• Articles
• admin

Jan 14, 2021 / av Michael Whitmire

kompletta och aktuella finansiella rapporter är det mest kraftfulla strategiska verktyget för alla organisationer. De hjälper företagare att mäta framsteg mot mål, och de är viktiga för att utföra en exakt kassaflödesprognos för framtiden.

överraskande utför dock mycket få småföretag en formell månadsslut i sin bokföringsprogramvara. Det är förståeligt: De flesta småföretagare är inriktade på att driva sina företag. För att använda din ekonomi som ett effektivt planerings-och strategiskt verktyg måste du komma in i en regelbunden kadens för att stänga dina böcker. Låt oss lära oss hur.

dina resultaträkningskonton spårar vad som händer under en viss period.. Det betyder att saldona i dina resultaträkningskonton måste nollställas så att nästa period kan börja nytt. Detta görs genom att stänga böckerna: saldona i dina inkomst-och kostnadskonton överförs till balanserade vinstmedel över i balansräkningen.

när du ställer in årsskiftet i Intuit QuickBooks nollställer programmet automatiskt alla inkomst-och kostnadskonton och överför nettoresultatet till balanserade vinstmedel när ditt räkenskapsår slutar. Så det ser ut som dina böcker är stängda, men det här är inte en formell nära process. Detta är bara en bokföringsåterställning för nästa år. Alla som har tillgång till din QuickBooks-fil kan gå in och ändra något under föregående månad eller år, och du kanske inte får reda på det förrän det är dags för din CPA att förbereda din avkastning.

om detta händer kan detta ändra din inkomst från föregående period, vilket slår av balansen i balanserade vinstmedel. När eget kapital inte rullar framåt korrekt måste din revisor spåra avvikelserna innan de kan utfärda ekonomi eller förbereda din avkastning. Detta innebär extra arbete för din CPA, vilket vanligtvis innebär extra avgifter. Och i händelse av en revision kommer du och din bokförare att kryptera för att ta reda på varför dina böcker inte matchar din avkastning eller den Ekonomi du skickade till banken.

formellt stängning av böckerna sätter dina nummer i sten. Den som försöker göra en ändring av leverantörsskulder eller något annat konto får åtminstone en otäck varning. Om du följer bästa praxis och sätter ett lösenord för slutdatum på plats kan inga ändringar göras utan det lösenordet.

Hur stänger du poster i QuickBooks?

i QuickBooks görs avslutande poster automatiskt när du antingen formellt stänger böckerna eller när kalendern rullar till ditt nästa räkenskapsår. Det finns inga faktiska transaktioner för att stänga poster. Om du tittar på kontodetaljerna för balanserade vinstmedel ser du varje avslutande post med datum och balans för nettoresultatet överfört till balanserade vinstmedel. Det är därför som bokförare ofta hoppar över ett formellt slut på året eller månadens slut i QuickBooks. Men om du vill utföra en solid stängning av dina böcker måste du utveckla en nära process.

Vad är stegen i QuickBooks för att stänga ett räkenskapsår?

oavsett om du stänger böckerna i slutet av månaden eller slutet av året är processen densamma. En bästa praxis är att utföra detta innan du delar dina finansiella rapporter med någon eller ger din revisor tillgång till din QuickBooks-fil.

Steg 1: Granska dina konton

1. logga in på QuickBooks som en mästare eller företagsadministratör.
2. samla alla utestående fakturor, utgifter och betalningar och ange alla dessa.
3. förena alla dina konton till ditt slutdatum. Bankavstämningar inkluderar kreditkort, bankkonton och eventuella lån.
4. registrera alla journalposter för att registrera avskrivningar eller för att få alla dina konton på periodiseringsbasis.
5. jämför ditt faktiska lagersaldo med saldot i din huvudbok. Du kan behöva göra en journalpost för att justera ditt lager till faktiskt.
6. granska dina konton och se till att allt ser rimligt ut. Jämför din nuvarande balansräkning och resultaträkning med dina bokslut från föregående period och se om det finns några stora svängningar du behöver undersöka.

när du har alla dina nummer spikade ner är du redo att stänga böckerna. Var noga med att ställa in slutdatum för den sista dagen i ditt räkenskapsår, inte den första dagen i nästa år. Processen är lite annorlunda beroende på om du använder QuickBooks Desktop eller QuickBooks Online, Så vi går igenom de nära processerna separat.

steg 2: Stäng dina böcker i QuickBooks Online

1. gå till Inställningar (växeln i hörnet) och välj Konton och inställningar.
2. välj fliken Avancerat.
3. i avsnittet redovisning väljer du redigera.
4. markera kryssrutan Stäng böcker.
5. ange ett slutdatum.
6. Välj alternativet för att tillåta ändringar efter att ha visat en varning och ange ett lösenord om du vill kräva ett lösenord innan några ändringar i den stängda perioden kan göras. Detta rekommenderas starkt.

steg 2: Stäng dina böcker i QuickBooks Desktop:

1. på menyn Redigera väljer du Inställningar.
2. på fliken Företagsinställningar klickar du på Ange datum/lösenord.
3. ange slutdatum.
4. Välj alternativet för att tillåta ändringar efter att ha visat en varning och ange ett lösenord om du vill kräva ett lösenord innan några ändringar i den stängda perioden kan göras. Detta rekommenderas starkt.

vad händer när du ställer in ett slutdatum i QuickBooks?

att ställa in ett slutdatum hindrar andra från att göra ändringar i tidigare perioder. Detta kan hända av misstag, när någon gör en justering av en faktura från det senaste året, eller går in på fel datum på en kostnad.

många småföretagare ber sina QuickBooks Proadvisor eller deras CPA att utföra den formella stängningsprocessen (och alla relaterade stängningsförfaranden) och att vara den enda som vet att stängningslösenordet. Detta är det säkraste och hindrar någon från att göra obehöriga ändringar.

Hur spårar du ändringar som gjorts efter stängning av böcker i QuickBooks Online?

även med lösenordsskydd är det fortfarande möjligt att göra ändringar i QuickBooks efter att du formellt har stängt böckerna. Det här är bra-ibland upptäcker du förbisedda objekt som borde ha rapporterats föregående år eller misstag i poster. Eller kanske din CPA märker att en journalpost för att uppnå leverantörsskulder inte gjordes. Men dessa förändringar bör inte göras lätt.

det är därför QuickBooks spårar dessa ändringar i en undantagsrapport. Du hittar undantagen till slutdatum rapport under Rapporter. Denna rapport visar alla transaktioner daterade på eller före slutdatumet som först registrerades eller ändrades efter slutdatumet. Den här rapporten visar datum och tid för varje ändring och namnet på användaren som gjorde ändringen.

att stänga böckerna drar en linje i sanden och ger dig solida siffror att arbeta med för framtiden. Med bättre siffror kan företagare fatta bättre beslut. Och är det inte nyckeln till framgång för ditt företag?