantera projektets resultat. Följ dessa steg för att spara projektets baslinje:

1. välj Verktyg-spårning-spara baslinje
2. dialogrutan Spara baslinje visas och välj alternativknappen spara baslinje
3. välj alternativknappen hela projektet till baslinje hela projektplanen eller välj alternativknappen markerade aktiviteter till baslinje alla valda aktiviteter.
4. klicka på OK

fälten Baseline Start, Baseline Finish, Baseline Work, Baseline Cost och Earned Value fylls i. Om projektet pågår och du inte har upprättat en baslinje måste du baslinje eventuella framtida aktiviteter och manuellt redigera baslinjedata för slutförda och pågående aktiviteter. Om du sparar projektets baslinje före projektkörning undviks dessa manuella redigeringsprocedurer.

steg 4. Record Project Actuals

när baslinjen är etablerad och laget börjar arbeta på planen, spåra de faktiska kostnaderna och start-och slutdatum kommer att vara till hjälp vid beräkning av projektets intjänade värde. Spåra de faktiska Start-och faktiska slutdatum och jämföra dem med baslinjen Start-och baslinjen slutdatum kommer att användas för att bestämma eventuella schema avvikelser. Att spåra det faktiska arbetet och jämföra det med baslinjen kommer att användas för att bestämma eventuella kostnadsvariationer. När du har angett projektets faktiska datum och timmar för veckan kan du visa informationen om det intjänade värdet.

Steg 5. Granska EVA-vyn och rapporterna

det kan verka som om det krävdes mycket arbete för att nå denna punkt, men om du har etablerat din projektbaslinje och spårar projektaktuella är informationen om intjänat värde bara några musklick bort. MS-Project använder tabellerna Earned Value, Earned Value Cost Indicators och Earned Value Schedule Indicators för att visa information om earned value.

för att visa tabellen intjänat värde:

1. om du använder en kombinationsvy väljer du fönstret för att visa information om det intjänade värdet.
2. välj Visa – tabell – fler tabeller menyalternativ.
3. dialogrutan Fler tabeller visas och du kan välja mellan olika tabeller.
4. välj tabellen intjänat värde och klicka på OK.
5. aktuell information om intjänat värde visas för varje uppgift.

Figur 4 visar tabellen intjänat värde för varje aktivitet i projektplanen.

tabellen intjänat värde innehåller åtta intjänade värdefält för att representera projektets intjänade värde