• Articles
• admin

oavsett vilken verksamhet du är i måste du ofta skicka e-post, antingen placera eller bekräfta beställningar. Denna typ av korrespondens ger dig möjlighet att förmedla professionalism och att marknadsföra dina företagsprodukter och tjänster.

Låt oss titta närmare på dessa typer av e-postmeddelanden och hur du kan göra dem så effektiva som möjligt.

beställning

många företag har onlineformulär att fylla i för att beställa varor eller utrustning. Det finns tillfällen där du behöver skicka ett e-postmeddelande, antingen för att gå med i formuläret eller som en fristående kommunikationsform.

även om du har gjort en beställning online eller via telefon, är en beställning e-post ett bra sätt att sätta detaljerna i en viktig affärsorder skriftligen. På så sätt har både du och det andra företaget en kopia av transaktionens detaljer.

ett effektivt beställnings-e-postmeddelande har följande komponenter:

• produktspecifikationer

• kvantiteter

• överenskommet pris

• förväntat leveransdatum

• övriga villkor

• ditt namn och kontaktuppgifter

när det är möjligt, hitta den direkta e-postadressen till den person som ansvarar för att slutföra beställningen. Att ta sig tid att besöka företagets hemsida, eller att ringa företagets kontor för denna adress är väl värt ansträngningen. På så sätt kan du undvika att ditt orderbrev hamnar i någons skräppostmapp.

en effektiv ämnesrad kommer också att se till att din beställning läses. Var så specifik som möjligt, vad gäller produkt, och ange att du gör en beställning. Här är några exempel:

ny beställning för artikel #110

uppföljning på online-beställning 071515

bekräftelse av telefonorder för Jan. 20 leverans

Order för 100 exemplar av dagis matematik kul

här är ett exempel på en effektiv e-post som gör en beställning:

ämnesrad: Beställ för 200 exemplar av Kindergarten Math Fun

kära ms Kingsley,

Tack för din tid att prata med mig idag om ditt företags interaktiva undervisningsverktyg. Jag skriver för att bekräfta Jackson Elementary Schools order på 200 exemplar av Kindergarten Math Fun.

jag förstår att kostnaden för varje bok är $45, men att vi kommer att få en volymrabatt på 10 procent. Kostnaden för vår beställning blir då $8100. Vi förstår att vi kan undvika leveransavgifter genom att plocka upp dem på din centrala lager.

som vi diskuterade kommer vi att ha en check redo när vi hämtar böckerna den 15 augusti.

tack igen.

med vänliga hälsningar,

ditt namn

din kontaktinformation

bekräfta en beställning

ett e-postmeddelande som bekräftar en beställning ger dig en fantastisk möjlighet att kontakta din kund och erbjuda mer information om ditt företag. En bekräftelse e-post kan vara ett effektivt säljverktyg och ett sätt att främja dina kundrelationer.

en orderbekräftelse e-post bör:

• tack kunden för beställningen

• granska innehållet i ordern

• ge leveransinformation

  intresserad av att lära dig mer? Varför inte ta en online Skriva effektiva e-postmeddelanden på arbetsplatsen kursen?

• recap kostnaden

du kan stänga ditt e-postmeddelande med ett kort stycke om ditt företag, din tjänst eller ditt rykte. Du kan också ge en länk till din webbplats eller sociala medier.

kära Anna,

Tack för din beställning av 250 anpassade bröllopsinbjudningar, och för din snabba online-betalning. Din beställning kommer att skickas inom tre till fem arbetsdagar. Vi skickar dig ett snabbt e-postmeddelande när det skickas.

vi är glada att du valde vårt företag för inbjudningar till din speciella dag. Vi vet att du har många val när det gäller bröllop inbjudningar, och vi är stolta över att kunna erbjuda dig de bästa kvalitet inbjudningar till lägsta pris. Vi har varit i custom card business i 20 år, och vi känner att vår livslängd beror på att vi värdesätter våra kunder.

har du övervägt anpassade tackanteckningar för att följa med dina inbjudningar? Många av våra kunder tycker om att använda samma design på sina tackanteckningar som de gjorde på sina inbjudningar. Besök vår hemsida på (din webbplatsadress) för mer information. Som återkommande kund får du automatiskt 20 procent rabatt när du beställer senast den 30 juni.

Tack för att du handlar med oss. Och grattis till din kommande stora dag!

med vänliga hälsningar,

ditt namn

din position med företaget

din kontaktinformation

ibland kan ett e-postmeddelande med försäljningsbekräftelse vara ett sätt att be om ytterligare information som:

• en leveransadress om, till exempel, en postbox användes på ett formulär

• en alternativ betalningsform, om ett kreditkort nekades

• mer information för beställningen som ska fyllas (t. ex. en färg eller storlek)

dessa uppgifter måste formuleras på ett professionellt sätt. Återigen är ämnesraden avgörande för att få mottagarens uppmärksamhet. Du kan signalera att det finns ett problem med beställningen med denna typ av ämnesrad: Orderfördröjning: kvantitet behövs.

här är ett exempel på ett e-postmeddelande som ber om mer information.

kära Mr. Olden:

Tack för din beställning idag av Sun-Ray solglasögon. Vi uppskattar ditt företag och ser fram emot att ge dig ett par Amerikas topprankade solglasögon.

tyvärr är din beställning på is, eftersom det finns ett problem med ditt recept. När vi kontaktade din läkare sa hon att du inte hade haft en ögonundersökning på fem år. För att fylla din beställning behöver vi recept från din läkare. Vill du kontakta hennes kontor och låt oss veta hur vi ska gå vidare?

tack och vi ser fram emot att höra från dig snart.

med vänliga hälsningar,

ditt namn

din position hos företaget

din kontaktinformation

i andra situationer kan du behöva skicka ett bekräftelsemail som ger mottagaren mer information.

här är ett exempel på en registrering bekräftelse e-post.

ämnesrad: Registreringsbekräftelse för Leadership Summit

kära ms Allen:

Tack för din senaste registrering för Leadership Summit 2016. Vi fick ditt registreringsformulär, ditt frågeformulär och din betalning för den två dagar långa konferensen.

besök gästfrihetstabellen på Richland Hotel vid 8: 30 på Feb. 12 för att få ditt välkomstpaket. Konferensen börjar klockan 9 med keynote-sessionen i huvudbalsalen. Break-out sessioner följer hela dagen och kommer att beskrivas i ditt paket.

besök vår hemsida (webbplatsadress här) för ytterligare information.

vi ser fram emot att träffa dig på toppmötet. Om du har några frågor, låt mig veta.

med vänliga hälsningar,

ditt namn

din position hos företaget

din kontaktinformation

ett annat exempel på ett bekräftelsemail är ett som låter mottagaren veta att du har fått viss affärsrelaterad information, till exempel en jobbansökan. Under vissa omständigheter är det artigt att låta din mottagare veta att material har mottagits och att låta honom eller henne veta när du kommer att ta nästa steg i en beslutsprocess.

dessa mail kan vara korta och koncisa. Här är ett exempel:

ämnesrad: Tack för din senaste ansökan

kära Mr.Jenkins:

Tack så mycket för att du ansöker om marknadsdirektörens position på IT-resurser. Mitt team och jag kommer att granska ansökningar denna vecka. Om du väljs för en intervju, Vi kommer att kontakta dig på eller före måndag, Oktober. 10 för att ställa in ett möte.

vi uppskattar ditt intresse för IT-resurser.

med vänliga hälsningar,

ditt namn

din position hos företaget

din kontaktinformation

oavsett vilken typ av e-post du skriver är det viktigt att korrekturläsa ditt innehåll, din ämnesrad och din mottagares adress.

att säga tack, eller att inte säga tack.

det finns en viss oenighet i affärskorrespondensvärlden om man behöver svara på alla affärsrelaterade e-postmeddelanden.

vissa människor hävdar att en enkel ”tack” e-post slösar bort sin tid. De säger att klicka och öppna ett e-postmeddelande bara för att se ett eller två ord är slöseri med sin tid. Andra säger att de alltid uppskattar ett tack.

hur bestämmer du om du vill bekräfta ett företags e-post? Först överväga om personen behöver veta att du har informationen eller inte. Om det har skett en tidigare felkommunikation eller en förlorad bilaga, till exempel, ett snabbt tack visar mottagaren att allt är bra för närvarande.

eftersom många av dina mottagare är översvämmade med e-post, lägger det till en artig touch för att säga vad du är tacksam för. Istället för att bara skriva, ”tack” när du fick den tidigare saknade bilagan, överväg att skriva, ”tack. Jag fick bilagan bra den här gången.”

en annan gång att skicka ett tackbekräftelse är när någon har gått ut ur hans eller hennes sätt att möta dina behov. Ett erkännande i denna situation är bara vettigt. Tänk på dessa erkännanden som ett sätt att förmedla uppriktig uppskattning, snarare än bara ett snabbt tack.

återigen är det artigt att vara specifik, men kort, i dessa fall. Här är några exempel:

Tack för att du svarade så snabbt på min begäran om mer information.

Tack så mycket. Jag uppskattar din flexibilitet

denna information är precis vad jag behövde. Tack!

Tack för att du berättade om datumändringen. Vi ses nästa onsdag.

i dagens kultur har många av oss offrat artighet för hastighet. Ja, Vi är alla upptagna och vill inte slösa bort vår tid på att läsa onödiga e-postmeddelanden. Den andra sidan av detta mynt är dock att vi har förlorat några av grunderna för affärs-och personlig etikett.

ett välskrivet bekräftelsemail visar att du värdesätter en kunds verksamhet. Det visar att du värdesätter någons ansträngningar. En bekräftelse e-post speglar också väl på dig, avsändaren, och din arbetsplats.