Hur man spårar procent komplett
när du försöker beräkna procentkomplett i ett Gantt-diagram måste du ta hänsyn till olika olikafigurer och få mycket information från andra människor. Eller gör du? Det finns enkla sätt att spåra procent komplett på ditt projekt, så du vet vad toinput i din programvara.
i den här artikeln kommer vi att titta på 3 metoder för att spåra procent komplett.
Vad är procent komplett?
det är ett sätt att spåra projektets framsteg – en ganska viktig del av hur man hanterar ett projekt.
procent komplett på ett projekt avser hur långt du är för en viss uppgift (eller projektet totalt). Betrakta det som en indikator på projektets framsteg.
i bilden nedan ser du att % complete representeras av färgen grön. Den blå delen av stapeln representerar arbete som ännu inte gjorts. Det finns också en kolumn som ger dig % komplett nummer.
procent komplett i din projektprogramvara
procent komplett metod som din programvara använder beror på om det är ett företagsverktyg som integreras med tidrapporter eller inte.
om ditt verktyg är integrerat med en tidrapport-app kan procentandelen av aktiviteten öka automatiskt när dina teammedlemmar bokar tid till uppgiften. Men det kanske inte är briljant korrekt, beroende på hur bra lagets tidsspårning är.
i din programvara finns det normalt en kolumn på vänster sida av Gantt-diagrammet som låter dig manuellt ange procent färdigt, och så gör jag det i verktyg som inte integreras med tidrapporter.
men hur vet du vad du ska lägga iprocent komplett kolumn? Är det bara en gissning?
Tja, det är ett sätt att göra det! Här är 3 sätt att beräkna procent komplett på ett projekt.
Procent Komplett Spårning # 1: Professionell bedömning
det första sättet att beräkna procent komplett för ditt projekt är att använda ditt professionella omdöme eller ditt team.
det finns ingen procent komplett formel här – du gissar, uppskattar eller litar på tankeprocesserna hos dina ämnesexperter. Fråga dem hur de betygsätter framstegen på uppgiften. De jämför mentalt den faktiska varaktigheten av det arbete som hittills utförts med den prognostiserade mängden arbete och bedömer hur nära uppgiften är att göras med tanke på den ansträngningen. De ger dig ett nummer. Sedan skriver du in den i kolumnen procent komplett.
detta är det enklaste alternativet, så länge ditt team ger dig rätt svar!
procent komplett spårning #2: viktade aktiviteter
detta är en mer komplicerad procent komplett beräkning för att spåra framsteg, men det kan vara värt att göra för längre uppgifter som består av flera aktiviteter, eller som har godtyckliga poäng i dem. Exempelvis:
- en veckolång uppgift som har ett beslutsfattande halvvägs genom veckan
- en uppgift att bygga 500 rader av kod, som kan delas upp i 2 bitar, var och en av 250 rader
- en testaktivitet som består av20 tester, som kan delas upp i 4 sektioner, var och en av 5 testskript.
i dessa fall skulle du inte vilja göra uppgiften mindre genom att dela upp den, men du vet att det finns en punkt där du kan spåra framsteg. I det sista uppgiftsexemplet skulle du allokera % komplett baserat på hur många testskript laget hade kommit igenom.
- När 5 testskript är slutförda fördelar du 25% slutförda
- när 10 testskript är slutförda fördelar du 50% slutförda
- … och så vidare.
när din uppgift lätt kan delas upp(men inte på ett sätt som gör att du vill dela upp uppgiften för schemat) kan du allokera % komplett baserat på ett specifikt mått på hur långt du är.
om din uppgift inte bryts ner snyggt på ett numeriskt sätt (t. ex. 10 testskript = 50%) då kan du allokera en % komplett baserat på att träffa en godtycklig punkt i aktiviteten, till exempel ett sign off-möte, eller fylla i ett dokument så att det har gått ut för granskning men ännu inte har ratificerats av hela laget.
denna metod kräver mycket tänkande och ibland måste du ställa in dina % kompletta mål innan uppgiften har startat så att alla har en gemensam förståelse för vad som spåras och hur det kommer att mätas.
det är en stor overhead för vad som faktiskt inte är så viktigt i de allra flesta fall. Tänk noga på om det är värt att lägga till denna nivå av formell granularitet i dina projektuppgifter, eller om professionell bedömning är tillräcklig.
jag har använt den här tekniken men det är inte något som är relevant för de flesta av mina projekt. Om det känns som en bra passform för hur ditt team (och kund) vill hantera arbetet, gå sedan till det.
procent komplett spårning #3: godtyckliga mängder
det sista sättet att ta reda på vad man ska lägga inprocenten komplett kolumn är genom att använda en godtycklig, fast siffra.
till exempel: när en uppgift börjar ger duDet 20%. När uppgiften är klar, du gör det upp till 100%. Uppgiften skulle aldrig vara25 % eller 90%. Det kan bara vara 0%, 20% eller 100%.
denna metod för spårning ger dig en procent komplett som i stort sett återspeglar den aktuella uppgiften framsteg i syfte att schemalägga, även om det är felaktigt i verkliga livet.
det ger dig tillräckligt med en styrning för att hantera Planen på ett adekvat sätt. Det är låg stress. Det är lätt. Det är användbart om ditt team ständigt ger dig felaktiga procent fullständiga siffror och du inte längre litar på deras bedömning.
behöver du spåra procent komplett på projekt?
spårning procent komplett är till hjälp för projektledare. Men det är inte nödvändigt. Om du skapar ett riktigt enkelt schema med min gratis Excel Gantt-diagrammall, skulle det vara för mycket ansträngning att färga cellerna för att representera procent komplett — jag skulle inte bry mig.
om det är värt att spåra procentuell slutförd på dina projektuppgifter beror på hur robust du behöver spåra och rapportera framsteg. Om du matar framstegsdata från aktiviteter till din projektpanel behöver du det för att vara korrekt.
Använd din egen professionella bedömning och välj ett sätt att spåra framsteg som är mest meningsfullt för dig. Läs mer om kategorier av projekthanteringsmetoder här.
få en gratis Excel Gantt-diagrammall i mitt projekthanteringsmallbibliotek. Gå till biblioteket här för att få tillgång till Gantt-diagrammallen och allt annat!